Cestovní kanceláře musí zajistit, aby jejich finanční procesy byly dobře organizované a aktuální, aby mohly zákazníkům poskytovat co nejlepší služby. Tato příručka poskytne podrobný pohled na účetní postupy pro cestovní kanceláře, včetně osvědčených postupů a tipů, které je nutné znát pro řízení financí v tomto odvětví.
Účtová osnova je základem každého účetního systému a pomáhá vytvořit organizovaný systém pro sledování a správu finančních údajů. Cestovní kanceláře by měly mít dobře definovanou účtovou osnovu, která jasně definuje různé typy účtů, které potřebují sledovat.
Sledování příjmů a výdajů je pro každou cestovní kancelář nezbytné. Je důležité mít přesný a aktuální přehled o finančním stavu podniku a také podrobný rozpis příjmů a výdajů.
Kreditní karty jsou pro cestovní kanceláře běžnou formou platby a je důležité mít zavedený systém pro zpracování plateb kreditními kartami. To zahrnuje pochopení způsobu bezpečného zpracování plateb a také znalost osvědčených postupů pro odsouhlasení plateb kreditními kartami.
Cestovní kanceláře musí své pohledávky a závazky spravovat včas a efektivně. To zahrnuje pochopení základů pohledávek a závazků a také to, jak správně evidovat transakce.
Analýza finančních údajů je pro každou cestovní kancelář klíčová. To zahrnuje pochopení základů finančních výkazů a způsobu interpretace předkládaných údajů. Důležité je také znát osvědčené postupy pro analýzu finančních údajů a přijímání informovaných rozhodnutí na základě výsledků.
Cestovní kanceláře musí být schopny vytvářet výkazy, které poskytují podrobný přehled o jejich financích. To zahrnuje pochopení osvědčených postupů pro vytváření podrobných finančních výkazů a reportů a také znalost různých typů finančních reportů a toho, kdy je použít.
Finanční software je pro každou cestovní kancelář nezbytný. Je důležité vybrat software, který odpovídá potřebám podniku a snadno se používá. To zahrnuje pochopení funkcí, které nabízejí různá softwarová řešení, a také zkoumání recenzí zákazníků, abyste určili nejlepší možnost.
V neposlední řadě je pro cestovní kanceláře důležité pochopit a zavést osvědčené postupy pro své účetní procesy. To zahrnuje pochopení nejlepších způsobů organizace dat, stejně jako nejlepších postupů pro tvorbu a správu rozpočtů.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší účetní software pro cestovní kancelář se liší v závislosti na konkrétních potřebách a požadavcích podniku. Mezi oblíbené účetní softwary pro cestovní kanceláře však patří QuickBooks, Xero a FreshBooks.
Organizační struktura cestovní kanceláře se bude lišit v závislosti na velikosti a rozsahu cestovní kanceláře. Většina cestovních kanceláří však bude mít podobnou strukturu, která zahrnuje manažerský tým, obchodní tým a tým zákaznických služeb. Manažerský tým je zodpovědný za celkový chod cestovní kanceláře a obvykle zahrnuje majitele, generálního ředitele a manažera prodeje. Prodejní tým je zodpovědný za vytváření nových obchodů a obvykle zahrnuje cestovní agenty a vedoucí prodeje. Tým zákaznického servisu je zodpovědný za poskytování podpory zákazníkům a obvykle zahrnuje zástupce zákaznického servisu a cestovní koordinátory.
Existuje několik důvodů, proč je důležitá přesná účetní dokumentace o cestování a zájezdech:
1. Pomáhá zajistit, aby byly výdaje správně zaúčtovány na správné účty.
2. Pomáhá sledovat výdaje a sestavovat rozpočet pro budoucí cesty.
3. Může pomoci identifikovat oblasti, kde lze dosáhnout úspory nákladů.
4. Může poskytnout cenné informace pro daňové účely.
5. Může pomoci řešit spory nebo problémy, které mohou vzniknout během cesty.
Záznam do deníku pro cestovní výdaje bude vypadat následovně:
Na vrub úvěru
Cestovní výdaje 100
Závazky 100
Tento zápis by se provedl na účtu cestovních výdajů v účetním deníku.
Účetní v cestovní kanceláři je zodpovědný za vedení finanční evidence, přípravu finančních výkazů a poskytování poradenství ve finančních záležitostech. Může být také zodpovědný za správu rozpočtu cestovní kanceláře a za zajištění řádného zdokumentování všech finančních transakcí.