Základy časové evidence
Základy časové evidence jsou základem pro pochopení toho, jak správně evidovat pracovní dobu a mzdy zaměstnanců. Zahrnují základní pojmy týkající se odbíjení hodin, sledování odpracovaných hodin, přesčasů a dalších zásad souvisejících s vykazováním hodin. Pochopení těchto pojmů je zásadní jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance, protože jim umožňuje přesně evidovat a sledovat odpracované hodiny a dosaženou mzdu.
Aby zaměstnavatelé zajistili soulad s pracovněprávními předpisy a nařízeními, musí stanovit a sdělit mzdové zásady, které jsou v souladu s cíli jejich organizace. Tyto zásady by měly zahrnovat způsoby výplaty, zásady pro přesčasy, srážky a další podmínky zaměstnávání. Stanovení jasných zásad pomůže zaměstnavatelům zajistit soulad s platnými zákony a předpisy a zároveň pomůže zajistit, aby zaměstnanci dostávali mzdu, na kterou mají nárok.
Hrubá mzda je celková částka mzdy, kterou zaměstnanec vydělá před odečtením daní, srážek a dalších srážek. Pro výpočet hrubé mzdy musí zaměstnavatel nejprve určit sazbu mzdy pro každého zaměstnance a poté ji vynásobit počtem odpracovaných hodin. Zaměstnavatelé musí zajistit, aby každému zaměstnanci byla vyplacena správná mzdová sazba stanovená jejich mzdovými pravidly, a zajistit tak, aby obdržel mzdu, která mu náleží.
Zaměstnavatelé jsou odpovědní za výpočet a srážku daní ze mzdy každého zaměstnance. Patří sem daň z příjmu, sociální a zdravotní pojištění a další daně vyžadované státní nebo federální vládou. Zaměstnavatelé musí zajistit, aby sráželi správné částky a podávali daňové přiznání příslušným úřadům.
Benefity, jako je zdravotní pojištění, dovolená a další zaměstnanecké výhody, musí být rovněž vypočteny a připočteny ke mzdě zaměstnance. Zaměstnavatelé musí zajistit, aby vypočítávali a vypláceli správné částky v souladu se svými mzdovými předpisy.
Zásady pro práci přesčas se v jednotlivých státech liší, proto musí zaměstnavatelé znát zákony platící v jejich státě. Federální zákony také vyžadují, aby zaměstnavatelé platili přesčasy zaměstnancům, kteří odpracují více než 40 hodin za pracovní týden. Zaměstnavatelé musí vyhodnotit své zásady pro práci přesčas, aby se ujistili, že jsou v souladu s platnými zákony.
Zaměstnavatelé musí také řídit volno, jako je dovolená a sick days, v souladu se svými mzdovými pravidly. Zaměstnavatelé musí zajistit správné sledování volna a důslednou správu zásad pro všechny zaměstnance.
V neposlední řadě musí zaměstnavatelé vést přesné a úplné záznamy o všech činnostech souvisejících se mzdami. To zahrnuje pracovní výkazy, výplatní pásky a daňové formuláře. Vedení přesných záznamů pomůže zajistit, aby zaměstnanci dostávali mzdy a benefity, které jim náleží, a aby organizace dodržovala platné zákony a předpisy.
Existuje několik různých mzdových postupů, které mohou podniky používat, ale nejběžnějším z nich je vyplácení zaměstnanců na základě odpracovaných hodin. Za tímto účelem podniky sledují hodiny, které každý zaměstnanec odpracoval, pomocí výkazů pracovní doby nebo časomíry. Na konci výplatního období pak vypočítají celkovou mzdu každého zaměstnance vynásobením jeho hodinové sazby počtem odpracovaných hodin. Nakonec vystaví zaměstnancům výplaty buď prostřednictvím přímého vkladu, nebo papírových šeků.
Čtyři kroky vedení mzdové agendy jsou následující:
1. Shromáždění časových výkazů zaměstnanců a dalších relevantních informací
2. Vyplnění výplatní pásky. Výpočet mezd zaměstnanců a dalších výplat
3. Zpracování výplatních pásek
4. Vyplnění mzdových daní a dalších požadovaných výkazů
Povinnosti a odpovědnosti časoměřiče se liší v závislosti na organizaci, ale obvykle zahrnují evidenci odpracované doby zaměstnanců, výpočet mezd a přípravu časových výkazů. V některých organizacích může být časoměřič zodpovědný také za plánování směn zaměstnanců.
Mzdový a časový pracovník je zodpovědný za řadu úkolů souvisejících se mzdovou a časovou evidencí. Mezi tyto úkoly patří např:
1. Vedení evidence zaměstnanců: Jedná se o evidenci údajů o zaměstnancích, jako je jméno, adresa, kontaktní údaje, číslo sociálního pojištění a datum narození.
2. Sledování pracovní doby zaměstnanců: Jedná se o evidenci začátků a konců směn zaměstnanců a také o evidenci odpracovaných přesčasových hodin.
3. Výpočet mzdy zaměstnanců: Jedná se o použití informací z časových výkazů k výpočtu, kolik by měl každý zaměstnanec dostat zaplaceno za své odpracované hodiny. Patří sem také výpočet případné mzdy za práci přesčas nebo jiných zvláštních typů mezd.
4. Příprava výplatních pásek: Jedná se o tisk nebo elektronické vystavení výplatních šeků zaměstnancům v den výplaty. Může také zahrnovat přípravu informací o přímém vkladu pro zaměstnance, kteří se rozhodnou nechat si výplatu zasílat přímo na svůj bankovní účet.
Časová evidence je proces sledování času, který zaměstnanec stráví prací na různých úkolech. Podniky mohou používat různé metody měření času, včetně papírových časových karet, elektronických hodin a softwarových systémů sledování času.