Jaké záznamy se uchovávají po ukončení pracovního poměru zaměstnance?
Zaměstnavatelé mohou uchovávat záznamy týkající se ukončeného zaměstnance po ukončení pracovního poměru z různých důvodů. Může se jednat o údaje, jako jsou informace o platu, hodnocení výkonnosti, pojistné události a další. Je důležité pochopit, které záznamy se uchovávají, aby zaměstnavatelé věděli, co mohou očekávat, když zaměstnanec již ve společnosti nepracuje.
Pokud jde o vedení záznamů o zaměstnancích, existují pro zaměstnavatele právní požadavky. V závislosti na velikosti podniku a typu vedených záznamů mohou mít zaměstnavatelé povinnost uchovávat záznamy o zaměstnancích po stanovenou dobu nebo až do odchodu zaměstnance do důchodu.
Doba, po kterou zaměstnavatelé uchovávají záznamy o zaměstnancích, se může lišit v závislosti na typu záznamu. Obecně platí, že zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat záznamy minimálně po dobu jednoho roku od ukončení pracovního poměru, ale tato doba se může značně lišit v závislosti na typu záznamu a zákonech v příslušné jurisdikci.
Po uplynutí požadované doby musí zaměstnavatelé zajistit bezpečné zničení nebo archivaci záznamů o zaměstnancích. To je důležité pro zajištění toho, aby osobní údaje zaměstnance nebyly přístupné nikomu, kdo by je chtěl zneužít.
Vedení záznamů o zaměstnancích může být pro zaměstnavatele přínosné několika způsoby. Zaměstnavatelé mohou tyto informace využít při rozhodování o novém zaměstnání nebo povýšení a lze je také použít ke sledování pokroku zaměstnance v průběhu času. Kromě toho může zaměstnavatelům pomoci bránit se proti případným žalobám nebo jiným právním nárokům.
Pokud zaměstnavatelé nevedou evidenci zaměstnanců, mohou se vystavit právním rizikům. Pokud například zaměstnavatel nemá přístup k záznamům, které by mohly prokázat diskriminaci nebo neoprávněné propuštění, může být obtížné bránit se žalobě. Bez záznamů o zaměstnancích navíc zaměstnavatelé nemusí být schopni sledovat výkonnost a pokrok zaměstnance.
Existuje několik osvědčených postupů, které by zaměstnavatelé měli dodržovat, pokud jde o uchovávání záznamů o zaměstnancích. Zaměstnavatelé by měli vytvořit písemné zásady, které popisují jejich postupy pro uchovávání záznamů zaměstnanců, a ujistit se, že zaměstnanci jsou s těmito zásadami seznámeni. Kromě toho by zaměstnavatelé měli zajistit bezpečné uložení záznamů o zaměstnancích a jejich aktualizaci.
Zaměstnavatelé by měli zajistit přesnost záznamů o zaměstnancích tím, že je budou pravidelně kontrolovat a v případě potřeby aktualizovat. Kromě toho by zaměstnavatelé měli zajistit aktuálnost všech osobních spisů a dalších záznamů o zaměstnancích.
Pokud zaměstnavatelé řádně neuchovávají záznamy o zaměstnancích, mohou čelit právním důsledkům. Zaměstnavatelům mohou být například uloženy pokuty nebo sankce za neuchovávání záznamů o zaměstnancích po požadovanou dobu. Kromě toho mohou být zaměstnavatelé odpovědní za případné škody způsobené neuchováváním záznamů o zaměstnancích.
Existuje několik různých typů personálních záznamů, které je třeba uchovávat po dobu 7 let:
1. Zdravotní záznamy zaměstnance – měly by být uchovávány v důvěrné složce oddělené od osobního spisu zaměstnance.
2. Hodnocení výkonu zaměstnance – měla by být uchovávána v osobním spise zaměstnance.
3. Záznamy o kázni zaměstnance – měly by být uchovávány v osobním spise zaměstnance.
4. Záznamy o dovolené zaměstnance – měly by být vedeny v osobním spise zaměstnance.
5. Záznamy o zaměstnaneckých výhodách – měly by být vedeny v osobním spise zaměstnance.
6. Záznamy o mzdách zaměstnanců – měly by být uloženy v osobním spise zaměstnance.
7. Daňová evidence zaměstnanců – měla by být uložena v osobním spise zaměstnance.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože to závisí na zásadách a postupech konkrétní společnosti. Obecně však platí, že staré spisy zaměstnanců lze zničit, jakmile již nejsou potřebné pro obchodní účely. To může být po uplynutí určité doby nebo po ukončení pracovního poměru či odchodu zaměstnance do důchodu.
Při ukončení činnosti společnosti se záznamy o zaměstnancích obvykle archivují. To znamená, že záznamy jsou uloženy na bezpečném místě, ale nejsou aktivně používány ani zpřístupněny. Záznamy mohou být v budoucnu v případě potřeby zpřístupněny, ale obvykle se každodenně nepoužívají.
Při odpovědi na tuto otázku je třeba zvážit několik věcí. Zaprvé je důležité si uvědomit, že ve Spojených státech je zaměstnavatelům obecně povoleno zveřejňovat informace o pracovním výkonu bývalého zaměstnance. To znamená, že bývalý zaměstnavatel může potenciálnímu zaměstnavateli sdělit, že zaměstnanec byl propuštěn. Z tohoto pravidla však existují určité výjimky. Například některé státy mají zákony, které chrání zaměstnance před diskriminací na základě jejich pracovní minulosti. V těchto státech zaměstnavatel nesmí sdělit informace o propuštění zaměstnance, pokud by to vedlo k diskriminaci zaměstnance. Kromě toho mají někteří zaměstnavatelé zásady, které jim brání zveřejnit informace o propuštění zaměstnance. Nakonec je důležité poznamenat, že i když zaměstnavatel může zveřejnit informace o propuštění zaměstnance, musí být zveřejněné informace přesné. Pokud zaměstnavatel uvede nepravdivá nebo zavádějící prohlášení o bývalém zaměstnanci, může mít zaměstnanec důvod k žalobě pro pomluvu.