Vytvoření komplexního seznamu kancelářských potřeb: 1. Stanovení potřeby seznamu kancelářských potřeb – Než začnete vytvářet seznam kancelářských potřeb, musíte pochopit, proč je nutný. Seznam kancelářských potřeb je cenný nástroj, který vám umožní mít přehled o veškerém spotřebním materiálu potřebném k zajištění efektivního chodu vaší firmy. Pomůže vám rychle zjistit, které zásoby je třeba doplnit, a zabrání nutnosti zbytečného nákupu položek. Pomáhá vám také ušetřit peníze tím, že nemusíte složitě vracet položky, které již máte.
2. Určení potřebných zásob – Jakmile pochopíte, že je důležité mít seznam kancelářských potřeb, dalším krokem je určení potřebných zásob. To bude záviset na typu vaší firmy, ale mezi běžné položky mohou patřit pera, tužky, papír, barva do tiskárny, obálky, složky a sešívačky. Měli byste také uvést položky, které se používají méně často, jako jsou tonerové kazety nebo speciální papíry.
3. Průzkum a porovnání cen výrobků – Jakmile jste určili potřebné spotřební materiály, je důležité prozkoumat a porovnat ceny různých výrobků. Tím zajistíte, že získáte nejvýhodnější nabídku potřebného spotřebního materiálu. Můžete se podívat na různé webové stránky nebo navštívit místní obchody a porovnat ceny.
4. Vytvoření seznamu kancelářských potřeb – Jakmile jste určili potřebné potřeby a prozkoumali ceny, můžete začít vytvářet seznam kancelářských potřeb. Měli byste uvést název položky, potřebné množství, cenu a obchod nebo webové stránky, kde lze položku zakoupit.
5. Uspořádání seznamu pro snadný přístup – Po vytvoření seznamu kancelářských potřeb je důležité jej uspořádat pro snadný přístup. Měli byste zvážit vytvoření abecedního seznamu nebo rozdělení seznamu do kategorií podle typu položky. To vám usnadní nalezení potřebné položky, když nastane čas na doplnění zásob.
6. Udržování seznamu v aktuálním stavu – Jakmile máte vytvořený seznam kancelářských potřeb, je důležité jej udržovat v aktuálním stavu. To znamená přidávat nové položky podle potřeby a odstraňovat položky, které již nejsou potřeba. Znamená to také aktualizovat seznam, když se změní ceny nebo když se objeví nové nabídky.
7. Zajistěte, aby byly zásoby snadno dostupné – seznam kancelářských potřeb je užitečný pouze tehdy, pokud jsou zásoby snadno dostupné. Měli byste zvážit vytvoření systému ukládání zásob tak, aby byly v případě potřeby snadno dostupné.
8. Zavedení systému vyžadování zásob – Posledním krokem při vytváření komplexního seznamu kancelářských potřeb je zavedení systému vyžadování zásob. Ten může zahrnovat formulář nebo tabulku, kterou mohou zaměstnanci použít k vyžádání položek, když jsou potřeba. To pomůže zajistit, aby kancelář měla vždy k dispozici potřebné zásoby a aby byl seznam neustále aktualizován.
Kancelářské potřeby obvykle zahrnují položky, jako jsou pera, papír, tužky, sešívačky, sponky, lepicí pásky, obálky, kancelářské sponky a další drobné předměty, které se v kanceláři používají denně.
Kancelářské potřeby lze obecně rozdělit do dvou kategorií: kancelářské potřeby a spotřební materiál. Stacionární položky jsou ty, které se používají pravidelně, ale není třeba je často vyměňovat, například sešívačky, kancelářské sponky a sešity. Spotřební materiál jsou položky, které se rychle spotřebovávají a je třeba je pravidelně vyměňovat, například inkoustové a tonerové kazety do tiskáren.
Abyste mohli vytvořit jednoduchý inventární seznam, musíte nejprve shromáždit všechny položky, které potřebujete inventarizovat. Jakmile budete mít všechny položky, budete muset každou položku označit číslem nebo názvem. Poté budete muset vytvořit seznam, který bude obsahovat všechny položky a jejich odpovídající označení. Nakonec budete muset každou položku ze seznamu při inventarizaci odškrtnout.
Abyste mohli vytvořit tabulku pro inventarizaci zásob, musíte nejprve vytvořit seznam všech zásob, které potřebujete sledovat. Dále budete muset vytvořit sloupce pro jednotlivé typy informací, které potřebujete u jednotlivých zásob sledovat. Mezi příklady informací, které můžete chtít sledovat, patří následující:
-Název zásoby
-Popis zásoby
-Množství zásoby
-Měrná jednotka zásoby
-Umístění zásoby
Jakmile vytvoříte sloupce, budete muset vyplnit tabulku příslušnými informacemi pro každou zásobu. Jakmile je tabulka kompletní, můžete ji používat ke sledování stavu zásob a k objednávání nových zásob podle potřeby.
Existuje celá řada aplikací, které lze pro vytváření seznamů použít. Mezi oblíbené možnosti patří Wunderlist, Any.do a Todoist. Tyto aplikace lze použít k vytváření seznamů úkolů, nákupních seznamů, seznamů úkolů a dalších. Lze je používat na různých zařízeních, včetně chytrých telefonů, tabletů a počítačů.