Pochopení účelu W-2:
Formulář W-2 je pro zaměstnavatele zásadním dokumentem, kterému musí rozumět a který musí dodržovat. Tento formulář slouží k vykázání mzdy zaměstnance a daní, které byly během roku sraženy z jeho výplaty. Zaměstnavatelé musí tento formulář poskytnout svým zaměstnancům a daňovému úřadu (IRS) do konce kalendářního roku. Proto je důležité, aby zaměstnavatelé rozuměli účelu formuláře W-2, pravidlům s ním spojeným a osvědčeným postupům při jeho distribuci.
Zaměstnavatelé jsou povinni poskytnout svým zaměstnancům W-2 do 31. ledna následujícího roku. Kopii W-2 musí zaměstnavatelé zaslat také Správě sociálního zabezpečení (SSA) a daňovému úřadu. Kromě toho musí zaměstnavatelé také vést přesné záznamy o mzdách a daních, které byly zaměstnancům sraženy z výplat.
Aby byly formuláře W-2 platné, musí zaměstnavatelé uvádět určité informace. Mezi tyto informace patří jméno zaměstnance, jeho adresa, číslo sociálního pojištění a celková částka mzdy a daní sražených z jeho výplaty. Zaměstnavatelé musí rovněž uvést zdanitelnou mzdu zaměstnance, výši sražených federálních, státních a místních daní a výši mzdy a sražených daní za celý rok.
Způsob distribuce závisí na velikosti zaměstnavatele. Zaměstnavatelé s méně než 250 formuláři W-2 musí tyto formuláře zaslat svým zaměstnancům poštou. Zaměstnavatelé s více než 250 formuláři W-2 musí tyto formuláře zaslat svým zaměstnancům poštou nebo použít elektronický distribuční systém.
Zaměstnavatelé, kteří se rozhodnou používat elektronický distribuční systém, se musí nejprve zaregistrovat v elektronickém federálním daňovém platebním systému (EFTPS) IRS. Tento systém umožňuje zaměstnavatelům bezpečnou elektronickou distribuci W-2 svým zaměstnancům. Zaměstnavatelé musí svým zaměstnancům rovněž písemně oznámit svůj záměr používat systém elektronické distribuce.
Pokud zaměstnavatelé neposkytnou svým zaměstnancům nebo daňovému úřadu W-2 do 31. ledna, mohou jim být uloženy sankce. Tyto sankce se odvíjejí od počtu formulářů, které nebyly distribuovány, a od doby, která uplynula mezi termínem 3
Pokud zaměstnavatel nevyplatí zaměstnanci mzdu, musí tuto skutečnost rovněž nahlásit finančnímu úřadu. Nevyplacená mzda by měla být uvedena na zadní straně formuláře W-2 v kolonce 12, kód C. Upozorníte tak IRS, že existuje nevyplacená mzda, kterou je třeba vymáhat.
Nejlepším způsobem, jak mohou zaměstnavatelé zajistit dodržování pravidel spojených s formuláři W-2, je vést přesnou evidenci mezd a daní sražených z výplat svých zaměstnanců. Měli by se také ujistit, že svým zaměstnancům poskytli písemné oznámení, pokud hodlají používat elektronický systém distribuce. V neposlední řadě by se zaměstnavatelé měli ujistit, že svým zaměstnancům a daňovému úřadu poskytnou W-2 do 31. ledna, aby se vyhnuli případným pokutám.
Termín, do kterého musí zaměstnavatelé rozeslat zaměstnancům výkazy W2, je 31. leden.
Pokud jste zaměstnavatelem a nezasíláte svým zaměstnancům formuláře W-2, můžete se vystavit sankcím. Za včasné nepodání řádného informačního přiznání může IRS vyměřit pokutu ve výši 50 USD za každé informační přiznání, přičemž maximální výše pokuty činí 536 000 USD za rok (1 609 000 USD pro malé podniky a 536 000 USD pro podniky s hrubými příjmy do 5 milionů USD).
Formuláře W-2 si musíte vytisknout a předat je svým zaměstnancům. Můžete je buď rozdat, nebo poslat poštou, ale ujistěte se, že je rozdáte před koncem ledna.
Pokud vám zaměstnavatel nevydá formulář W-2, měli byste se ho nejprve pokusit kontaktovat. Pokud se vám ho nepodaří zastihnout nebo s vámi nespolupracuje, můžete podat stížnost u finančního úřadu.
Ne, zaměstnavatel nemůže odmítnout zaslání W-2 e-mailem. Pokud však zaměstnavatel nemá e-mailovou adresu zaměstnance, může zaslat W-2 běžnou poštou.