Zaměstnavatelé mají vůči svým zaměstnancům určité zákonné povinnosti, pokud jde o daně, a jednou z nejdůležitějších z nich je poskytnout W-2 včas. Formulář W-2 je dokument, který shrnuje mzdu zaměstnance a daně sražené z jeho výplaty za předchozí rok. Znalost důsledků včasného neposkytnutí formuláře W-2 je pro zaměstnavatele zásadní, aby se ujistili, že dodržují zákony.
Nejprve musí zaměstnavatelé porozumět svým zákonným požadavkům, pokud jde o W-2s. Podle Internal Revenue Service (IRS) jsou zaměstnavatelé povinni poskytnout svým zaměstnancům výkazy W-2 nejpozději do 31. ledna každého roku. Formulář musí obsahovat celkovou mzdu zaměstnance za daný rok spolu s daněmi, které byly z jeho výplaty sraženy.
Pokud zaměstnavatelé neposkytnou svým zaměstnancům W-2 včas, mohou jim hrozit sankce. IRS ukládá pokutu ve výši 50 USD za každý včas neposkytnutý formulář W-2, přičemž maximální výše pokuty činí 536 000 USD za rok. Kromě toho mohou zaměstnavatelé za včasné neposkytnutí formulářů W-2 čelit také sankcím ze strany státní správy.
IRS ukládá dva typy sankcí za opožděný formulář W-2. Prvním je pokuta za „nepodání“, která se ukládá v případě, že zaměstnavatel neposkytne zaměstnanci formulář W-2 v termínu do 31. ledna. Tato pokuta se vyměřuje ve výši 5 % z celkové mzdy vykázané ve formuláři W-2, maximálně však 25 %. Druhou sankcí je sankce za „neposkytnutí“, která se vyměřuje, pokud zaměstnanec neobdrží svůj formulář W-2 v termínu do 31. ledna. Tato pokuta se vyměřuje ve výši 50 USD za každý W-2, maximálně však do výše 536 000 USD za rok.
Nejlepším způsobem, jak se vyhnout pokutám za pozdní W-2, je zajistit, aby zaměstnavatelé poskytovali formuláře svým zaměstnancům včas. Za tímto účelem by zaměstnavatelé měli zajistit, aby po celý rok vedli přesné záznamy o mzdách a daních svých zaměstnanců. Měli by také dbát na to, aby formuláře W-2 předložili daňovému úřadu v termínu do 31. ledna. A konečně, zaměstnavatelé by se měli vždy ujistit, že kopie W-2 poskytnou svým zaměstnancům ve stejném termínu nebo před ním.
Pokud zaměstnavatelé ignorují termín 31. ledna pro poskytnutí W-2, mohou čelit vážným důsledkům. Kromě sankcí uložených finančním úřadem a státními orgány mohou být zaměstnavatelé vystaveni také trestním postihům, včetně pokut a odnětí svobody. Kromě toho mohou zaměstnavatelé čelit také občanskoprávním žalobám podaným jejich zaměstnanci, pokud neposkytnou W-2 včas.
Zaměstnanci mají rovněž určitá práva, pokud jde o opožděné vydání W-2. Pokud zaměstnavatel neposkytne jejich W-2 včas, může zaměstnanec podat stížnost u finančního úřadu. IRS poté stížnost přezkoumá a může proti zaměstnavateli podniknout kroky. Kromě toho mohou mít zaměstnanci v případě opožděného vydání W-2 nárok na úrok nebo jinou kompenzaci ze strany zaměstnavatele.
Kromě federálních pokut mohou zaměstnavatelé za opožděné W-2 čelit také pokutám od státní správy. Státy mohou ukládat vlastní sankce, například pokuty, které doplňují sankce uložené finančním úřadem. Zaměstnavatelé by si měli u vlády svého státu ověřit, jaké sankce mohou být uloženy za pozdní vydání W-2.
Pokud zaměstnavatel neposkytl W-2 včas, může to ještě napravit. Zaměstnavatelé by měli kontaktovat své zaměstnance a dát jim vědět, že jim W-2 poskytnou co nejdříve. Měli by také svým zaměstnancům poskytnout veškeré další dokumenty, které potřebují k podání daňového přiznání, například formuláře 1099. V neposlední řadě by zaměstnavatelé měli také zvážit poskytnutí dodatečné kompenzace svým zaměstnancům, aby jim vynahradili případné nepříjemnosti způsobené pozdním vydáním W-2.
Závěrem lze říci, že zaměstnavatelé by měli brát své zákonné povinnosti poskytovat W-2 včas velmi vážně. Nejenže jim mohou hrozit pokuty od finančního úřadu a státní správy, ale mohou také čelit občanskoprávním žalobám ze strany svých zaměstnanců. Pokud zaměstnavatelé pochopí důsledky opožděného vydání W-2 a přijmou opatření, aby se jim vyhnuli, mohou zajistit, že budou postupovat v souladu se zákonem.
Společnosti vám musí předat W-2 do 31. ledna.
Odpověď na tuto otázku závisí na zemi, ve které se zaměstnanec nachází. Ve Spojených státech je lhůta pro zaslání formulářů W-2 zaměstnancům 31. ledna. V jiných zemích však může být termín jiný. Proto je důležité se seznámit s místními zákony a předpisy, abyste zjistili termín pro zaslání formulářů W-2.
Pokud vám zaměstnavatel neposkytne formulář W-2 včas, můžete podat stížnost u finančního úřadu. IRS poté kontaktuje vašeho zaměstnavatele a vyžádá si chybějící formulář W-2. Pokud váš zaměstnavatel IRS neodpoví, IRS zašle vašemu zaměstnavateli oznámení s žádostí o zaslání chybějícího W-2. Pokud váš zaměstnavatel ani poté neodpoví, může IRS vyměřit vašemu zaměstnavateli pokutu.