Komplexní průvodce sestavováním profesionálních obchodních dopisů
Obchodní dopisy mají určitou strukturu, kterou je třeba dodržovat, aby byl dopis srozumitelný a profesionální. Obecně by obchodní dopis měl obsahovat nadpis, pozdrav, tělo dopisu, závěr a podpis. Všechny tyto části by měly být naformátovány stejným písmem a ve stejné velikosti.
Při adresování obchodních dopisů je důležité být co nejkonkrétnější. V horní části dopisu by měla být uvedena adresa odesílatele, dále datum a poté adresa příjemce. Mělo by být uvedeno jméno a titul příjemce a název a adresa jeho společnosti.
Pozdrav v obchodním dopise by měl být formální a uctivý. Vždy by měl být přizpůsoben konkrétnímu příjemci; mezi běžné pozdravy patří „Vážený pane [příjmení]“, „Vážený pane [jméno]“ nebo „Komukoli, koho se to týká“.
Tón obchodního dopisu by měl být profesionální a zdvořilý. Dopis by neměl obsahovat žádný slang ani neformální jazyk; měl by být stručný a výstižný. Při vyjadřování názorů je důležité zachovat úctu a zdvořilost.
Obchodní dopisy by měly být co nejstručnější a zároveň by měly sdělovat potřebné informace. Každá věta by měla mít svůj účel a je důležité vyhnout se používání příliš odborného jazyka. Dopis by měl být jasný a přímý, aby příjemce sdělení snadno pochopil.
Při formátování obchodních dopisů je důležité dodržovat standardní konvence. Písmo by mělo být profesionální, například Times New Roman, Arial nebo Calibri. Okraje by měly být ze všech stran jeden palec a odstavce by měly být jednořádkové s dvojitou mezerou mezi odstavci.
Při podepisování obchodního dopisu je důležité být slušný a zdvořilý. Mezi běžné závěry patří „S pozdravem“, „S úctou“ a „Děkuji za Váš čas“. Po závěru by se měl odesílatel podepsat svým jménem a případně uvést svůj titul.
Při psaní obchodních dopisů se běžně používají určité fráze. Mezi ně patří například „Těším se na Vaši odpověď“, „Neváhejte mě prosím kontaktovat“ nebo „Jsem Vám k dispozici pro další jednání“. Použití těchto frází může přispět k tomu, že dopis bude znít formálněji a profesionálněji.