Správná obchodní telefonní etiketa je nezbytná pro každé profesionální prostředí. Udává tón tomu, jak klienti a kolegové vnímají vaši společnost a jak jste vnímáni v obchodním světě. Dodržováním několika jednoduchých zásad etikety můžete zajistit, že vaše hovory budou profesionální, uctivé a efektivní.
Při zvedání služebního telefonu je důležité pamatovat na zdvořilost a profesionalitu. Telefon zvedněte jasným a přátelským pozdravem, například: „Dobrý den/dobré odpoledne, tady je [vaše jméno] z [název společnosti]. Jak vám mohu pomoci?“ Tím vytvoříte pozitivní dojem a vyvoláte u volajícího pocit, že je vítán.
Může se stát, že budete muset hovor odložit, abyste se mohli věnovat jinému úkolu. Pokud se tak stane, vždy volajícímu sdělte, co se děje. Řekněte něco jako: „Potřebuji něco rychle vyřídit, nevadilo by vám, kdybych vás na chvíli zdržel?“ Je to dobrý způsob, jak zdvořile a profesionálně sdělit, co se děje.
Pokud volající nemůže mluvit s osobou, kterou se snaží zastihnout, je důležité vyřídit podrobný a přesný vzkaz. Nezapomeňte si vyžádat jméno volajícího, kontaktní údaje a stručný popis důvodu, proč volá. To pomůže zajistit, že zpráva bude předána správné osobě.
Pokud potřebujete přepojit hovor na jiné oddělení nebo osobu, nezapomeňte vysvětlit, proč tak činíte. Řekněte něco jako: „Přepojím vás na [jméno], on/ona vám s vaším dotazem lépe pomůže“ je dobrý způsob, jak zajistit hladký přechod.
Při telefonování je důležité vyvarovat se rozptylování. To znamená žádný multitasking, žádné jídlo a žádný hluk v pozadí. Dejte volajícímu najevo, že mu věnujete pozornost tím, že budete mluvit zřetelně, pozorně poslouchat a zdržíte se jakéhokoli rozptylování.
Při ukončování hovoru je důležité volajícímu poděkovat a poskytnout mu případné další informace. Řekněte něco jako: „Děkuji, že jste zavolal [název společnosti], mohu vám ještě s něčím pomoci?“ Je to dobrý způsob, jak ukončit rozhovor v pozitivním duchu.
Navázání dalšího kontaktu s volajícím po ukončení rozhovoru je skvělým způsobem, jak ukázat, že vám na jeho problému záleží a chcete zajistit jeho vyřešení. Navázání hovoru také ukazuje, že jste organizovaní a pozorní, což pomůže vytvořit pozitivní dojem o vás a vaší společnosti.
Při telefonickém hovoru je důležité mít na paměti, že je třeba zachovat profesionalitu a úctu za všech okolností. Vyvarujte se používání slangu, vulgárních výrazů a nadávek. Tím zajistíte, že vaše hovory budou profesionální a přiměřené.
Dodržováním těchto jednoduchých pokynů zajistíte, že vaše obchodní telefonní etiketa bude na úrovni a zanechá profesionální a trvalý dojem.
Pokud jde o správnou telefonní etiketu na pracovišti, je třeba mít na paměti několik klíčových věcí. Za prvé, při hovoru s klienty nebo zákazníky se vždy chovejte profesionálně a zdvořile. To znamená používat zdvořilý a přátelský tón a vyvarovat se jakéhokoli slangu nebo sprostých slov. Za druhé se snažte být při sdělování informací co nejjasnější a nejstručnější. To může být složité, pokud předáváte složité informace, ale je důležité být co nejjasnější, aby nedošlo k nedorozumění. A konečně, dbejte na to, abyste pozorně naslouchali osobě na druhé straně, a vyvarujte se přerušování. To může být obtížné, pokud se zároveň snažíte dělat si poznámky, ale je důležité být ohleduplný a věnovat druhé osobě plnou pozornost.
Existuje pět základů obchodní etikety:
1. Chovejte se profesionálně. To znamená být zdvořilý, uctivý a mít pozitivní přístup.
2. Buďte dochvilní. To znamená chodit včas na schůzky, schůzky a termíny.
3. Buďte připraveni. To znamená mít předem připravené všechny potřebné materiály a informace.
4. Buďte reprezentativní. To znamená oblékat se a upravovat se tak, aby to odpovídalo situaci a firemní kultuře.
5. Buďte pozitivní. To znamená, že budete mít přístup k práci a budete týmovým hráčem.
1. Když jste na schůzce, dejte telefon do tichého režimu nebo na vibrace. Pokud nutně potřebujete přijmout hovor, omluvte se a odejděte z místnosti.
2. Nezvedejte telefon, když mluvíte s někým jiným. Je to nezdvořilé a svědčí to o nedostatku respektu k osobě, se kterou mluvíte.
3. Nepište textové zprávy ani e-maily, když mluvíte s někým jiným. Opět je to nezdvořilé a ukazuje to na nedostatek respektu.
4. Nepoužívejte telefon na veřejných toaletách. Je to prostě nechutné.
5. Nepoužívejte telefon, když řídíte. Je to nebezpečné a v mnoha státech nezákonné.
6. Respektujte prostor ostatních lidí. Nemluvte telefonem na tichých místech, jako je knihovna nebo kino. A pokud jste ve skupině, nenuťte všechny, aby poslouchali váš hovor, když ho zapnete na hlasitý odposlech.
Pokud jde o telefonní etiketu, je třeba mít na paměti několik věcí:
Dělejte:
-Buďte při hovoru jasní a struční
-Buďte uctiví a zdvořilí
-Ujistěte se, že nemluvíte příliš nahlas ani příliš potichu
-Vnímejte případný hluk v pozadí
Nedělejte to:
-přerušujte osobu, se kterou hovoříte
-nechávejte ji příliš dlouho čekat
-hovořte příliš dlouho
-zapomeňte poděkovat