Efektivní obchodní dopis je důležitou součástí profesionální komunikace. Lze jej použít k prosazení jednání, stanovení nových smluv nebo dokonce k předložení nových myšlenek. V této příručce se budeme zabývat klíčovými prvky obchodního dopisu a tím, jak zajistit jeho správné sestavení.
Formální obchodní dopis má specifický formát, který má zajistit, aby v něm byly uvedeny všechny potřebné informace. Tento formát zahrnuje datum, adresu příjemce, pozdrav, tělo dopisu, závěr a podpis.
Pozdrav v obchodním dopise je věta, kterou se pozdraví příjemce. Při oslovení příjemce je důležité použít správný titul, protože tím projevíte úctu a dopis bude působit profesionálněji.
Tělo obchodního dopisu je místem, kde je obsažen hlavní obsah. Je důležité zajistit, aby byly uvedeny všechny důležité informace a aby byly podány jasně a stručně.
Závěr obchodního dopisu by měl být profesionální a zdvořilý. Mezi běžné závěry patří „S pozdravem“, „S úctou“ a „S nejsrdečnějším pozdravem“.
Podpis obchodního dopisu je závěrečným prvkem dopisu. Měl by být napsán jasným a čitelným rukopisem.
Pokud je třeba k dopisu přiložit nějaké dokumenty nebo další informace, měly by být přiloženy a uvedeny v dopise.
Před odesláním dopisu je důležité provést jeho korekturu, abyste se ujistili, že všechny informace jsou správné a že neobsahuje žádné chyby.
Podpis by měl být poslední položkou obchodního dopisu. Je důležité zajistit, aby byl napsán jasným a čitelným písmem a aby byl umístěn na správném místě.
Správné pořadí obchodního dopisu je následující:
1. Datum
2. Jméno a adresa příjemce
3. Jméno a adresa odesílatele
4. Pozdrav (např. „Vážený pane Smithi“)
5. Pořadí, v jakém se dopis píše. Obsah dopisu
6. Závěr dopisu (např. „S pozdravem, neznámý John Doe“)
7. Podpis
Poslední věcí ve formálním dopise je podpis. Podpis obsahuje jméno pisatele a jeho případný titul a následují veškeré relevantní kontaktní údaje.
Poslední věcí v dopise je obvykle podpis. Podpis obsahuje jméno odesílatele, titul a kontaktní údaje.
Správné pořadí formálního formátu dopisu je následující:
1. Datum
2. Jméno a adresa příjemce
3. Jméno a adresa odesílatele
4. Pozdrav (např. „Vážený pane Smithi“)
5. Písemná forma. Obsah dopisu
6. Závěr dopisu (např. „S úctou“)
7. Písmeno „S pozdravem“. Podpis odesílatele
Tři nejběžnější formáty obchodních dopisů jsou plný blok, upravený blok a poloblok.
Plný blokový formát je nejformálnější styl a je zarovnán vodorovně vlevo, přičemž každý prvek dopisu začíná u levého okraje. Formát modifikovaného bloku je méně formální a adresa odesílatele, datum, závěr a podpis jsou zarovnány vlevo, zatímco tělo dopisu začíná uprostřed stránky. Poloblokový formát je nejméně formální a adresa odesílatele, datum, uzávěrka a podpis začínají uprostřed stránky, zatímco tělo dopisu je zarovnáno vlevo.