8. Korektury obchodního dopisu
9. Tipy pro zasílání obchodních dopisů s přílohami
Obchodní dopisy s přílohami slouží k poskytnutí dodatečných informací příjemci dopisu. Běžně se používají v profesním a akademickém prostředí, například při zasílání žádosti o zaměstnání nebo předkládání výzkumné práce. Při psaní obchodního dopisu s přílohou je důležité znát konvence a požadavky příjemce na formátování. V této příručce naleznete přehled součástí obchodního dopisu s přílohou a také tipy pro vytvoření profesionálně vypadajícího dokumentu.
Obchodní dopis s přílohou se obvykle skládá ze tří hlavních složek: záhlaví, těla a přílohy. Záhlaví obsahuje kontaktní údaje odesílatele a kontaktní údaje příjemce. Tělo dopisu je hlavním obsahem dopisu a zahrnuje úvodní pozdrav, hlavní část dopisu a závěrečný pozdrav. Příloha obsahuje veškeré dokumenty nebo jiné materiály, které odesílatel přikládá k dopisu.
Při formátování obchodního dopisu s přílohou je důležité dodržovat zvyklosti příjemce. To zahrnuje použití vhodného písma, okrajů a mezer. Je také důležité věnovat pozornost formátovacím preferencím příjemce, jako je velikost písma, řádkování a styl odstavce.
Předmět a úvodní pozdrav obchodního dopisu s přílohou by měly být profesionální a stručné. Předmět by měl obsahovat účel dopisu, například „Žádost o zaměstnání“ nebo „Žádost o informace“. Úvodní pozdrav by měl obsahovat jméno a titul příjemce a zdvořilý pozdrav.
Tělo obchodního dopisu by mělo obsahovat hlavní obsah dopisu, například účel dopisu, požadované informace nebo kvalifikaci odesílatele. Při psaní těla dopisu je důležité být stručný a rychle přejít k věci.
Při přikládání dokumentů k obchodnímu dopisu je důležité dbát na jejich správné označení a uspořádání. Příloha by také měla obsahovat stručný popis obsahu dokumentů.
Obchodní dopis by měl být podepsán zdvořilým závěrem, například „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“. Mělo by být také uvedeno jméno odesílatele a kontaktní údaje.
Před odesláním obchodního dopisu je důležité provést korekturu dokumentu, abyste se ujistili, že všechny informace jsou správné a že v něm nejsou překlepy nebo gramatické chyby.
Při zasílání obchodního dopisu s přílohou je důležité se ujistit, že příjemce je schopen dokument otevřít. Důležité je také uvést na obálce zpáteční adresu, aby bylo zajištěno, že se dopis v případě nedoručení vrátí zpět odesílateli.
Vytvoření profesionálního obchodního dopisu s přílohou může být náročné, ale se správnými znalostmi a pozorností věnovanou detailům to lze provést efektivně. Tento komplexní průvodce poskytl přehled součástí obchodního dopisu s přílohou a také tipy pro formátování a odeslání dokumentu.
Příloha je dokument, který je přiložen k dopisu, obvykle umístěný za hlavním textem dopisu. Nejběžnějším typem přílohy je dokument, ale přílohou mohou být také disky, fotografie nebo jiné předměty.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď; obecně se považuje za přijatelné uvádět při uvádění příjemců cc v obchodním e-mailu na prvním místě buď „CC“, nebo „ENC“. Někteří odborníci však doporučují uvádět na prvním místě „ENC“, protože toto označení obvykle znamená, že příjemce je primárním příjemcem e-mailu, a proto by měl být uveden jako první.
Zápis příloh je způsob označení, že k dopisu jsou přiloženy další položky. Nejběžnější formou zápisu příloh je uvedení příloh za podpisovým blokem, na posledním řádku dopisu. Například: Přílohy:
Přílohy: 1. Životopis 2. Životopis 3. Doporučující dopis
Pokud je příloh velké množství nebo jsou objemné, můžete použít konkrétnější zápis, např:
Přílohy (3): 1. Životopis 2. Životopis 3. Doporučující dopis
Pokud posíláte velké množství příloh, můžete použít zápis, jako např:
Přílohy (10): 1. Životopis 2. Transcript 3. Doporučující dopis 4. Přihláška 5. Podpůrná dokumentace 6. Fotografie 7. Článek v novinách 8. Mapa 9. Brožura 10. Kniha
Pokud zasíláte jeden objemný předmět, můžete použít poznámku např:
Příloha: 1. Velká fotografie