1. Pochopení účelu obchodního dopisu – Obchodní dopis je písemná komunikace mezi dvěma stranami, obvykle zasílaná za účelem předání oficiálních nebo profesních informací. Než začnete psát obchodní dopis, je důležité pochopit jeho účel, protože každý dopis by měl být přizpůsoben potřebám příjemce a odesílatele. Znalost účelu dopisu zajistí, že jeho obsah bude cílený, relevantní a účinný.
2. Pokyny pro formátování obchodního dopisu adresovaného dvěma subjektům – Při psaní obchodního dopisu adresovaného dvěma subjektům je důležité zajistit správné formátování. To zahrnuje správné umístění pozdravu, těla a závěru dopisu. Kromě toho by měl být dopis naformátován tak, aby odpovídal stylu a tónu společnosti.
3. Sestavení úvodu – Při psaní obchodního dopisu je důležité sestavit úvod, který upoutá pozornost čtenáře. Úvod by měl být stručný, ale působivý a měl by účinně představit oba předměty dopisu. Kromě toho by měl úvod udávat tón a poskytovat přehled o obsahu dopisu.
4. Napsání hlavní části dopisu – Hlavní část dopisu by měla účinně informovat o obou předmětech dopisu. Mělo by být uspořádané a zaměřit se na klíčové body každého předmětu. Kromě toho by tělo dopisu mělo být jasné a stručné a mělo by se vyhnout používání příliš složitého jazyka.
5. Stanovení tónu a barvy hlasu – Při psaní obchodního dopisu je důležité stanovit tón a barvu hlasu. Tón by měl být profesionální, ale zároveň přátelský a měl by být vyjádřen použitým jazykem. Kromě toho by měl být tón konzistentní v celém textu dopisu.
6. Používání vhodného jazyka – při psaní obchodního dopisu je důležité používat jazyk, který odpovídá dané situaci. To znamená vyhnout se slangu a žargonu a používat slova, která jsou pro příjemce snadno srozumitelná. Jazyk by navíc měl odrážet tón dopisu a vztah odesílatele k příjemci.
7. Korektura kvůli chybám – Před odesláním obchodního dopisu je důležité provést korekturu dokumentu kvůli případným chybám. To zahrnuje překlepy, gramatické a pravopisné chyby, jakož i jakékoli jiné nepřesnosti. Kromě toho je třeba zkontrolovat, zda je dopis srozumitelný a čitelný.
8. Výběr nejlepšího způsobu doručení – Při zasílání obchodního dopisu je důležité zvolit nejlepší způsob doručení. Může jít o e-mail, fax, běžnou poštu nebo dokonce kurýrní službu. Je důležité zvážit naléhavost dopisu a také preference příjemce.
9. Následná kontrola po doručení – Po odeslání obchodního dopisu je důležité navázat s příjemcem kontakt, abyste se ujistili, že dopis byl přijat a že byl jeho obsah pochopen. Kromě toho by měl odesílatel zkontrolovat, zda byly včas splněny všechny požadavky nebo pokyny obsažené v dopise.
Správný pozdrav pro více příjemců je „Vážený pane nebo paní“.
Při oslovení dvou organizací ve formálním dopise byste měli uvést celý název a titul každé organizace na samostatném řádku. Například:
Komukoli, koho se to týká,
Rádi bychom vyjádřili naše upřímné poděkování následujícím organizacím za jejich štědrou podporu:
The XYZ Foundation
The ABC Corporation
Bez jejich pomoci by naše práce nebyla možná.
S pozdravem,
Vaše jméno
Při adresování formálního e-mailu více příjemcům je důležité, aby byl váš jazyk jasný a stručný. Měli byste se také vyvarovat používání jakýchkoli zkratek nebo slangových výrazů. Aby váš e-mail působil uctivě a profesionálně, měli byste každého příjemce oslovit jeho správným titulem a příjmením. Například byste měli napsat: „Vážený pane Smithi a slečno Jonesová“. Pokud si nejste jisti něčím titulem nebo pohlavím, můžete použít celé jméno nebo jednoduše napsat: „Vážený pane Smithi a paní Jonesová“.
Do mailu můžete napsat dvě jména, ale považuje se to za špatnou etiketu. Je lepší oslovovat osobu, které píšete, jejím jménem a příjmením nebo jejím titulem a příjmením.
Při psaní profesního dopisu dvěma osobám je důležité vzít v úvahu vztah mezi oběma osobami. Pokud je vztah formální, může být vhodné oslovit každou osobu jejím celým titulem a příjmením. Pokud je vztah neformálnější, můžete použít pouze křestní jména. Je také důležité zvážit preferovaný styl komunikace každé osoby. Někteří lidé dávají přednost formálnějšímu, obchodnímu přístupu, zatímco jiní mohou preferovat přátelštější tón. Nakonec je důležité použít svůj nejlepší úsudek a psát způsobem, který bude působit uctivě a profesionálně.