8. Korektury před odesláním
9. Následné kroky po odeslání e-mailu
V dnešní digitální době jsou e-maily pro firmy nezbytnou formou komunikace. Psaní profesionálních e-mailů zajišťuje, že obchodní komunikace je jasná, stručná a efektivní. Tento článek poskytne tipy a pokyny pro adresování obchodních e-mailů s cílem zachovat profesionální úroveň.
Jedním z prvních kroků při psaní efektivního obchodního e-mailu je stanovení jeho struktury. Začněte pozdravem a oslovte příjemce jeho jménem nebo titulem. Předem představte účel e-mailu a uveďte všechny potřebné souvislosti. Ujistěte se, že obsahuje vhodný závěr, po kterém následuje podpis.
Pro předání správného sdělení je důležité zvolit správný tón. Obchodní e-maily by měly být formální a profesionální, ale ne příliš strohé. Používejte zdvořilý, uctivý a stručný jazyk. Vyhněte se slangu nebo příliš neformálnímu jazyku.
Pro zachování profesionální úrovně je důležité vyhnout se běžným gramatickým chybám. Dbejte na používání správných tvarů slov a na kontrolu překlepů. Před odesláním si e-mail přečtěte, abyste se ujistili, že je technicky v pořádku.
Na konci e-mailu připojte podpis se svým jménem, titulem a kontaktními údaji. Tento podpis by měl být konzistentní ve všech vašich obchodních e-mailech.
Při psaní obchodního e-mailu je důležité zvolit jazyk, který odpovídá dané situaci. Vyvarujte se používání žargonu nebo jazyka specifického pro dané odvětví, pokud to není nezbytné k tomu, aby příjemce porozuměl obsahu.
Při psaní obchodního e-mailu je důležité stanovit jasný účel. Nezapomeňte vysvětlit, proč e-mail posíláte a jakou akci chcete, aby příjemce případně podnikl.
Před odesláním obchodního e-mailu je důležité provést korekturu obsahu. Několikrát si jej přečtěte a ujistěte se, že je jasný, stručný a bez chyb.
Pokud jste odeslali obchodní e-mail a neobdrželi jste odpověď, je důležité jej sledovat. Pošlete zdvořilou upomínku, která bude obsahovat původní e-mail.
Dodržováním těchto rad a pokynů zajistíte, že vaše obchodní e-maily budou profesionální, jasné a účinné. Psaní profesionálních obchodních e-mailů je v dnešní digitální době důležitou dovedností.
Při oslovování firemního e-mailu bez uvedení kontaktního jména je důležité být profesionální a zdvořilý. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je adresovat e-mail samotné společnosti. Například: „Vážená společnost Google“, „Komukoli, koho se to týká na Facebooku“ nebo „Ahoj, Dropbox“.
Pokud neznáte jméno osoby, které e-mail posíláte, můžete použít obecný pozdrav, například „Dear Sir or Madam“ nebo „To Whom it May Concern“. Pokud máte konkrétní důvod, proč dané osobě posíláte e-mail (např. se ptáte na volné pracovní místo), můžete to uvést v úvodu e-mailu. Například: „Píši vám, abych se zeptal na volné pracovní místo zástupce zákaznického servisu“.
Při psaní formálního obchodního e-mailu je třeba mít na paměti několik klíčových věcí:
1. Používejte profesionální e-mailovou adresu. Mělo by to být něco jako [email protected], nikoli osobní e-mailová adresa.
2. Použijte jasný a výstižný předmět. Díky tomu bude příjemce na první pohled vědět, čeho se e-mail týká.
3. Používejte správnou gramatiku a pravopis. Tento e-mail je odrazem vás a vaší společnosti, proto je důležité udělat dobrý dojem.
4. Udržujte zprávu stručnou. Příjemce je pravděpodobně velmi zaneprázdněn, proto rychle přejděte k věci.
5. Používejte profesionální podpis. Uveďte své celé jméno, titul a kontaktní údaje, aby vás příjemce mohl snadno kontaktovat.
Název obchodního e-mailu by měl být stručný a výstižný. Měl by jasně naznačovat téma e-mailu a případně stupeň naléhavosti. Například název jako „Žádost o schůzku: Úterý v 10:00“ je jasný a stručný a čtenáři přesně říká, co má očekávat.
Do správné etikety obchodních e-mailů patří mnoho věcí, ale mezi nejdůležitější věci, které je třeba mít na paměti, patří jasnost, stručnost a profesionalita. Vždy používejte jasný a profesionální předmět a ujistěte se, že vaše zpráva neobsahuje žádné překlepy ani gramatické chyby. Před odesláním e-mailu nezapomeňte provést jeho korekturu. Když odpovídáte na e-mail, nezapomeňte se vyjádřit ke všem bodům, které byly zmíněny v původní zprávě. A nakonec se snažte v e-mailové korespondenci vyvarovat používání jakéhokoli slangu nebo zkratek.