Když pacient volá do lékařské ordinace, očekává profesionální, přátelský a vstřícný přístup. Pozitivní a profesionální tón v telefonu vytváří předpoklady pro úspěšnou interakci. Ujistěte se, že jsou vaši zaměstnanci dobře vyškoleni v tom, jak pacienty přivítat, odpovídat na otázky a poskytovat užitečné informace. Kromě toho je pro nastolení profesionálního tónu v telefonu zásadní mít příjemnou a kompetentní recepční.
Pro hladký průběh telefonické interakce je nezbytné mít k dispozici potřebné informace pro příchozí hovory. To zahrnuje znalost jména pacienta, všech plánovaných schůzek nebo ošetření a dalších informací, které mohou být potřebné k poskytnutí pomoci. To pomůže zajistit efektivní vyřízení hovoru a uspokojení potřeb pacienta.
Nikdo nemá rád, když ho někdo nechá čekat na telefonu. Zavedení zásad, že hovory by měly být vyřizovány v určitém časovém rámci, pomůže zajistit, aby pacienti nemuseli čekat příliš dlouho na pomoc, kterou potřebují. Standardní doba odezvy pro volající, kteří jsou přepojeni na čekajícího, navíc pomůže udržet vysokou spokojenost pacientů.
Je důležité chovat se ke všem volajícím s úctou a zdvořile bez ohledu na jejich situaci. Trpělivost a pochopení přispějí k vytvoření pozitivního zážitku pro pacienty. Kromě toho je důležité zůstat profesionální a nezapojovat se do žádných osobních rozhovorů.
Je důležité pozorně naslouchat potřebám pacienta a přiměřeně reagovat. Dbejte na to, aby byly zodpovězeny pacientovy otázky a aby mu byly poskytnuty potřebné informace. Kromě toho dbejte na to, aby byly před ukončením hovoru zodpovězeny případné doplňující otázky.
Základní znalost lékařských termínů a postupů je při komunikaci s pacienty nezbytná. Pomůže to zajistit, aby byly otázky pacienta správně zodpovězeny a aby dostal správné informace. Dobrá znalost služeb nabízených ordinací navíc pomůže poskytnout pacientovi potřebné informace.
Přesné záznamy jsou pro úspěšnou lékařskou ordinaci důležité. Ujistěte se, že všechny příchozí hovory jsou řádně zaznamenány a že veškeré změny informací o pacientovi jsou přesně zaznamenány, což pomůže zajistit, aby byly potřeby pacienta uspokojeny včas. Kromě toho je pro vedení přesných záznamů zásadní včasné sledování pacientů.
Při práci s informacemi o pacientech je nezbytné důkladně porozumět předpisům HIPAA. To zahrnuje znalost pravidel týkajících se sdílení informací a ochrany soukromí pacientů. Kromě toho by měli být zaměstnanci dobře proškoleni, jak zacházet s citlivými informacemi, aby bylo zajištěno dodržování předpisů HIPAA.
Někdy může být nutné přepojit hovor na jiného pracovníka nebo oddělení. Znalost toho, kdy hovor přepojit a jak to udělat profesionálně a efektivně, pomůže zajistit, aby byly potřeby pacienta uspokojeny včas. Kromě toho se ujistěte, že pacient ví, proč je hovor přepojován, a že mu byly poskytnuty potřebné informace.
Telefonní etiketa a techniky v lékařské ordinaci jsou důležité pro udržení profesionálního obrazu ordinace a pro zajištění rychlého a efektivního vyřízení hovorů pacientů. Při vyřizování telefonátů v lékařské ordinaci je třeba dodržovat několik základních zásad: – Zvedněte telefon do tří zazvonění. – Pokud je linka obsazená, zkuste to za několik minut znovu. – Při zvedání telefonu uveďte název lékařské ordinace a své jméno. – K volajícímu se chovejte zdvořile a s úctou. – Mluvte zřetelně a pomalu. – Pozorně naslouchejte dotazu volajícího a odpovídajícím způsobem reagujte. – Pokud volajícímu nemůžete pomoci, přepojte hovor na jiného pracovníka nebo do hlasové schránky. – Poděkujte volajícímu za jeho dotaz.
1. Všímejte si svého okolí a toho, s kým jste. Pokud jste na schůzce, v kině nebo na večeři, je neslušné telefonovat. Buďte ohleduplní k lidem, se kterými jste, a telefon odložte.
2. Nezvedejte telefon, pokud zvoní na místě, kde by to působilo rušivě. To se týká například kostela, divadla nebo prezentace.
3. Pokud musíte přijmout hovor, omluvte se před jeho zvednutím. Dejte osobě, se kterou jste, vědět, že se zdržíte jen minutu.
4. Telefonujte krátce. Dlouhé telefonáty mohou být pro vaše okolí velmi rušivé.
5. Vyvarujte se používání telefonu na místech, kde by to mohlo působit rušivě na ostatní, například uprostřed rozhovoru nebo během vyučování.
6. Respektujte soukromí ostatních lidí. Neodpovídejte na hovory ani nepište zprávy na místech, kde mohou vaši konverzaci slyšet ostatní lidé.