Představení se potenciálnímu zaměstnavateli nebo obchodnímu partnerovi může být náročné, ale vytvoření dokonalého úvodního obchodního dopisu nemusí být výzvou. Znalost základů psaní obchodního dopisu vám pomůže udělat skvělý první dojem a připraví vás na úspěch.
1. Analýza vašeho publika: Než začnete psát úvodní dopis, zvažte, komu a proč píšete. Zvažte kontext dopisu a cíle, kterých se snažíte dosáhnout. To vám pomůže určit typ tónu, který byste měli při tvorbě dopisu použít.
2. Vytvoření vhodného tónu: Při psaní obchodního dopisu je důležité zachovat profesionální a zdvořilý jazyk. Vyvarujte se používání slangu a dbejte na správnou gramatiku. Váš tón by měl zůstat přiměřený a konverzační, ale stále profesionální.
3. Určení zamýšleného cíle: Zvažte, čeho chcete obchodním dopisem dosáhnout. Představujete se, předkládáte návrh nebo reagujete na žádost? Znalost vašeho cíle vám pomůže vytvořit dokonalý úvodní dopis.
4. Vytvoření jasného a stručného úvodu: Váš úvod by měl být jasný a stručný a měl by obsahovat stručný přehled vašeho dopisu. Nezapomeňte uvést své jméno a účel dopisu.
5. Použití vhodného pozdravu: V závislosti na kontextu vašeho dopisu a na vašem vztahu k příjemci budete muset zvolit vhodný pozdrav. Formální pozdrav, například „Vážený pane nebo paní“, je vhodný pro většinu obchodních dopisů, ale pokud příjemce znáte, je vhodnější pozdrav „Vážený [jméno]“.
6. Správné strukturování úvodu: Struktura vašeho úvodu by měla odpovídat standardní struktuře pěti odstavců. Začněte hlavním bodem vašeho dopisu, po kterém následují podpůrné body a závěr.
7. Uvádění nezbytných podrobností: V závislosti na účelu dopisu může být nutné uvést další podrobnosti, například kontaktní údaje, relevantní data nebo jiné důležité údaje. Nezapomeňte uvést všechny informace, které by příjemce mohl potřebovat vědět.
8. Přidání osobního přístupu: Přidání osobního přístupu může pomoci vašemu dopisu vystoupit z davu. Zvažte přidání krátké anekdoty nebo osobního příběhu, který pomůže příjemci lépe pochopit váš záměr.
9. Korektura pro profesionální závěr: Než dopis odešlete, nezapomeňte jej zkontrolovat, zda neobsahuje překlepy nebo gramatické chyby. Přečtěte si dopis nahlas, abyste se ujistili, že zní tak, jak jste zamýšleli.
Dodržováním těchto tipů můžete vytvořit dokonalý úvodní obchodní dopis, který udělá skvělý první dojem a připraví vás na úspěch.
Při představování v obchodním dopise je důležité pamatovat na formální tón. Při oslovování byste měli vždy používat celá jména a tituly a vyvarovat se neformálního jazyka. Při představování je také důležité být jasný a stručný; to znamená vyvarovat se jakýchkoli průpovídek nebo zdvořilostí, které by mohly odvádět pozornost od účelu dopisu.
Vážený _________,
Děkujeme Vám za Váš _________. Vážím si Vašeho ___________.
S pozdravem,
_________
Dobrý úvod dopisu obvykle poskytne čtenáři několik základních informací o odesílateli a účelu dopisu. V úvodu může být například uvedeno jméno odesílatele, jeho pozice a společnost a také konkrétní důvod, proč dopis píše. Tyto informace pomohou čtenáři pochopit kontext dopisu a snáze sledovat jeho obsah. Dobrý úvod bude navíc jasný a stručný, aby čtenář neztrácel čas zbytečnými informacemi.
Existuje několik různých způsobů, jak otevřít formální dopis, v závislosti na účelu dopisu. V případě dopisu s dotazem můžete říci: „Píši vám, abych se zeptal na…“ nebo „Mám zájem zjistit více informací o…“. V případě stížnostního dopisu můžete říci „Píši, abych si stěžoval na…“. V případě dopisu s gratulací můžete říci „Gratuluji k…“. A v případě dopisu vyjadřujícího soustrast můžete říci „Je mi líto, že…“. Ať už je účel dopisu jakýkoli, vždy je slušné začít zdvořilým úvodním slovem.
Dobrý úvod pro firmu je takový, který je stručný, jasný a věcný. Měl by uvádět název podniku, jeho účel a jeho hlavní produkty nebo služby. Měl by také obsahovat stručnou informaci o historii podniku a jeho současném stavu.