Úvod: Co je to obchodní dopis?
Obchodní dopis je formální způsob komunikace s jinou osobou nebo organizací. Obvykle se používá pro profesionální komunikaci, například při žádosti o zaměstnání, zaslání stížnosti nebo odpovědi na dotaz zákazníka. Psaní obchodního dopisu vyžaduje pozornost věnovanou detailům, znalost vhodného formátu a pochopení konvencí, které je třeba dodržovat. V tomto článku si projdeme základní pravidla, která je třeba při psaní obchodního dopisu dodržovat.
Formátování záhlaví
V záhlaví dopisu by mělo být uvedeno vaše jméno, adresa a kontaktní údaje. Ten by měl být umístěn v horní části stránky, a to buď na levé, nebo na pravé straně. Mělo by také obsahovat datum, za nímž následuje jméno příjemce, titul, adresa a kontaktní údaje.
Oslovení příjemce
Při oslovování příjemce je důležité používat jeho titul a příjmení, pokud vás výslovně nepožádal o něco jiného. Pokud si nejste jisti, jak příjemce oslovit, vyhledejte si jeho titul nebo se obraťte na organizaci, abyste to zjistili.
Sestavení pozdravu
Pozdrav by měl být na dvou řádcích pod nadpisem a měl by obsahovat titul a jméno příjemce, za nimiž následuje dvojtečka. Pokud si nejste jisti pohlavím příjemce, můžete použít genderově neutrální pozdrav, například „Vážený vedoucí náboru“.
Psaní hlavní části dopisu
Hlavní část dopisu by měla být stručná a výstižná. Používejte krátké věty a odstavce a v prvním odstavci nezapomeňte vysvětlit účel dopisu. Nezapomeňte uvést všechny důležité informace a dopis zakončete výzvou k akci.
Závěr dopisu
Závěr dopisu by měl být dva řádky pod tělem dopisu. Mezi běžné závěry patří „S pozdravem“, „S pozdravem“ a „S úctou“.
Podepsání
Dva řádky pod závěrem napište své celé jméno. Můžete také uvést pochvalný závěr, například „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“.
Použití vhodného jazyka
Při psaní obchodního dopisu je důležité používat jasný a zdvořilý jazyk. Vyvarujte se používání slangu, hovorových výrazů nebo neformálních výrazů.
Korektura a finální úprava dopisu
Před odesláním dopisu je důležité jej pečlivě zkontrolovat a provést případné úpravy. Ujistěte se, že všechny informace jsou správné a dopis neobsahuje překlepy ani gramatické chyby. Po dokončení korektur můžete dopis odeslat.
Dodržování těchto osmi základních pravidel pro psaní obchodního dopisu vám pomůže zajistit, že váš dopis bude profesionální a uhlazený. S trochou cviku budete schopni psát jasné, stručné a účinné obchodní dopisy.
Formátování obchodního dopisu závisí na typu obchodního dopisu, který píšete. Nejběžnějším typem obchodního dopisu je standardní obchodní dopis, který se používá pro obecnou korespondenci. Standardní formát obchodního dopisu zahrnuje záhlaví, které obsahuje adresu odesílatele, datum a adresu příjemce, pozdrav, tělo dopisu a závěr.
Vnitřní adresa obchodního dopisu je adresa příjemce. Těmito čtyřmi řádky jsou řádek pozornosti, vnitřní adresa, pozdrav a předmět dopisu.
Existuje 5 základních formátů obchodních dopisů:
1. Plný blok
2. Modifikovaný blok
3. Zjednodušený blok
4. Poloblok
5. Zjednodušený blok
6. Blok
7. Příležitostný
Formát, který zvolíte, závisí na konkrétní situaci a vztahu, který máte s příjemcem. Obecně platí, že formáty plný blok a upravený blok jsou považovány za formálnější, zatímco formáty zjednodušený, poloblok a neformální jsou považovány za neformálnější.
Zde je uveden stručný přehled jednotlivých formátů:
1. Plný blok: Veškerý text je zarovnán k levému okraji a každý řádek začíná na levém okraji. Jedná se o nejformálnější formát, který se obvykle používá pro oficiální obchodní korespondenci.
2. Upravený blok: Adresa odesílatele, datum a závěr jsou zarovnány k levému okraji, zatímco tělo dopisu je zarovnáno k pravému okraji. Tento formát je méně formální než plný blok, ale stále je považován za profesionální.
3. Zjednodušený: Adresa odesílatele, datum a uzávěrka jsou zarovnány na střed, zatímco tělo dopisu je zarovnáno k levému okraji. Tento formát je méně formální než upravený blok, ale stále je považován za profesionální.
4. Poloblok: Adresa odesílatele, datum a závěr jsou zarovnány k levému okraji, zatímco tělo dopisu je odsazeno. Tento formát je méně formální než zjednodušený, ale stále je považován za profesionální.
5. Neformální: Pro neformální obchodní dopisy není stanoven žádný formát. Tento typ dopisu můžete napsat jakkoli, pokud je sdělení jasné.
Obecně existují čtyři znaky formálního dopisu:
1. Dopis by měl být adresován správné osobě nebo organizaci.
2. Dopis by měl být jasný a stručný.
3. Použitý jazyk by měl být zdvořilý a uctivý.
4. Dopis by měl být bez gramatických a pravopisných chyb.