Kancelářské potřeby jsou nezbytnou součástí každého podniku a je důležité pochopit základy jejich evidence v kancelářském účetnictví. V tomto článku budou vysvětleny základy kancelářských potřeb a účetnictví a způsob jejich řádné evidence.
Kancelářskými potřebami se rozumí veškeré materiály, které se používají v podniku, například papír, pera, sešívačky a další kancelářské potřeby. Jsou považovány za podnikatelský výdaj a musí být sledovány pro daňové účely.
Existuje několik různých způsobů evidence kancelářských potřeb v kancelářském účetnictví. Nejběžnějším způsobem je vytvoření samostatného účtu pro kancelářské potřeby a následné zaúčtování výdaje na tento účet při každém nákupu kancelářských potřeb. Tímto způsobem můžete sledovat všechny výdaje na kancelářské potřeby na jednom místě.
Další důležitou součástí kancelářského účetnictví je kategorizace kancelářských potřeb. To znamená, že byste měli identifikovat každý typ kancelářských potřeb a vytvořit pro něj samostatný účet. To usnadní sledování výdajů a identifikaci případných nesrovnalostí.
Sledování kancelářských potřeb je nezbytné, abyste se vyhnuli nadměrným výdajům. Měli byste přesně vědět, kolik jste utratili za kancelářské potřeby a kdy je třeba doplnit zásoby. Veškeré nákupy kancelářských potřeb si zaznamenávejte a pomocí rozpočtu se držte v rámci svých možností.
Pro přesné sledování výdajů je důležité oddělit kancelářské potřeby od ostatních výdajů na podnikání. To vám pomůže identifikovat případné problémy nebo potíže s nákupy kancelářských potřeb a pomůže vám to určit oblasti, kde můžete ušetřit.
Jedním z nejefektivnějších způsobů sledování kancelářských potřeb je použití tabulkového procesoru. Ta vám pomůže snadno zadat a sledovat všechny nákupy kancelářských potřeb a také zobrazit případné nesrovnalosti.
Je důležité vést přesnou evidenci všech nákupů kancelářských potřeb. Pomůže vám to odhalit případné nesrovnalosti nebo problémy s kancelářskými potřebami a zajistit, abyste se drželi svého rozpočtu.
Na konci každého účetního období je důležité vykázat všechny výdaje na kancelářské potřeby v účetním systému kanceláře. Tím zajistíte, že budete mít přesný přehled o nákupech kancelářských potřeb a že se budete držet svého rozpočtu.
Pochopením základů kancelářských potřeb a účetnictví můžete zajistit, že budete kancelářské potřeby sledovat přesně a že se budete držet v rámci rozpočtu. Díky správným metodám evidence a sledování můžete zajistit, že vaše kancelářské potřeby budou řádně zaúčtovány.
V účetnictví se kancelářské potřeby obvykle klasifikují jako oběžný majetek. To znamená, že se v rozvaze vykazují jako krátkodobé aktivum a předpokládá se, že budou spotřebovány nebo prodány do jednoho roku.
Kancelářské potřeby lze obecně rozdělit do dvou kategorií: kancelářské potřeby a spotřební materiál. Mezi kancelářské potřeby patří například papír, obálky, pera a tužky, zatímco mezi spotřební materiál patří například inkoust a toner do tiskárny, kancelářské sponky a samolepicí bločky.
Chcete-li evidovat spotřební materiál na účtu, musíte v účetním softwaru vytvořit účet spotřebního materiálu. Když pak nakoupíte spotřební materiál, zaúčtujete nákup na vrub účtu spotřebního materiálu a ve prospěch účtu závazků.
Zápis do deníku pro kancelářské potřeby bude vypadat následovně:
Na vrub – Kancelářské potřeby
Ve prospěch – Závazky
Kancelářské potřeby se obvykle zaznamenávají v rozvaze jako náklady příštích období. Když se spotřebují, zaúčtují se jako náklad ve výkazu zisku a ztráty. Účet kancelářských potřeb se pak zaúčtuje na vrub a ve prospěch účtu nákladů příštích období.