Psaní dopisů podnikům je důležitým úkolem. Často se používá k podání formální žádosti podniku nebo jiné organizaci, k poskytnutí informací nebo k předložení nápadu či plánu. Pro napsání účinného předkládacího dopisu je třeba zahrnout několik klíčových prvků. Tento komplexní průvodce vám poskytne přehled procesu a základních prvků, které by měl předkládací dopis obsahovat.
Před vlastním psaním předkládacího dopisu je důležité shromáždit potřebné informace. To zahrnuje průzkum společnosti nebo organizace, určení účelu dopisu a shromáždění příslušných faktů, čísel a dokumentů, které návrh podpoří. Je také důležité vzít v úvahu publikum a to, co hledá, aby bylo možné vytvořit dopis, který splní jeho potřeby.
Formát předkládacího dopisu je důležitý, aby byl profesionální a uhlazený. To zahrnuje výběr vhodného písma, velikosti písma a okrajů, stejně jako volbu správného pozdravu a závěru. Důležité je také zajistit, aby byl dopis uspořádaný a příslušné body byly uvedeny jasně a stručně.
Při psaní hlavní části předkládacího dopisu je důležité být přímý a věcný. To zahrnuje používání jednoduchého jazyka a vyhýbání se žargonu. Důležité je také uvést relevantní fakta a čísla, která návrh podpoří, a vysvětlit, proč je návrh pro společnost nebo organizaci přínosný.
Aby příjemce mohl snáze kontaktovat odesílatele, je důležité uvést na konci dopisu kontaktní údaje. Patří sem jméno, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa odesílatele.
Před odesláním dopisu je důležité provést korektury a úpravy, aby v něm nebyly žádné chyby. To zahrnuje kontrolu gramatických a pravopisných chyb, zajištění vhodného tónu a jasnosti a stručnosti dopisu.
Jakmile je dopis napsán, upraven a zkontrolován, je důležité zajistit jeho správné formátování a uvedení všech kontaktních údajů. Dopis by pak měl být vytištěn na profesionálním hlavičkovém papíře a podepsán inkoustem.
Posledním krokem v procesu je odeslání dopisu. Pokud má příjemce preferovaný způsob komunikace, je důležité jej dodržet. Pokud však ne, měl by být dopis zaslán doporučenou poštou nebo kurýrní službou, aby bylo zajištěno jeho bezpečné doručení.
Po odeslání dopisu je důležité navázat s příjemcem kontakt, abyste se ujistili, že dopis obdržel, a zodpověděli mu případné dotazy.
Napsat zasílací dopis podniku může být náročný úkol, ale dodržováním kroků uvedených v tomto komplexním průvodci lze tento proces usnadnit. Správnou přípravou, formátováním, napsáním a odesláním dopisu může odesílatel zajistit, že jeho dopis bude profesionální a účinný.
Účelem zasílacího dopisu je poskytnout redaktorovi nebo vydavateli stručný přehled vaší práce a požádat ho, aby zvážil její zveřejnění. Předkládací dopis by měl být zdvořilý a profesionální a měl by obsahovat všechny důležité kontaktní údaje.
Při předkládání dokumentu je vždy nejlepší přiložit průvodní dopis. Nejenže tím příjemci poskytnete určitý kontext toho, co se chystá číst, ale také ukážete, že jste profesionální a orientujete se na detaily.
Při psaní průvodního dopisu k předkládání dokumentu nezapomeňte uvést následující informace:
-Název dokumentu, který předkládáte
-Datum vytvoření dokumentu
-Účel dokumentu (např. k posouzení, ke schválení, pro informaci atd.)
-Jakékoli další důležité informace (např. pro koho je dokument určen, odkud pochází atd.)
Průvodní dopis musí být stručný a výstižný – nechcete příjemce zahltit příliš mnoha informacemi. Před odesláním si dopis nezapomeňte zkontrolovat, a pokud je to možné, nechte ho zkontrolovat i někoho jiného.
Po dokončení psaní předkládacího dopisu byste jej měli zakončit zdvořilým a profesionálním závěrem. Mezi běžné způsoby, jak uzavřít předkládací dopis, patří např:
S pozdravem,
Děkuji Vám za Váš čas,
Děkuji Vám za zvážení,
Těším se, že se brzy ozvete,
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Existuje mnoho příkladů podání. Jedním z příkladů je, když zaměstnanec předkládá návrh svému šéfovi. Šéf návrh posoudí a buď jej schválí, nebo zamítne. Pokud šéf návrh schválí, zaměstnanec svou práci úspěšně odevzdal. Pokud šéf návrh zamítne, je možné, že zaměstnanec bude muset návrh opravit a znovu předložit ke schválení.
Předkládací poznámka je stručná poznámka, která doprovází písemnou práci při jejím předložení k posouzení nebo zveřejnění. Předkládací poznámka obvykle obsahuje jméno a kontaktní údaje autora, stručné shrnutí díla a případné zvláštní pokyny pro redaktora nebo recenzenta.