Sestavení poštovního seznamu z dat aplikace Excel: Průvodce krok za krokem

Sestavení poštovního seznamu z dat aplikace Excel: Pochopení formátů Excelu pro poštovní seznamy

Při vytváření poštovního seznamu z dat Excelu je nezbytné pochopit, jaké formáty jsou nutné, aby data byla kompatibilní s programem pro tvorbu poštovních seznamů. Data aplikace Excel musí být uložena v jednom z následujících formátů: xlsx, .xls, .csv nebo .txt. V závislosti na používaném programu pro tvorbu poštovních seznamů může být nutné data aplikace Excel před importem převést do jiného formátu.

2. Příprava dat aplikace Excel na konverzi

Po určení potřebného formátu je důležité připravit data aplikace Excel na konverzi. Začněte tím, že zajistíte čistotu a uspořádání dat odstraněním prázdných řádků a sloupců a jejich seřazením do správného pořadí. Jakmile toto provedete, budete připraveni začít formátovat sloupce pro program poštovního seznamu.

3. Identifikace a formátování sloupců pro poštovní seznam

Dalším krokem je identifikace a formátování sloupců v datech aplikace Excel. Začněte tím, že každý sloupec označíte popisným názvem, který udává, jaký typ informací obsahuje, například „Jméno“ nebo „Adresa“. To pomůže programu pro tvorbu poštovních seznamů rozpoznat, jaký typ údajů má být v každém poli obsažen. Jakmile sloupce označíte, můžete je přeformátovat tak, aby odpovídaly formátu programu pro tvorbu poštovních seznamů.

4. Uložení pracovního listu aplikace Excel ve správném formátu

Jakmile označíte a naformátujete sloupce, budete muset pracovní list aplikace Excel uložit ve správném formátu pro program poštovního seznamu. K tomu budete muset v nabídce Soubor vybrat možnost „Uložit jako“ a zvolit správný formát. Jakmile bude pracovní list aplikace Excel uložen ve správném formátu, budete připraveni jej importovat do programu poštovního seznamu.

5. Import dat aplikace Excel do programu pro poštovní seznamy

Jakmile je pracovní list aplikace Excel uložen ve správném formátu, můžete jej importovat do programu pro poštovní seznamy. V závislosti na programu, který používáte, bude možná nutné provést několik kroků, aby byl import úspěšný. Obecně se jedná o výběr možnosti „Importovat“ v nabídce programu a následný výběr souboru aplikace Excel, který chcete importovat. Program by pak měl rozpoznat formát dat a být schopen je bez problémů importovat.

6. Nastavení programu pro převod seznamu adresářů

Než budete moci převést data aplikace Excel na seznam adresářů, budete muset program pro převod nastavit. To obvykle zahrnuje výběr možnosti „Převést“ v nabídce programu a následný výběr sloupců, které chcete zahrnout do poštovního seznamu. V závislosti na používaném programu můžete také zadat další možnosti, například zda se mají do poštovního seznamu zahrnout duplicitní položky.

7. Ověření převodu dat aplikace Excel na poštovní seznam

Po nastavení programu pro převod je třeba ověřit, zda byla data úspěšně převedena na poštovní seznam. K tomu budete potřebovat zobrazit výsledky převodu v okně náhledu programu. V něm by se měl zobrazit seznam položek, které byly převedeny z dat aplikace Excel. Pokud se vyskytnou nějaké chyby nebo chybějící položky, budete se muset vrátit zpět a upravit nastavení programu před dalším pokusem o převod.

8. Kontrola kvality dat poštovního seznamu

Posledním krokem je kontrola kvality dat poštovního seznamu. To zahrnuje kontrolu přesnosti informací v seznamu a také ověření, zda jsou záznamy úplné a aktuální. Pokud se vyskytnou nějaké chyby nebo chybějící položky, budete se muset vrátit a provést nezbytné opravy před odesláním poštovního seznamu.

Dodržením těchto kroků byste měli být schopni úspěšně převést data z aplikace Excel na rozesílací seznam, který je přesný, aktuální a připravený k použití pro vaše marketingové aktivity. S trochou přípravy a znalostí potřebných formátů můžete snadno sestavit mailingový seznam z dat aplikace Excel.