1. Co je to náhrada za ujeté kilometry?
Náhrady za ujeté kilometry jsou druhem služebních výdajů, které mohou společnosti poskytovat svým zaměstnancům. Náhrada za ujeté kilometry je proces proplácení nákladů spojených s cestováním, které zaměstnanci vznikly při výkonu činnosti pro společnost. Může jít o výdaje za pohonné hmoty, parkovné, mýtné a další související náklady. Náhrady za ujeté kilometry obvykle vycházejí ze sazby stanovené daňovým úřadem (IRS), která se určuje podle typu vozidla a účelu cesty.
2. Požadavky IRS na proplácení kilometrů
IRS stanovuje sazbu pro proplácení služebních kilometrů. Tato sazba se každoročně mění a vychází z nákladů na pohonné hmoty a dalších výdajů spojených s provozem vozidla. Sazba IRS je částka, kterou musí společnosti použít při výpočtu toho, kolik uhradí zaměstnanci za jeho výdaje spojené s pracovní cestou. Společnosti se také musí řídit pokyny stanovenými IRS, pokud jde o způsob správné evidence a dokladování náhrad za ujeté kilometry.
3. Porozumění sazbám za služební kilometry
IRS stanovuje standardní sazbu pro náhrady služebních kilometrů, kterou mohou společnosti použít při výpočtu výše náhrad pro své zaměstnance. Tato sazba vychází z nákladů na pohonné hmoty, údržbu a další výdaje spojené s provozem vozidla. Společnosti musí tuto sazbu používat při výpočtu náhrad za ujeté kilometry pro své zaměstnance.
4. Dokladování náhrad za ujeté kilometry
Aby měly společnosti nárok na náhrady za ujeté kilometry, musí mít zaveden systém dokladování výdajů na služební cesty, které jejich zaměstnanci vynaložili. To zahrnuje vedení záznamů o procestovaných dnech a vzdálenostech, jakož i o dalších vzniklých nákladech. Společnosti musí mít rovněž zavedeny zásady pro dokumentaci ujetých kilometrů pro každého zaměstnance a také účel cesty.
5. Podávání žádostí o proplacení ujetých kilometrů
Jakmile společnost zdokumentuje výdaje zaměstnance na služební cesty, musí následně podat žádost o proplacení ujetých kilometrů finančnímu úřadu. Žádost by měla obsahovat jméno zaměstnance, data a vzdálenosti cest, případné další vzniklé náklady a účel cesty. Společnosti musí dbát na to, aby žádost podaly včas, aby měly nárok na proplacení kilometrů.
6. Vedení záznamů o náhradách za ujeté kilometry
Společnosti by měly vést záznamy o všech náhradách za ujeté kilometry, které poskytují svým zaměstnancům. To zahrnuje datum, částku a účel každé náhrady. Vedení přesných záznamů o náhradách za ujeté kilometry je pro společnosti důležité, aby zajistily soulad s předpisy IRS.
7. Výpočet výše náhrad za ujeté kilometry
Při výpočtu výše náhrad za ujeté kilometry, které mají být zaměstnanci poskytnuty, by společnosti měly používat sazbu IRS pro náhrady za ujeté kilometry při podnikání. Tato sazba vychází z nákladů na pohonné hmoty, údržbu a další výdaje spojené s provozem vozidla. Společnosti musí rovněž zohlednit případné další náklady, jako je parkování a mýtné.
8. Daňové dopady náhrad za ujeté kilometry
Náhrady za ujeté kilometry jsou považovány za zdanitelný příjem jak pro společnost, tak pro zaměstnance. Společnosti musí tento příjem uvést na formuláři W-2 zaměstnance a zaměstnanec jej musí zahrnout do svého zdanitelného příjmu při podání daňového přiznání. Kromě toho mohou společnosti podléhat dalším daním, pokud nedodrží předpisy IRS týkající se proplácení kilometrů.
Závěrem lze říci, že společnosti musí znát předpisy IRS týkající se proplácení kilometrů, aby byly v souladu se zákonem. Společnosti musí mít rovněž zaveden systém pro dokumentování a předkládání žádostí o proplacení ujetých kilometrů, jakož i pro výpočet a evidenci výše náhrady poskytnuté zaměstnanci. Pochopení a dodržování těchto pokynů pomůže společnostem zajistit, aby svým zaměstnancům poskytovaly spravedlivou a přesnou výši náhrad za ujeté kilometry.
Existuje několik různých typů záznamů, které budete muset vést pro účely proplácení kilometrů:
-Údaj na tachometru vašeho vozidla na začátku a na konci každé jízdy
-Datum, čas a účel každé jízdy
-Místo začátku a konce každé jízdy
-Celkový počet ujetých kilometrů za každou jízdu
Sledování těchto informací vám pomůže udržet si přehled o vašich firemních výdajích a zajistit, abyste v daňovém období získali co nejvíce odpočtů.
Podle současného daňového zákona se za služební kilometry považují všechny kilometry ujeté při používání vozidla pro služební účely. Patří sem jízda na schůzky, ke klientům a dodavatelům a zpět, stejně jako jakékoli jiné cesty související s podnikáním. Standardní sazba za ujeté kilometry při služebních cestách je 56,5 centů za míli.
V Texasu neexistuje žádný státní zákon, který by zaměstnavatelům ukládal povinnost proplácet zaměstnancům kilometry spojené s pracovní cestou, ale někteří zaměstnavatelé se tak rozhodli učinit jako způsob, jak přilákat a udržet si talenty. Pokud váš zaměstnavatel takovou politiku nemá, můžete se zeptat na možnost proplacení ujetých kilometrů. Mnoho zaměstnavatelů je ochotno o této otázce vyjednávat, zejména pokud je to pro vás důležité.