Obchodní dopisy jsou profesionálním způsobem komunikace s kolegy, zákazníky a dalšími partnery. Sestavení efektivního obchodního dopisu vyžaduje věnovat pozornost určitým prvkům, aby vaše sdělení bylo jasné a stručné. Tato příručka poskytne přehled devíti základních prvků úspěšného obchodního dopisu.
Prvním krokem při sestavování obchodního dopisu je určení odesílatele a příjemce. To se provádí uvedením adresy odesílatele v levém horním rohu stránky a adresy příjemce přímo pod ní.
Pozdrav je pozdrav, kterým se dopis otevírá. Měl by obsahovat jméno nebo titul příjemce, například „Vážený pane Smithi“ nebo „Komukoli, koho se to týká“.
Tělo dopisu by mělo obsahovat hlavní sdělení a podpůrné informace. Mělo by být napsáno jasně a stručně, přičemž hlavní sdělení by mělo být uvedeno na začátku.
Závěr dopisu by měl být zdvořilý a profesionální. Mezi běžné závěry patří „S pozdravem“, „S pozdravem“ a „S pozdravem“.
Podpis odesílatele by měl být uveden přímo pod závěrem a měl by obsahovat celé jméno odesílatele. V některých případech může být uveden i titul odesílatele.
Pokud jsou k dopisu přiloženy nějaké přílohy, měly by být uvedeny pod podpisem.
Postskriptum je nepovinná část, kterou lze použít k doplnění dalších informací nebo osobní poznámky.
Formát obchodního dopisu by měl být jednotný, všechny části zarovnané vlevo a mezi jednotlivými řádky by měla být jedna mezera.
Těchto devět prvků je nezbytných pro vytvoření efektivního obchodního dopisu. Je důležité věnovat pozornost každému prvku, aby sdělení bylo jasné a profesionální. Dodržováním tohoto průvodce můžete vytvořit obchodní dopis, který udělá silný dojem.
Dopis má obecně tři části: úvod, tělo a závěr. V úvodu oslovíte příjemce a uvedete účel, pro který dopis píšete. Tělo je hlavní částí dopisu, kde uvádíte všechny důležité informace. V závěru poděkujete příjemci a podepíšete se.
V rozvržení obchodního dopisu je několik prvků: datum, adresa příjemce, adresa odesílatele, pozdrav, tělo dopisu, pochvalný závěr a podpis. Datum je obvykle umístěno v levém horním rohu stránky, za ním následuje adresa příjemce. Adresa odesílatele je obvykle umístěna v pravém horním rohu stránky. Pozdrav je obvykle umístěn uprostřed stránky, následuje tělo dopisu. Závěrečný kompliment je obvykle umístěn v dolní části stránky a následuje podpis.
Existuje 7 hlavních částí dopisu: záhlaví, datum, vnitřní adresa, pozdrav, tělo, závěrečná poznámka a podpis.
Záhlaví obsahuje jméno a adresu odesílatele. Datum je den, kdy byl dopis napsán. Vnitřní adresa je jméno a adresa příjemce. Pozdrav je pozdrav, například „Vážený pane Smithi“. Tělo dopisu je hlavní část dopisu, ve které je předávána zpráva. Závěr dopisu je rozloučení, například „S pozdravem“. Podpis je jméno odesílatele, napsané na stroji nebo rukou, za nímž následuje jeho titul.
V obchodní komunikaci lze použít několik organizačních prvků. Patří mezi ně používání nadpisů a podnadpisů, používání odrážek nebo číslovaných seznamů a používání bílých míst k rozčlenění textu. Nadpisy a podnadpisy mohou pomoci uspořádat dokument tím, že jej rozdělí na části. Body s odrážkami nebo číslované seznamy lze použít ke zvýraznění klíčových bodů nebo kroků v procesu. A použití bílého místa může přispět k lepší čitelnosti dokumentu a usnadnit orientaci v něm.
Existuje pět hlavních rysů organizace: její účel, struktura, kultura, procesy a lidé.
Účel organizace je důvodem její existence. Definuje, co organizace dělá a proč to dělá. Struktura organizace je způsob, jakým je nastavena, aby dosáhla svého účelu. Zahrnuje hierarchii organizace, její oddělení a divize a způsob rozdělení práce mezi zaměstnance. Kultura organizace jsou sdílené hodnoty, přesvědčení a normy, kterými se řídí chování jejích členů. Zahrnuje poslání, vizi a hodnoty organizace. Procesy organizace jsou způsoby, jakými organizace vykonává svou práci. Zahrnují způsob, jakým přijímá rozhodnutí, jak komunikuje se svými členy a jak vyrábí a distribuuje své produkty nebo služby. A konečně, lidé organizace jsou jejím nejdůležitějším aktivem. Jsou to ti, kteří vykonávají práci organizace a kteří umožňují, aby organizace dosáhla svých cílů.