Microsoft Word je jedním z nejoblíbenějších textových editorů používaných v dnešním obchodním světě. Je to neocenitelný nástroj pro rychlé a snadné vytváření profesionálních obchodních dopisů. V tomto článku vám poskytneme návod, jak krok za krokem naformátovat profesionální obchodní dopis ve Wordu.
Microsoft Word obsahuje řadu šablon, které vám pomohou rychle a snadno formátovat dokumenty. Jednou z těchto šablon je šablona obchodního dopisu, která poskytuje profesionální a stručný formát vašich dokumentů. Chcete-li použít šablonu obchodního dopisu, jednoduše ji otevřete, proveďte potřebné změny a poté soubor uložte do počítače.
Po otevření šablony obchodního dopisu ji možná budete muset přizpůsobit svým potřebám. To zahrnuje změnu písma, velikosti písma, okrajů a dalších formátovacích prvků. Tyto změny můžete snadno provést pomocí možnosti Formát v nabídce Nástroje.
Záhlaví obchodního dopisu by mělo obsahovat jméno odesílatele, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Chcete-li tyto informace přidat do záhlaví obchodního dopisu, jednoduše klepněte na kartu Záhlaví na panelu nástrojů a zadejte potřebné informace.
Pozdravný řádek obchodního dopisu by měl obsahovat jméno a titul příjemce. Chcete-li tyto informace přidat do pozdravného řádku obchodního dopisu, jednoduše klikněte na kartu Pozdrav na panelu nástrojů a zadejte potřebné informace.
Tělo obchodního dopisu by mělo obsahovat účel dopisu, hlavní sdělení a případné podpůrné informace. Chcete-li napsat hlavní část obchodního dopisu, jednoduše klikněte na kartu Tělo na panelu nástrojů a začněte psát zprávu.
Závěr obchodního dopisu by měl obsahovat profesionální závěr, například „S pozdravem“, za kterým následuje vaše jméno. Chcete-li obchodní dopis uzavřít, jednoduše klikněte na kartu Závěr na panelu nástrojů a zadejte potřebné informace.
Posledním krokem při formátování profesionálního obchodního dopisu v aplikaci Word je jeho korektura. To zahrnuje kontrolu případných překlepů, gramatických chyb nebo jiných chyb. Jakmile dokončíte korekturu obchodního dopisu, můžete jej uložit do počítače a odeslat určenému příjemci.
Podle těchto kroků můžete snadno naformátovat profesionální obchodní dopis v aplikaci Word. Několika jednoduchými kliknutími vytvoříte profesionální a stručný dokument, který vám pomůže při komunikaci s klienty a kolegy.
Tři nejběžnější formáty obchodních dopisů jsou blokový formát, upravený blokový formát a poloblokový formát.
Pět formátů obchodního dopisu je plný blok, upravený blok, odsazený (neboli poloblok), neformální a elektronický.
Plný blokový formát je nejformálnější z pěti stylů. Veškerý text je zarovnán s levým okrajem a datum, pozdrav, závěr, podpis a identifikační řádky jsou vycentrovány. Jedná se o preferovaný formát pro obchodní korespondenci.
Modifikovaný blokový formát je o něco méně formální než plný blok. V tomto stylu jsou datum, pozdrav, závěr, podpis a identifikační řádky zarovnány s levým okrajem, zatímco zbytek textu je odsazen.
Odsazený (nebo poloblokový) formát je méně formální než upravený blok. V tomto stylu jsou datum, pozdrav, závěr, podpis a identifikační řádky zarovnány s levým okrajem, zatímco první řádek každého odstavce je odsazen.
Neformální formát je nejméně formální z pěti stylů. V tomto stylu není žádné odsazení a datum, pozdrav, závěr, podpis a identifikační řádky jsou zarovnány s levým okrajem. Tento styl se obvykle používá pro osobní korespondenci.
Elektronický formát je variantou formátu full block. V tomto stylu jsou datum, pozdrav, závěr, podpis a identifikační řádky zarovnány s levým okrajem. Neexistují však žádná pevná pravidla pro odsazení, řádkování nebo velikost a styl písma. Tento styl se obvykle používá pro e-mailovou korespondenci.
Formát profesionálního obchodního dopisu obvykle zahrnuje hlavičku dopisu (která obsahuje jméno, adresu a kontaktní údaje odesílatele), pozdrav (který obsahuje jméno a titul příjemce), tělo dopisu (které obsahuje sdělení), pochvalný závěr (například „S pozdravem“) a podpis (který obsahuje jméno a titul odesílatele).
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože různá písma mohou být vhodná pro různé účely, firmy a publikum. Některá písma jsou však obecně považována za profesionálnější a formálnější než jiná, a proto jsou pro použití v obchodních dopisech vhodnější. Mezi tato písma patří Times New Roman, Arial a Calibri. Jsou snadno čitelná, navozují pocit autority a serióznosti a jsou vhodná pro použití v digitální i tištěné komunikaci.