Obchodní dopisy jsou pro každou firmu zásadní formou komunikace. Jsou prostředkem pro předávání informací mezi organizacemi, jednotlivci a dalšími subjekty. Pochopení jednotlivých částí obchodního dopisu vám pomůže psát efektivní a profesionální obchodní dopisy.
Než začnete psát obchodní dopis, je důležité porozumět správnému formátování a adresování. To zahrnuje způsob formátování dopisu (blokový, upravený blokový nebo poloblokový styl), okraje stránek, typ a velikost písma a adresu příjemce.
Záhlaví je první částí dopisu a obsahuje jméno a adresu odesílatele. Je důležité, aby obchodní dopis obsahoval záhlaví, protože poskytuje příjemci vaše kontaktní údaje.
Vnitřní adresa je adresa příjemce dopisu. Měla by být v dopise uvedena spolu se jménem a titulem osoby, které je dopis zasílán.
Pozdrav je pozdrav na začátku dopisu. Měl by být napsán zdvořile a profesionálně a měl by za ním následovat dvojtečka.
Tělo dopisu je místo, kde uvádíte účel, pro který dopis píšete. Mělo by být jasné a stručné a mělo by se vyvarovat používání žargonu nebo květnatého jazyka.
Komplimentární závěr je věta na konci dopisu, která slouží ke zdvořilému a profesionálnímu ukončení dopisu.
Podpisový blok obsahuje jméno, titul a kontaktní údaje odesílatele. Ten by měl být v dopise uveden proto, aby příjemce věděl, od koho dopis je a jak jej může kontaktovat.
Přílohy jsou dokumenty nebo jiné materiály, které jsou součástí dopisu. Měly by být zřetelně označeny a uvedeny v dopise.
Napsat efektivní obchodní dopis může být obtížný úkol, ale pokud porozumíte jednotlivým částem obchodního dopisu, můžete zajistit, že vaše obchodní dopisy budou profesionální a účinné. Budete-li se řídit výše uvedenými pokyny, budete schopni psát účinné obchodní dopisy, které profesionálně předají vaše sdělení.
Hlavními částmi obchodního dopisu jsou nadpis, vnitřní adresa, pozdrav, tělo, závěr a podpis.
1. Záhlaví se skládá ze zpáteční adresy (obvykle jen jméno a adresa odesílatele), data a adresy příjemce (pokud je známa).
2. Vnitřní adresa je adresa osoby, které je dopis určen.
3. Pozdrav je pozdrav, například „Vážený pane Smithi“.
4. Tělo dopisu je hlavní část dopisu, ve které je předávána zpráva.
5. Závěr je část dopisu, kde se loučíte, například „S pozdravem, John Doe“.
6. Podpis je vaše jméno, napsané na stroji nebo rukou, pod závěrečnou částí.
Obchodní dopis má 12 částí: datum, hlavička dopisu, vnitřní adresa, pozdrav, tělo, pochvalný závěr, podpis, přílohy, poznámky, postskriptum a zpáteční adresa.
Nejdůležitější částí dopisu je jeho úvod. Úvod udává tón zbytku dopisu a měl by být přátelský a profesionální. Úvod by měl být také jasný a stručný, aby čtenář věděl, o čem dopis je.
Dopis má pět hlavních částí: nadpis, datum, vnitřní adresa, pozdrav a tělo.
1. Záhlaví obsahuje jméno a adresu odesílatele a jméno a adresu příjemce.
2. Datum informuje čtenáře o tom, kdy byl dopis napsán.
3. Vnitřní adresa je adresa příjemce.
4. Pozdrav je pozdrav, například „Vážený pane Smithi“.
5. Tělo dopisu je hlavní část dopisu, kde odesílatel sděluje své poselství.
Existují čtyři klíčové prvky úspěšného obchodního dopisu:
1. Jasnost: Dopis by měl být jasný a stručný, s dobře definovaným účelem.
2. Stručnost: Dopis by měl být co nejkratší a zároveň by měl sdělovat všechny potřebné informace.
3. Profesionalita: Dopis by měl být bez chyb a působit profesionálně.
4. Personalizace: Dopis by měl být adresován konkrétnímu příjemci a přizpůsoben jeho potřebám.