Úvod do memoranda a aplikace Word
Memorandum je typ sdělení, které slouží k informování nebo připomínání důležitých informací, událostí nebo rozhodnutí. Jedná se o krátký, stručný dokument, který se rozesílá potřebným osobám v organizaci. Memoranda lze použít ke sdílení informací, oznamování, zadávání úkolů a dalším účelům. Microsoft Word je program pro zpracování textu, který používá mnoho organizací i jednotlivců k vytváření dokumentů, jako jsou například memoranda.
Pochopení základů formátu memoranda
Memoranda mají obvykle specifický formát, který je třeba dodržet, aby byla efektivní. Tento formát obvykle zahrnuje záhlaví, které obsahuje datum a příjemce poznámky. Dále obsahuje jméno odesílatele a předmět. Tělo memo obvykle obsahuje hlavní obsah memo. Mělo by být jasné a stručné a obsahovat pouze nezbytné informace. Poslední částí memo je podpisový řádek, který obsahuje jméno odesílatele a jeho titul.
Zkoumání možností formátu memo ve Wordu
Microsoft Word nabízí uživatelům řadu možností formátu memo, které lze použít k vytvoření profesionálně vypadajícího dokumentu. Word poskytuje uživatelům již existující šablony memo, které lze použít k rychlému vytvoření memo. Případně si uživatelé mohou šablonu přizpůsobit nebo vytvořit vlastní poznámku od začátku.
Vytvoření poznámky ze šablony
Vytvoření poznámky ze šablony je nejrychlejší a nejjednodušší způsob, jak vytvořit poznámku v aplikaci Word. Za tímto účelem by uživatelé měli otevřít aplikaci Word a kliknout na „Soubor“ a poté na „Nový“. Tím se otevře okno s možnostmi šablon, které zahrnuje i šablony poznámek. Po výběru šablony mohou uživatelé začít dokument upravovat a přizpůsobovat.
Přizpůsobení šablony memo
Pokud chtějí uživatelé šablonu memo přizpůsobit, mohou tak učinit kliknutím na kartu „Návrh“ na pásu karet. Zde mohou uživatelé změnit barevné schéma, styl písma, velikost písma a další. Uživatelé mohou také změnit rozložení šablony kliknutím na „Rozložení“.
Využití již existujících formátů poznámek
Kromě přizpůsobení šablony poznámky mohou uživatelé využít také již existující formáty poznámek. Za tímto účelem by uživatelé měli kliknout na kartu „Formát“ na pásu karet. Zde si uživatelé mohou vybrat z řady již existujících formátů. Po výběru formátu mohou uživatelé začít upravovat dokument stejnými metodami jako při vytváření dokumentu ze šablony.
Vkládání obrázků a dalších vizuálních prvků do poznámek
Obrázky a další vizuální prvky lze do poznámky přidat, aby byla poutavější a atraktivnější. Pro vložení obrázků by uživatelé měli kliknout na kartu „Vložit“ na pásu karet a poté na „Obrázek“. Vyberte obrázek z místní jednotky a poté klepněte na tlačítko „Vložit“. Stejným způsobem lze vkládat i další vizuální prvky, jako jsou tabulky, grafy a tvary.
Dokončení a tisk poznámky
Jakmile je poznámka dokončena, měli by ji uživatelé zkontrolovat, aby se ujistili, že obsahuje všechny potřebné informace a že neobsahuje žádné chyby. Poté mohou uživatelé memo vytisknout kliknutím na „Soubor“, poté na „Tisk“ a znovu na „Tisk“.
Celkově lze říci, že nalezení dokonalého formátu poznámky v aplikaci Word je jednoduchý a přímočarý proces. S pomocí již existujících šablon a formátů mohou uživatelé rychle vytvořit profesionálně vypadající poznámku během okamžiku.
Většina formátů poznámek má podobnou základní strukturu s několika obměnami v závislosti na konkrétním účelu poznámky. Níže je uveden obecný přehled informací, které by měly být v memo obsaženy:
1. Záhlaví: Záhlaví by mělo obsahovat datum, příjemce memo, odesílatele a stručný popis účelu memo.
2. Tělo: Tělo memoranda by mělo být stručné a jasné a mělo by obsahovat všechny důležité informace.
3. Závěr: Závěr by měl stručně shrnovat hlavní body memo.
4. Podpis: Memo by mělo být podepsáno odesílatelem.
Základní formát memo je následující:
Komu:
Od:
Datum:
Předmět:
Tělo memo
Vzhledem k tomu, že memo jsou obvykle krátké, tvoří tělo memo obvykle jen jeden nebo dva odstavce. Tělo memo by mělo obsahovat všechny důležité informace, které chcete příjemcům sdělit.
Chcete-li ve Wordu vytvořit řádek memo, začněte kliknutím na kartu „Vložit“. Poté klikněte na rozbalovací nabídku „Tvary“ a vyberte tvar „Obdélník“. Nakreslete obdélník v horní části dokumentu, pak do něj klikněte a zadejte text poznámky. Pro formátování textu použijte možnosti na kartě „Domů“, například změnu velikosti písma nebo zarovnání textu.
Standardní formát memo je 12 bodů Times New Roman.
Existují dva typy poznámek: interní a externí. Interní memo se používají ke komunikaci uvnitř organizace, zatímco externí memo slouží ke komunikaci s lidmi mimo organizaci.
Formát memo závisí na jeho účelu. Interní memo může být například jednoduchý e-mail, zatímco externí memo může být formálnější dokument.