Co je to kilometráž v souvislosti s prací?
Většina zaměstnanců zná pojem náhrady za ujeté kilometry při pracovních cestách. Stručně řečeno, zaměstnavatel musí zaměstnancům proplatit všechny kilometry ujeté pro pracovní účely.
Při výpočtu náhrady za ujeté kilometry by zaměstnavatelé měli zaznamenat celkový počet kilometrů ujetých pro pracovní účely a vynásobit jej stanovenou sazbou náhrady za ujeté kilometry.
Standardní sazba náhrady za ujeté kilometry je stanovena daňovým úřadem (IRS). V současné době je tato sazba 57,5 centů za míli.
Ano, zaměstnavatelé se mohou rozhodnout proplácet svým zaměstnancům vyšší sazbu. Je však důležité si uvědomit, že ZDP vyžaduje, aby zaměstnavatelé považovali jakoukoli částku nad standardní sazbu za zdanitelný příjem.
Zaměstnavatelé jsou obecně povinni proplácet zaměstnancům všechny ujeté kilometry související s prací. To zahrnuje kilometry ujeté na obchodních schůzkách, při návštěvách klientů a dalších pracovních úkonech.
Ano, zaměstnavatelé nesmějí zaměstnancům proplácet žádné kilometry ujeté z osobních důvodů. Zaměstnavatelé navíc nemohou po zaměstnancích požadovat, aby si sami hradili kilometry související s prací.
Zaměstnavatelé musí veškeré náhrady za ujeté kilometry zahrnout do zdanitelných příjmů. Kromě toho nelze odečíst žádné kilometry ujeté z osobních důvodů.
Nejlepšími postupy pro proplácení kilometrů zaměstnancům je sledovat všechny kilometry ujeté v souvislosti s pracovními činnostmi, dodržovat sazbu proplácení kilometrů stanovenou IRS a zajistit, aby všechny náhrady byly přesně vykázány ve formulářích W-2 zaměstnanců.
Závěr
Proplácení kilometrů zaměstnancům je důležitou součástí zajištění souladu s předpisy IRS. Zaměstnavatelé by měli znát zákonné požadavky a osvědčené postupy, aby zajistili správné proplácení a vykazování všech kilometrů souvisejících s prací.
V Texasu neexistuje žádný celostátní zákon, který by zaměstnavatelům ukládal povinnost proplácet zaměstnancům výdaje spojené s pracovními cestami. Některá města v Texasu však mají vlastní vyhlášky, které nařizují proplácení cestovních výdajů vzniklých při výkonu práce. Například město Austin vyžaduje, aby zaměstnavatelé propláceli zaměstnancům cestovní výdaje spojené s pracovní cestou, které jim vznikly na území města.
Zúčtovatelný plán je písemný plán, který stanoví konkrétní pravidla a postupy pro proplácení služebních výdajů zaměstnanců vzniklých při pracovních cestách jménem společnosti. Plán musí být schválen představenstvem společnosti a musí být k dispozici všem zaměstnancům, kterým při cestách vznikají služební výdaje. Plán musí specifikovat typy výdajů, které jsou způsobilé k proplacení, a maximální částku, která může být proplacena za každý typ výdajů. Plán musí rovněž vyžadovat, aby zaměstnanci předkládali účtenky za všechny vynaložené výdaje a aby vrátili společnosti veškeré nevyužité prostředky.
Illinoiský zákon o proplácení kilometrů ( ILCS 275/1) vyžaduje, aby zaměstnavatelé v Illinois propláceli zaměstnancům všechny kilometry, které jim vzniknou při plnění jejich pracovních povinností. Zákon definuje „míle“ jako „počet mil skutečně ujetých při výkonu práce pro zaměstnavatele“. Zákon nevyžaduje proplácení kilometrů ujetých při dojíždění do zaměstnání a zpět.
Pokud společnost neproplácí kilometrovné, mohou být zaměstnancům cestovní výdaje proplaceny. Společnost však může být povinna zaplatit pokutu, pokud zaměstnancům není řádně proplacena.
Ne, zaměstnavatelé nemají zákonnou povinnost proplácet zaměstnancům cestovní výdaje ve výši 45 pencí za míli. Mnoho zaměstnavatelů se však rozhodlo tak učinit, aby pomohli s úhradou cestovních nákladů a podpořili zaměstnance v používání vlastních vozidel pro pracovní cesty.