Pokyny pro psaní profesionálních obchodních e-mailů

7. Stanovení jasného účelu

8. Korektury před odesláním

9. Následné kroky po odeslání e-mailu

Úvod do obchodních e-mailů

V dnešní digitální době jsou e-maily pro firmy nezbytnou formou komunikace. Psaní profesionálních e-mailů zajišťuje, že obchodní komunikace je jasná, stručná a efektivní. Tento článek poskytne tipy a pokyny pro adresování obchodních e-mailů s cílem zachovat profesionální úroveň.

Struktura obchodního e-mailu

Jedním z prvních kroků při psaní efektivního obchodního e-mailu je stanovení jeho struktury. Začněte pozdravem a oslovte příjemce jeho jménem nebo titulem. Předem představte účel e-mailu a uveďte všechny potřebné souvislosti. Ujistěte se, že obsahuje vhodný závěr, po kterém následuje podpis.

Volba správného tónu

Pro předání správného sdělení je důležité zvolit správný tón. Obchodní e-maily by měly být formální a profesionální, ale ne příliš strohé. Používejte zdvořilý, uctivý a stručný jazyk. Vyhněte se slangu nebo příliš neformálnímu jazyku.

Vyhněte se běžným gramatickým chybám

Pro zachování profesionální úrovně je důležité vyhnout se běžným gramatickým chybám. Dbejte na používání správných tvarů slov a na kontrolu překlepů. Před odesláním si e-mail přečtěte, abyste se ujistili, že je technicky v pořádku.

Přidání profesionálního podpisu

Na konci e-mailu připojte podpis se svým jménem, titulem a kontaktními údaji. Tento podpis by měl být konzistentní ve všech vašich obchodních e-mailech.

Použití vhodného jazyka

Při psaní obchodního e-mailu je důležité zvolit jazyk, který odpovídá dané situaci. Vyvarujte se používání žargonu nebo jazyka specifického pro dané odvětví, pokud to není nezbytné k tomu, aby příjemce porozuměl obsahu.

Stanovení jasného účelu

Při psaní obchodního e-mailu je důležité stanovit jasný účel. Nezapomeňte vysvětlit, proč e-mail posíláte a jakou akci chcete, aby příjemce případně podnikl.

Korektura před odesláním

Před odesláním obchodního e-mailu je důležité provést korekturu obsahu. Několikrát si jej přečtěte a ujistěte se, že je jasný, stručný a bez chyb.

Sledování e-mailu

Pokud jste odeslali obchodní e-mail a neobdrželi jste odpověď, je důležité jej sledovat. Pošlete zdvořilou upomínku, která bude obsahovat původní e-mail.

Dodržováním těchto rad a pokynů zajistíte, že vaše obchodní e-maily budou profesionální, jasné a účinné. Psaní profesionálních obchodních e-mailů je v dnešní digitální době důležitou dovedností.

FAQ
Jak oslovit firemní e-mail bez uvedení kontaktního jména?

Při oslovování firemního e-mailu bez uvedení kontaktního jména je důležité být profesionální a zdvořilý. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je adresovat e-mail samotné společnosti. Například: „Vážená společnost Google“, „Komukoli, koho se to týká na Facebooku“ nebo „Ahoj, Dropbox“.

Jak oslovit neznámého příjemce ve firemním e-mailu?

Pokud neznáte jméno osoby, které e-mail posíláte, můžete použít obecný pozdrav, například „Dear Sir or Madam“ nebo „To Whom it May Concern“. Pokud máte konkrétní důvod, proč dané osobě posíláte e-mail (např. se ptáte na volné pracovní místo), můžete to uvést v úvodu e-mailu. Například: „Píši vám, abych se zeptal na volné pracovní místo zástupce zákaznického servisu“.

Jak napsat formální obchodní e-mail?

Při psaní formálního obchodního e-mailu je třeba mít na paměti několik klíčových věcí:

1. Používejte profesionální e-mailovou adresu. Mělo by to být něco jako [email protected], nikoli osobní e-mailová adresa.

2. Použijte jasný a výstižný předmět. Díky tomu bude příjemce na první pohled vědět, čeho se e-mail týká.

3. Používejte správnou gramatiku a pravopis. Tento e-mail je odrazem vás a vaší společnosti, proto je důležité udělat dobrý dojem.

4. Udržujte zprávu stručnou. Příjemce je pravděpodobně velmi zaneprázdněn, proto rychle přejděte k věci.

5. Používejte profesionální podpis. Uveďte své celé jméno, titul a kontaktní údaje, aby vás příjemce mohl snadno kontaktovat.

Jak titulujete obchodní e-mail?

Název obchodního e-mailu by měl být stručný a výstižný. Měl by jasně naznačovat téma e-mailu a případně stupeň naléhavosti. Například název jako „Žádost o schůzku: Úterý v 10:00“ je jasný a stručný a čtenáři přesně říká, co má očekávat.

Jaká je správná etiketa obchodních e-mailů?

Do správné etikety obchodních e-mailů patří mnoho věcí, ale mezi nejdůležitější věci, které je třeba mít na paměti, patří jasnost, stručnost a profesionalita. Vždy používejte jasný a profesionální předmět a ujistěte se, že vaše zpráva neobsahuje žádné překlepy ani gramatické chyby. Před odesláním e-mailu nezapomeňte provést jeho korekturu. Když odpovídáte na e-mail, nezapomeňte se vyjádřit ke všem bodům, které byly zmíněny v původní zprávě. A nakonec se snažte v e-mailové korespondenci vyvarovat používání jakéhokoli slangu nebo zkratek.