Telefonování může být náročný úkol, zejména pokud se jedná o obchodní rozhovory. Profesionální komunikace je pro navázání úspěšných kontaktů nezbytná, proto je důležité udržovat konverzaci organizovanou a efektivní. Zde je 9 tipů, které vám pomohou úspěšně vést telefonní hovory v podnikání.
Než se odhodláte k telefonátu, je důležité si určit své cíle. Zeptejte se sami sebe, čeho chcete uskutečněním hovoru dosáhnout. Snažíte se získat informace, sjednat schůzku nebo oslovit potenciálního zákazníka? Jasné cíle, které máte na mysli, vám pomohou soustředit hovor a zajistí, že dosáhnete požadovaného výsledku.
Předchozí průzkum může být při telefonickém hovoru velmi užitečný. Snažte se o osobě, které voláte, zjistit co nejvíce informací, například o její minulosti, současném zaměstnání a zájmech. Tyto znalosti vám pomohou vytvořit konverzaci, která bude přizpůsobena jejím potřebám.
Připravený scénář vám pomůže udržet si přehled a zajistit, abyste pokryli všechny důležité body. Pokuste se napsat scénář, který bude obsahovat úvod, účel hovoru a závěr. Můžete také zahrnout několik klíčových bodů, které chcete během hovoru probrat.
Při telefonování je důležité držet se tématu a neodbíhat od tématu. Při podávání informací se snažte být co nejstručnější a nejpřímější. Položte si otázku, zda jsou informace, které sdělujete, nezbytné a relevantní pro daný rozhovor.
Tón vašeho rozhovoru může mít velký vliv na výsledek telefonátu. Snažte se být při hovoru přátelští a optimističtí. Pomůže to vytvořit pozitivní atmosféru a zpříjemnit konverzaci oběma stranám.
Pokládání otázek s otevřeným koncem je skvělý způsob, jak druhou osobu povzbudit k poskytnutí dalších informací. Tyto typy otázek vyžadují více než jen odpověď ano nebo ne a mohou vám pomoci získat podrobnější informace.
Dělat si během telefonátu poznámky může být velmi užitečné, zejména pokud je rozhovor dlouhý nebo složitý. Zapisování klíčových bodů vám může pomoci zapamatovat si důležité detaily a zajistit, že vám nic neunikne.
Aktivní naslouchání je dovednost, která vám může pomoci při úspěšném telefonování. Když druhá osoba mluví, snažte se soustředit na to, co říká. Kladením otázek a poskytováním zpětné vazby dávejte najevo, že posloucháte a zapojujete se do hovoru.
Následné kroky po telefonickém hovoru jsou skvělým způsobem, jak se ujistit, že byl rozhovor úspěšný. Můžete navázat e-mailem nebo telefonátem a zkontrolovat průběh konverzace nebo se zeptat na případné nezodpovězené otázky.
Efektivní telefonování v podnikání může být obtížný úkol, ale díky těmto 9 tipům můžete zajistit, že vaše rozhovory budou úspěšné. Určete si své cíle, proveďte průzkum, vytvořte si scénář, udržujte konverzaci soustředěnou, nasaďte pozitivní tón, pokládejte otevřené otázky, dělejte si poznámky, procvičujte aktivní naslouchání a po skončení hovoru proveďte další kroky. Dodržováním těchto tipů zajistíte, že vaše profesionální komunikace bude jasná, organizovaná a efektivní.
Existuje pět klíčových bodů dobré techniky telefonování:
1. Připravte si jasné a stručné sdělení
2. Vyzkoušejte si, jak se telefonuje. Mluvte pomalu a zřetelně
3. Vyvarujte se používání žargonu nebo odborných výrazů
4. Buďte zdvořilí a slušní
5. Mluvte srozumitelně. Zeptejte se, zda můžete udělat ještě něco dalšího
Způsob, jakým podniky vyřizují telefonní hovory, se může lišit v závislosti na velikosti a typu podniku. Obecně platí, že podniky mají v pracovní době někoho, kdo zvedá telefony a přepojuje hovory na příslušnou osobu nebo oddělení. Některé podniky mohou používat automatický telefonní systém pro přijímání zpráv nebo směrování hovorů.
Telefonní etiketa se skládá ze 4 „E“:
1. Navažte vztah – když zvedáte telefon, věnujte chvilku tomu, abyste zněli vesele a zaujatě. To pomůže volajícímu navodit pohodu a zvýší se pravděpodobnost, že s vámi bude chtít pokračovat v hovoru.
2. Buďte efektivní – rychle přejděte k věci. Volající pravděpodobně musí být někde jinde a nechce trávit mnoho času telefonováním.
3. Buďte uctiví – I když je volající naštvaný nebo rozrušený, je důležité zachovat úctu. To zahrnuje mluvení klidným a profesionálním tónem a vyvarování se přerušování nebo mluvení přes volajícího.
4. Ukončete hovor zdvořile – Poděkujte volajícímu za jeho čas a sdělte mu, že budete k dispozici, pokud bude ještě něco potřebovat.
Při profesionálním telefonování je třeba mít na paměti několik věcí:
1. Používejte jasný, profesionální tón hlasu. Vyvarujte se používání slangu nebo mluvení příliš rychle.
2. Buďte slušní a zdvořilí. Říkejte prosím a děkuji a vyvarujte se přerušování osoby, se kterou hovoříte.
3. Snažte se vést rozhovor stručně a k věci. Hned na začátku uveďte, proč voláte, a buďte připraveni odpovědět na případné otázky osoby, se kterou hovoříte.
4. Pokud je nutné nechat osobu, se kterou hovoříte, čekat, dejte jí to předem vědět a omluvte se za nepříjemnosti.
5. Dávejte pozor na řeč svého těla. I když vás osoba, se kterou mluvíte, nevidí, řeč vašeho těla může ovlivnit způsob, jakým mluvíte. Seďte rovně, uvolněte ramena a vyvarujte se vrtění.
6. Usmívejte se! Úsměv může výrazně ovlivnit způsob, jakým mluvíte do telefonu.