Export e-mailů z Outlooku do excelových tabulek je stále oblíbenějším způsobem ukládání, organizace a analýzy digitální komunikace. V tomto komplexním průvodci se podíváme na základy exportu e-mailů z aplikace Outlook do aplikace Microsoft Excel. Dozvíme se, jak exportovat všechny e-maily ve složce aplikace Outlook, jak exportovat jeden e-mail a proč je důležité organizovat e-maily aplikace Outlook v aplikaci Excel.
Microsoft Outlook je aplikace elektronické pošty a kalendáře, která je součástí sady Microsoft Office. Slouží k organizaci a správě e-mailů, kontaktů a dalších osobních informací. Outlook také umožňuje uživatelům přístup k řadě dalších služeb, jako je správa úkolů a psaní poznámek.
Export všech e-mailů z aplikace Outlook do aplikace Excel je jednoduchý proces. Nejprve otevřete složku obsahující e-maily, které chcete exportovat. Poté klikněte na kartu „Soubor“, vyberte možnost „Otevřít a exportovat“ a klikněte na tlačítko „Importovat/Exportovat“. V okně „Zvolte akci, kterou chcete provést“ vyberte možnost „Exportovat do souboru“ a klikněte na tlačítko „Další“. Nakonec jako typ souboru vyberte „Sešit aplikace Excel“ a klikněte na „Dokončit“.
Exportovat jeden e-mail z aplikace Outlook do aplikace Excel je také snadné. Nejprve otevřete e-mail, který chcete exportovat. Poté klikněte na kartu „Soubor“, vyberte možnost „Uložit jako“ a zvolte typ souboru „Sešit aplikace Excel“. Nakonec klikněte na tlačítko „Uložit“.
Uspořádání e-mailů v aplikaci Excel je důležité pro jejich snadné nalezení a analýzu. Chcete-li uspořádat e-maily v aplikaci Excel, vytvořte nejprve nový list pro každou složku aplikace Outlook. Poté vytvořte sloupce pro každé pole e-mailu, které chcete zahrnout, například pro odesílatele, předmět, datum a text. Nakonec zkopírujte a vložte e-maily z aplikace Outlook do aplikace Excel.
Při exportu e-mailů z aplikace Outlook do aplikace Excel je třeba mít na paměti několik tipů. Zaprvé se ujistěte, že jste do sloupců listu aplikace Excel zahrnuli všechna relevantní pole e-mailu. To usnadní vyhledávání a analýzu e-mailů. Za druhé, vytvořte samostatné listy pro každou složku aplikace Outlook, abyste měli v e-mailech pořádek. Za třetí, sešit aplikace Excel pravidelně ukládejte, abyste předešli ztrátě dat.
Při exportu e-mailů z aplikace Outlook do aplikace Excel je třeba zvážit několik problémů. Zaprvé, maximální povolený počet řádků v listu aplikace Excel je 1 048 576 řádků. Pokud máte více než tento počet e-mailů, budete je muset rozdělit do více listů. Za druhé, e-maily aplikace Outlook mohou obsahovat formátování, které není v aplikaci Excel podporováno. Toto formátování se při ukládání e-mailů v aplikaci Excel ztratí.
Existuje několik alternativ k exportu e-mailů aplikace Outlook do aplikace Excel. Jednou z možností je použití nástroje třetí strany pro archivaci a analýzu e-mailů, například Mailarchiva. Tento nástroj umožňuje uživatelům ukládat e-maily s možností vyhledávání a uspořádání, aniž by k tomu potřebovali aplikaci Excel. Další možností je použití specializovaného doplňku aplikace Outlook, například „Outlook Add-in for Excel“. Tento doplněk umožňuje uživatelům exportovat e-maily z aplikace Outlook přímo do aplikace Excel.
Export e-mailů z aplikace Outlook do tabulek aplikace Excel je skvělým způsobem, jak ukládat, organizovat a analyzovat digitální komunikaci. V tomto obsáhlém průvodci jsme prozkoumali základy exportu e-mailů z aplikace Outlook do aplikace Microsoft Excel, včetně toho, jak exportovat všechny e-maily ve složce aplikace Outlook, jak exportovat jeden e-mail a jak uspořádat e-maily aplikace Outlook v aplikaci Excel. Probrali jsme také tipy pro export e-mailů, problémy, které je třeba zvážit, a alternativy k exportu e-mailů z aplikace Outlook do aplikace Excel.
Existuje několik různých způsobů, jak exportovat e-maily z aplikace Outlook do aplikace Excel, v závislosti na tom, jaké informace chcete do tabulky aplikace Excel zahrnout. Pokud chcete pouze seznam e-mailových adres, můžete použít funkci „Exportovat“ v aplikaci Outlook. Přejděte do nabídky Soubor > Exportovat > Exportovat do souboru > Hodnoty oddělené čárkou (Windows). Tím se vyexportuje seznam všech e-mailových adres v účtu aplikace Outlook bez informací o datu a čase. Pokud chcete zahrnout informace o datu a čase, budete muset použít aplikaci třetí strany, například „Email Address Collector“. Tato aplikace vám umožní exportovat e-maily do aplikace Excel včetně informací o datu a čase.
Existuje několik různých způsobů, jak můžete exportovat svou poštovní schránku aplikace Outlook. Jedním ze způsobů je použití nástroje Microsoft Outlook Export Tool. Tento nástroj umožňuje exportovat data aplikace Outlook do souboru PST, který lze poté importovat do jiného e-mailového programu.
Dalším způsobem, jak exportovat poštovní schránku aplikace Outlook, je použití nástroje třetí strany, například „PstExport“. Tento typ nástroje vám umožní exportovat data aplikace Outlook do různých formátů, včetně formátů PST, EML, MSG a MBOX.
Existuje několik různých způsobů, jak exportovat e-maily z aplikace Outlook do formátu CSV, a to, který způsob použijete, závisí na verzi aplikace Outlook, kterou používáte.
Pokud používáte aplikaci Outlook 2016 nebo novější, můžete k exportu e-mailů do souboru CSV použít vestavěný nástroj pro export. Za tímto účelem nejprve otevřete složku obsahující e-maily, které chcete exportovat. Poté klikněte na nabídku „Soubor“ a vyberte možnost „Otevřít a exportovat“. V nabídce Otevřít a exportovat vyberte možnost „Exportovat do souboru“.
V okně Export do souboru vyberte možnost „Comma Separated Values“ (Hodnoty oddělené čárkou) a klikněte na tlačítko „Next“ (Další). Na dalším okně vyberte složku, která obsahuje e-maily, které chcete exportovat, a klikněte na „Další“.
Nakonec můžete na poslední obrazovce zvolit, která pole chcete exportovat a zda chcete exportovat všechny e-maily nebo pouze vybrané e-maily. Po dokončení klikněte na tlačítko „Dokončit“ a exportujte e-maily do souboru CSV.
Pokud používáte starší verzi aplikace Outlook, budete muset k exportu e-mailů do souboru CSV použít nástroj třetí strany. Jednou z možností je použití bezplatného nástroje „Outlook Export Tool“ od společnosti CodeTwo.
Chcete-li tento nástroj použít, nejprve si jej stáhněte a nainstalujte. Poté nástroj otevřete a vyberte možnost „Exportovat“. Na další obrazovce vyberte jako formát exportu „CSV“ a klikněte na „Další“.
Na další obrazovce vyberte složku obsahující e-maily, které chcete exportovat, a klikněte na tlačítko „Další“. Nakonec na poslední obrazovce můžete zvolit, která pole chcete exportovat, a zda chcete exportovat všechny e-maily, nebo pouze vybrané e-maily. Po dokončení klikněte na tlačítko „Dokončit“ a exportujte e-maily do souboru CSV.