Mít v kanceláři sekretářku nebo recepční může mít velký vliv na produktivitu pracoviště. Jaký je však rozdíl mezi sekretářkou a recepční? Ačkoli obě mohou hrát v kanceláři podobnou roli, klíčový rozdíl je v rozsahu úkolů, za které jsou zodpovědné. V tomto článku se budeme zabývat definicemi sekretářky a recepční, podíváme se na klíčové dovednosti potřebné pro každou z nich, uvedeme typické pracovní povinnosti sekretářky a recepční, probereme rozdíl v platu sekretářky a recepční a poskytneme tipy pro výběr mezi sekretářkou a recepční.
1. Definice sekretářky
Sekretářka je osoba odpovědná za poskytování administrativní podpory jednotlivci nebo organizaci. Patří sem úkoly, jako je psaní na stroji, archivace, pořizování poznámek, správa rozvrhu a zajišťování cest.
2. Definice recepční
Recepční je osoba odpovědná za vítání návštěvníků, vyřizování telefonátů a správu recepce organizace. Odpovídá také za sjednávání schůzek a vyřizování dotazů zákazníků.
3. Klíčové dovednosti potřebné pro sekretářku
Sekretářka by měla mít vynikající organizační, komunikační a počítačové dovednosti. Měla by být schopna vykonávat více úkolů najednou a efektivně stanovovat priority. Sekretářky by měly mít také dobré psací a rešeršní dovednosti.
4. Klíčové dovednosti potřebné pro recepční
Recepční by měla mít vynikající schopnosti v oblasti služeb zákazníkům a mezilidských vztahů. Měla by umět přátelsky a profesionálně přivítat návštěvníky. Měl by mít také dobré schopnosti řešit problémy.
5. Typické pracovní povinnosti sekretářky
K hlavním pracovním povinnostem sekretářky patří psaní na stroji, zakládání dokumentů, pořizování poznámek, vedení rozvrhu a zajišťování cest. Může být také zodpovědná za správu databází a přípravu zpráv.
6. Typické pracovní povinnosti recepční
Mezi hlavní pracovní povinnosti recepční patří vítání návštěvníků, vyřizování telefonátů, vedení recepce a sjednávání schůzek. Může být také zodpovědná za vyřizování dotazů zákazníků, plánování schůzek a objednávání kancelářských potřeb.
7. Rozdíl v platu sekretářky a recepční
Průměrný plat sekretářky je obvykle vyšší než průměrný plat recepční. Je to proto, že sekretářka má více povinností, jako je psaní na stroji, archivace a správa rozvrhu.
8. Tipy pro výběr mezi sekretářkou a recepční
Při rozhodování, zda zaměstnat sekretářku nebo recepční, zvažte úkoly, které je třeba v kanceláři splnit. Sekretářka může převzít více administrativních úkolů, zatímco recepční je vhodnější pro zákaznický servis a práci na recepci. Zvažte dovednosti najímané osoby a plat, který jste ochotni zaplatit.
Povinnosti recepční se liší v závislosti na velikosti a typu organizace, pro kterou pracuje. Mezi běžné povinnosti však patří zvedání a směrování telefonních hovorů, vítání návštěvníků, vyřizování korespondence a vedení systému plánování a archivace. Sekretářka obvykle poskytuje administrativní podporu jednotlivci nebo oddělení. Mezi běžné povinnosti patří vytváření a úprava dokumentů, vedení korespondence, plánování schůzek a vedení záznamů.
Tradiční role sekretářky se v průběhu času vyvíjela a tento titul je nyní méně obvyklý. V mnoha organizacích vykonávají funkci sekretářky administrativní asistentky nebo výkonné asistentky. Tito odborníci mají obvykle větší odpovědnost než sekretářky a mezi jejich povinnosti může patřit správa kalendářů, plánování schůzek, vyřizování korespondence a příprava zpráv. V některých případech mohou také poskytovat přímou podporu vedoucím pracovníkům a manažerům.
Recepční je obvykle považována za základní pozici a existuje mnoho pozic, které jsou vyšší než recepční. Mezi tyto pozice patří například office manager, administrativní asistent nebo výkonný asistent.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože nejlepší titul pro recepční závisí na konkrétních potřebách a cílech organizace. Mezi možné alternativy k titulu recepční však patří například zástupce zákaznického servisu, administrativní asistent nebo koordinátor recepce. Každý z těchto titulů zahrnuje hlavní povinnosti recepční, mezi které obvykle patří vítání a směrování návštěvníků, vyřizování telefonních hovorů a správa příchozí a odchozí pošty. Nakonec bude nejlepším názvem pro recepčního takový, který přesně odráží rozsah jeho povinností a odpovědností v organizaci.