Průvodce krok za krokem pro export kontaktů Exchange do aplikace Excel

Úvod do exportu kontaktů Exchange

Exchange je oblíbený systém pro správu e-mailů a kontaktů, který používají jednotlivci i firmy. Umožňuje uživatelům bezpečně a pohodlně ukládat kontakty a informace o nich a přistupovat k nim. Někdy se však může stát, že budete potřebovat exportovat kontakty ze systému Exchange do aplikace Excel, ať už kvůli snazší správě, nebo kvůli jejich přenosu na jinou platformu. Tento průvodce vám ukáže, jak to udělat.

Jak nastavit Exchange pro export kontaktů

Než budete moci exportovat kontakty z Exchange do Excelu, musíte se nejprve ujistit, že je váš účet Exchange správně nastaven. Za tímto účelem otevřete aplikaci Outlook a přihlaste se k účtu Exchange. Po přihlášení klikněte na kartu „Kontakty“ a vyberte nabídku „Zobrazit“. Zde se ujistěte, že je vybráno zobrazení „Kontakty“ a že je zaškrtnuta možnost „Zobrazit vše“. Nyní by měly být vaše kontakty viditelné.

Zkoumání různých možností exportu aplikace Outlook

Po nastavení účtu Exchange můžete zahájit proces exportu kontaktů do aplikace Excel. Za tímto účelem otevřete nabídku „Soubor“ a vyberte možnost „Otevřít a exportovat“. Zde vyberte možnost „Importovat/Exportovat“ a poté vyberte možnost „Exportovat do souboru“. Na další obrazovce vyberte jako typ souboru „Comma Separated Values“ (Hodnoty oddělené čárkou) a poté jako zdroj kontaktů vyberte složku „Contacts“ (Kontakty).

Export kontaktů prostřednictvím aplikace Outlook

Po výběru typu souboru a zdroje klikněte na tlačítko „Další“ a vyberte cílovou složku, kam chcete exportovaný soubor uložit. Pojmenujte soubor, klikněte na „Dokončit“ a vaše kontakty se začnou exportovat. V závislosti na tom, kolik kontaktů máte, může tento proces trvat několik minut. Po jeho dokončení můžete přejít k dalšímu kroku.

Otevření a uložení exportovaného souboru

Po dokončení procesu exportu budete muset exportovaný soubor otevřít v aplikaci Excel. Za tímto účelem otevřete aplikaci Excel a vyberte nabídku „Soubor“. Zde vyberte možnost „Otevřít“ a vyberte právě exportovaný soubor. Po jeho otevření jej budete muset uložit jako soubor aplikace Excel. Za tímto účelem zvolte nabídku „Soubor“, vyberte možnost „Uložit jako“ a vyberte typ souboru „Sešit aplikace Excel“.

Formátování exportovaného souboru aplikace Excel

Nyní, když jste soubor uložili jako sešit aplikace Excel, budete jej muset naformátovat tak, aby se lépe četl a spravoval. Za tímto účelem otevřete kartu „Data“ a vyberte možnost „Text do sloupců“. Na další obrazovce vyberte možnost „Delimited“ a klikněte na tlačítko „Next“. Na další obrazovce vyberte oddělovač „Čárka“ a klikněte na tlačítko „Dokončit“. Tím se kontaktní informace rozdělí do samostatných sloupců, což usnadní jejich čtení a správu.

Práce s exportovanými kontakty Exchange v aplikaci Excel

Nyní, když jste exportovali kontakty do aplikace Excel a naformátovali soubor, můžete s kontakty začít pracovat v aplikaci Excel. Protože jsou nyní kontakty v samostatných sloupcích, můžete je snadno třídit, vyhledávat a filtrovat. Můžete také vytvářet seznamy, grafy a tabulky pro lepší vizualizaci informací o kontaktech.

Tipy pro správu exportovaných kontaktů

Po exportu kontaktů z aplikace Exchange do aplikace Excel je budete chtít mít uspořádané. Za tímto účelem můžete v aplikaci Excel vytvořit složky a uspořádat kontakty podle skupin, projektů nebo jiných kritérií. Můžete také vytvořit vlastní zobrazení pro rychlý přístup k informacím, které potřebujete.

Řešení problémů s exportem kontaktů z Exchange

Pokud při exportu kontaktů z Exchange do Excelu narazíte na nějaké problémy, můžete vyzkoušet několik věcí. Nejprve se ujistěte, že jste při exportu kontaktů vybrali správný typ souboru a zdroj. Za druhé se ujistěte, že jste soubor uložili jako sešit aplikace Excel. A nakonec překontrolujte, zda jste soubor správně naformátovali.

Závěrem lze říci, že export kontaktů z aplikace Exchange do aplikace Excel je jednoduchý a přímočarý proces. S pomocí tohoto průvodce budete moci snadno a rychle exportovat kontakty a také je efektivněji spravovat a organizovat v aplikaci Excel.