Evidence faktur je pro malé podniky důležitým úkolem. Faktury poskytují podrobné vyúčtování výrobků a služeb, které vaše firma poskytuje, a peněz, které vám zákazníci dluží. Jsou také nezbytné pro sledování plateb a zajištění toho, že peníze, které vám náleží, obdržíte včas. Pochopení toho, jak faktury fungují a proč jsou pro vaše podnikání důležité, vám pomůže udržet si pořádek a vést úspěšnou malou firmu.
Před zaúčtováním faktury se musíte ujistit, že máte všechny potřebné informace. Mezi ně patří jméno, adresa a kontaktní údaje zákazníka, jakož i poskytovaný výrobek nebo služba a dlužná částka. Budete také muset určit platební podmínky, například kdy má zákazník platbu provést a zda budete nabízet nějaké slevy nebo speciální platební plány. Pokud budete mít všechny tyto informace připravené, usnadníte si proces evidence.
Jakmile shromáždíte všechny potřebné informace, můžete vytvořit fakturu. Existuje řada možností, jak to provést, včetně použití šablony nebo ručního vytvoření faktury. Pokud používáte šablonu, nezapomeňte ji přizpůsobit logu své firmy a kontaktním údajům. Pokud vytváříte fakturu ručně, nezapomeňte uvést všechny důležité informace, například jméno, adresu a kontaktní údaje zákazníka, jakož i poskytovaný produkt nebo službu a dlužnou částku.
Po vytvoření faktury je čas ji odeslat zákazníkovi. V závislosti na platebních podmínkách můžete fakturu zaslat elektronicky nebo poštou. Pokud fakturu posíláte elektronicky, nezapomeňte uvést odkaz, aby si zákazník mohl fakturu prohlédnout a zaplatit. Pokud fakturu zasíláte poštou, nezapomeňte přiložit orazítkovanou obálku s vlastní adresou, aby ji zákazník mohl vrátit.
Po odeslání faktury je čas začít ji sledovat. To je důležité zejména v případě dlouhých lhůt splatnosti, protože nechcete přijít o žádnou platbu. Sledování faktur lze provádět ručně nebo pomocí softwaru pro sledování faktur. V každém případě si nezapomeňte vést podrobné záznamy o tom, kdy byly faktury odeslány, kdy byly přijaty platby a další důležité informace.
Jakmile obdržíte platby, musíte je zpracovat. To zahrnuje ověření, že platba je na správnou částku, a ujištění, že účet zákazníka je odpovídajícím způsobem aktualizován. Pokud používáte software pro sledování faktur, lze tento proces automatizovat, což vám může ušetřit spoustu času a úsilí.
I po odeslání faktury a obdržení platby je důležité sledovat, zda je vše v pořádku. To zahrnuje kontrolu zákazníka, zda byla faktura přijata a zda byly poskytnuty všechny potřebné informace. Je také dobré zákazníkovi poděkovat za jeho obchod a zeptat se, zda pro něj můžete udělat ještě něco dalšího.
Evidence faktur může být komplikovaný proces a může při něm vzniknout řada problémů. Mezi běžné výzvy patří řešení pozdních plateb, nesprávných faktur a zákazníků, které je obtížné kontaktovat. Znalost toho, jak se s těmito výzvami vypořádat, vám pomůže zajistit, že budete schopni evidovat faktury efektivně a přesně.
Na vrub
Účtů závazků
Ve prospěch
Účtů pohledávek
Zápis do deníku pro fakturu přijatou od dodavatele by byl zápis na vrub Účtů závazků a ve prospěch Účtů pohledávek.
Faktura není aktivum ani závazek.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože bude záviset na konkrétních okolnostech a účetních standardech dané společnosti. Obecně však platí, že zápis faktury do deníku se provede na vrub účtu Pohledávky a ve prospěch účtu Tržby z prodeje.
Existuje několik různých způsobů, jak zaúčtovat přijatou fakturu, v závislosti na účetním systému podniku. Nejběžnějším způsobem je vytvoření účtu závazků a připsání částky faktury na tento účet. Tím se ukáže, že podnik dluží peníze dodavateli. Dalším způsobem zaúčtování faktury je vytvoření samostatného účtu pro každého dodavatele a připsání fakturované částky na tento účet. Tím se ukáže, kolik peněz podnik dluží jednotlivým dodavatelům.
Existují čtyři způsoby zápisu faktur:
1. Ruční zadávání: Jedná se o ruční zadání údajů z faktury do účetního systému.
2. Elektronická výměna dat (EDI): Jedná se o elektronickou výměnu fakturačních informací mezi dodavatelem a odběratelem.
3. Optické rozpoznávání znaků (OCR): Jedná se o použití speciálního softwaru ke čtení a zachycení údajů z obrázku faktury.
4. Automatizované platby (AP): Jedná se o použití speciálního softwaru k automatickému zpracování faktur a provádění plateb dodavatelům.