Vzhledem k tomu, že organizace a týmy jsou stále více virtuální, stává se společná úprava dokumentů rychle jednou z nejdůležitějších dovedností pro úspěch. Dokumenty Google jsou výkonným nástrojem pro správu více autorů a úprav v rámci jednoho dokumentu a jednou z jeho nejužitečnějších funkcí je možnost barevného kódování autorů. Díky barevnému označení autorů v Dokumentech Google mohou týmy rychle zjistit, kdo co napsal, a podle toho provádět změny. V tomto definitivním průvodci se seznámíme se základy barevného kódování autorů v Dokumentech Google a s tím, jak tuto funkci co nejlépe využít k optimalizaci spolupráce.
Začít s barevným kódováním autorů v Dokumentech Google je jednoduché. Stačí otevřít dokument, na kterém chcete pracovat, a kliknout na tlačítko „Sdílet“ v pravém horním rohu. Tím se zobrazí seznam všech osob, které mají k dokumentu přístup, a každému autorovi můžete přiřadit barvu. Jakmile přiřadíte všechny barvy, klikněte na tlačítko „Hotovo“ a budete moci začít barevně označovat autory v dokumentu.
Při přiřazování barev autorům v Dokumentech Google je důležité zvolit takové barvy, které lze od sebe snadno odlišit. Vyvarujte se například použití dvou odstínů stejné barvy nebo barev, které mají blízký odstín. Nejlepší je zvolit barvy, které jsou na barevném kruhu protilehlé, například modrou a žlutou, aby písmo autorů jasně vyniklo.
Jakmile jste vybrali barvy pro jednotlivé autory, je čas je přiřadit. To provedete tak, že vyberete text, který chcete přiřadit autorovi, a klepnete na tlačítko „Barva textu“ na horním panelu nástrojů. Budete si moci vybrat z barev, které jste přiřadili jednotlivým autorům, a každý vybraný text získá danou barvu. K jednomu bloku textu je také možné přiřadit více autorů, a to tak, že vyberete text a každému autorovi přiřadíte jinou barvu.
Díky barevnému kódování lze snadno sledovat, kdo co napsal. Pokud najedete na určitý blok textu, zobrazí se vedle něj barva jména autora. Snadno tak zjistíte, kdo co napsal, a je to užitečné zejména tehdy, když na jednom dokumentu pracuje více autorů.
Barevné kódování autorů v Dokumentech Google je skvělý způsob, jak si udržet pořádek a zajistit, aby všichni měli stejný přehled. Usnadňuje to také kontrolu změn a přehled o tom, kdo jaké úpravy provádí. Abyste tuto funkci co nejlépe využili, měly by týmy dbát na přiřazení barev všem autorům a používat funkci barevného kódování konzistentně v celém dokumentu.
Pokud potřebujete provést změny u barevně označeného autora, můžete tak učinit výběrem textu a následným kliknutím na tlačítko „Barva textu“ na horním panelu nástrojů. Odtud můžete pro text autora vybrat jinou barvu nebo můžete textu přiřadit nového autora.
Pokud máte potíže s barevným kódováním autorů v Dokumentech Google, můžete vyzkoušet několik věcí. Nejprve se ujistěte, že všem autorům byla přiřazena barva a že jsou barvy správně nastaveny. Pokud se barvy stále nezobrazují, zkuste restartovat dokument nebo prohlížeč.
Jakmile zvládnete základy barevného kódování autorů v Dokumentech Google, můžete začít optimalizovat spolupráci. Zvažte vytvoření barevného schématu pro různé typy úprav nebo použití značek pro označení, který autor je zodpovědný za konkrétní úpravu. Díky tomu bude ještě snazší sledovat, kdo co napsal, a podle toho provádět změny.
Dodržováním těchto tipů a zvládnutím umění barevného označování autorů v Dokumentech Google mohou týmy rychle a efektivně spolupracovat na dokumentech a maximálně využít svůj čas. S trochou cviku a správnými nástroji může být společná editace hračkou.
Existuje několik způsobů, jak zjistit, kdo co v Dokumentech Google napsal. Jedním ze způsobů je podívat se na historii revizí. To provedete tak, že přejdete do nabídky Soubor > Zobrazit historii revizí. Zobrazí se seznam všech úprav, které byly v dokumentu provedeny, spolu s datem a časem každé úpravy a jménem osoby, která úpravu provedla.
Dalším způsobem, jak zjistit, kdo co napsal, je podívat se na komentáře. Za tímto účelem přejděte na kartu Komentáře v pravé části obrazovky. Zde se zobrazí seznam všech komentářů, které byly k dokumentu vloženy, spolu se jménem osoby, která jednotlivé komentáře vložila.
Nakonec můžete zjistit, kdo co napsal, také podle nastavení sdílení dokumentu. To provedete tak, že přejdete do nabídky Soubor > Sdílet. Zobrazí se seznam všech osob, které mají k dokumentu přístup, spolu s jejich rolemi (např. vlastník, editor, prohlížeč).