Obchodní dopis je účinný komunikační nástroj, který slouží k předávání důležitých informací jiným podnikům, zaměstnancům a zákazníkům. Pro vytvoření efektivního obchodního dopisu je důležité pochopit jeho základní prvky. V tomto článku se budeme zabývat složkami, které musí obsahovat všechny psané obchodní dopisy.
Obchodní dopisy musí mít určitý formát a strukturu, aby je příjemce bral vážně a respektoval je. To zahrnuje správné použití okrajů, mezer, písma a jeho velikosti. Je také důležité zajistit, aby byl dopis uspořádaný a snadno čitelný a obsahoval všechny důležité informace.
Pozdrav je věta, kterou čtenář dopisu pozdraví. Měla by být profesionální a obsahovat titul a jméno osoby, které je dopis adresován. Pokud je například dopis adresován společnosti, měl by pozdrav znít „Vážený [název společnosti]“.
Tělo dopisu obsahuje hlavní obsah dopisu, včetně účelu dopisu, všech důležitých informací a případných žádostí nebo požadavků. Je důležité být konkrétní a jasný a vyhnout se používání žargonu nebo odborného jazyka.
Závěr dopisu je věta, kterou se dopis uzavírá. Měla by být profesionální a zdvořilá, například „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“.
Podpis by měl obsahovat jméno odesílatele, jakož i jeho titul a kontaktní údaje. Měl by být vytištěný, nikoliv ručně psaný.
Pokud dopis obsahuje nějaké dokumenty nebo přílohy, měly by být zmíněny v těle dopisu a uvedeny na jeho konci.
Postskriptum je nepovinný dodatek k dopisu, který odesílateli umožňuje doplnit jakékoli další informace nebo požadavky. Měl by se používat střídmě, protože při příliš častém používání může dopis rychle působit neprofesionálně.
Vytvoření efektivního obchodního dopisu má zásadní význam v každém obchodním prostředí. Pochopením základních prvků, které musí obchodní dopis obsahovat, je možné vytvořit efektivní a profesionální komunikační nástroj.
1. Nadpis: Obsahuje zpáteční adresu (obvykle s datem) a adresu příjemce.
2. Pozdrav: Pozdrav (nebo pozdrav) by měl odpovídat vztahu, který máte s příjemcem. Například pro obchodního známého použijete jiný pozdrav než pro člena rodiny.
3. Tělo: Tělo dopisu by mělo být stručné a výstižné. Mělo by obsahovat všechny důležité informace, které příjemce potřebuje.
4. Závěr: Závěr by měl odpovídat vztahu, který s příjemcem máte. Například pro obchodního známého byste použili jiný závěr než pro člena rodiny.
5. Podpis: Podpis by měl obsahovat vaše celé jméno, titul a kontaktní údaje.
Obecně se uznává, že obchodní dopis má pět částí: nadpis, úvod, tělo, závěr a podpisový blok. Záhlaví obsahuje datum a hlavičku dopisu, což je formální záhlaví obchodního dopisu, které obsahuje název a adresu společnosti. Otevření je stručný úvod dopisu a tělo je hlavní obsah dopisu. Závěr je stručným shrnutím dopisu a podpisový blok obsahuje jméno a titul osoby, která dopis podepisuje, a její kontaktní údaje.
Následuje 5 nepovinných prvků obchodního dopisu:
1. Přílohy: Slouží k označení případných dalších materiálů, které jsou součástí dopisu, například životopisu nebo brožury o produktu.
2. Uhlíkové kopie (cc): Používá se k označení, že kopii dopisu obdrží další osoby.
3. Slepá kopie (bcc): Používá se k zaslání kopie dopisu někomu, aniž by o tom ostatní příjemci věděli.
4. Zpáteční adresa: Používá se k uvedení adresy odesílatele, aby bylo možné dopis vrátit, pokud je nedoručitelný.
5. Postscriptum (PS): Používá se k doplnění krátké zprávy za podpis, například „Děkuji za Váš čas“.
Třemi prvky obchodního dopisu jsou pozdrav, tělo a závěr. Pozdrav je formální úvod a obvykle obsahuje titul a příjmení příjemce. Tělo je hlavním obsahem dopisu a obvykle obsahuje informace o firmě nebo produktu odesílatele. Závěr je formálním zakončením dopisu a obvykle obsahuje zdvořilostní frázi, například „S pozdravem“ nebo „Děkuji za Váš čas“.
Existuje několik podstatných prvků každého dopisu: datum, adresa příjemce, adresa odesílatele, pozdrav, tělo dopisu a závěr. Většina dopisů má také předmět.
Mezi nepodstatné prvky dopisu může patřit referenční řádek (např. referenční číslo nebo kód), řádek pro kopii (CC) a řádek pro přílohu. Tyto řádky nejsou nezbytné, ale mohou být užitečné pro udržení přehlednosti dopisu a zajištění toho, aby byly uvedeny všechny důležité informace.