Podrobný průvodce zanecháváním a odpovídáním na obchodní telefonní zprávy
V dnešním obchodním světě jsou telefonní zprávy stále klíčovou součástí komunikace. Pro zajištění úspěchu v jakémkoli odvětví je nezbytné pochopit, jak správně zanechávat obchodní zprávy a reagovat na ně.
Při zanechávání obchodních telefonních zpráv nebo odpovídání na ně je důležité znát různé typy zpráv. Nejběžnějším typem zpráv jsou hlasové zprávy, ale je možné přijímat také textové zprávy, e-maily a dokonce i automatické zprávy. Každý typ zprávy vyžaduje jiný přístup při odpovídání.
Při zanechávání profesionální telefonní zprávy je důležité, aby byla krátká a výstižná. Nezapomeňte jasně uvést jméno osoby nebo firmy, kterou se snažíte kontaktovat, a důvod hovoru. To pomůže zajistit, aby příjemce přesně věděl, proč voláte.
Při zanechávání zprávy pro zpětné volání je důležité dbát na to, aby byla jasná a účinná. Uveďte své jméno, účel hovoru a výzvu k akci. Pokud například voláte za účelem sjednání schůzky, uveďte navrhované datum a čas a požádejte příjemce o potvrzení.
Při odpovídání na obchodní telefonické zprávy je důležité reagovat včas. Tím příjemci ukážete, že jste profesionální a organizovaní. Snažte se reagovat do 24 hodin na hlasové zprávy a ještě dříve na textové zprávy a e-maily.
Ačkoli pro všechny typy obchodních zpráv platí stejná obecná pravidla, existují určité rozdíly ve způsobu odpovídání na hlasové zprávy oproti textovým zprávám a e-mailům. U hlasových zpráv je důležité mluvit jasně a dbát na to, aby byla zpráva stručná. Texty a e-maily mohou být podrobnější, protože se k nim lze snáze vracet.
Při odpovídání na obchodní telefonní zprávy je důležité brát ohled na soukromí příjemce. Ujistěte se, že veškeré informace, které sdělujete, jsou důvěrné. Kromě toho je důležité zajistit, aby veškeré citlivé informace byly zasílány zabezpečeným kanálem, například zabezpečeným e-mailem.
Při vyřizování více hovorů nebo zpráv najednou je důležité stanovit jejich priority. Nejprve reagujte na nejnaléhavější zprávy a ostatní se snažte vyřídit v pořadí podle důležitosti. To pomůže zajistit, že na všechny zprávy bude reagováno včas.
V některých případech může být výhodné použít k odpovídání na obchodní telefonní zprávy automatizovaný systém. To může pomoci ušetřit čas a zajistit, že na všechny zprávy bude reagováno rychle a profesionálně.
Pro zajištění úspěchu v jakémkoli odvětví je nezbytné procvičovat a zlepšovat reakce na telefonické zprávy. Zvažte možnost nahrávání sebe sama při zanechávání a odpovídání na zprávy, abyste mohli identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. To vám pomůže stát se profesionálnějšími a organizovanějšími při zanechávání a odpovídání na obchodní telefonní zprávy.
V závislosti na vašem telefonním systému můžete hlasovou zprávu vrátit několika různými způsoby. Jedním ze způsobů je jednoduše vytočit číslo, které se zobrazí na ID volajícího. Tím se spojíte přímo se systémem hlasové schránky. Dalším způsobem je vytočení čísla *69, které vás rovněž přepojí do systému hlasové pošty. Do hlasové schránky se obvykle dostanete také stisknutím tlačítka na telefonu, které je obvykle označeno slovem „hlasová schránka“ nebo ikonou obálky. Po připojení k systému hlasové pošty budete obvykle vyzváni k zadání čísla hlasové schránky, do které chcete přistupovat. Obvykle to bude vaše vlastní telefonní číslo. Po zadání čísla hlasové schránky budete obvykle vyzváni k zadání hesla. Po zadání hesla budete moci poslouchat všechny nové hlasové zprávy, které vám byly zanechány.
Chcete-li vrátit hovor na svém kancelářském telefonu, jednoduše vytočte číslo osoby, které se snažíte dovolat. Pokud používáte pevnou linku, musíte vytočit číslo 1, po kterém následuje směrové číslo a sedmimístné telefonní číslo. Pokud používáte mobilní telefon, musíte vytočit desetimístné telefonní číslo.
Když odpovídáte na obchodní hovor, je slušné začít představením sebe a společnosti, pro kterou pracujete. Poté byste měli uvést důvod svého hovoru a omluvit se, pokud jste volali v nevhodnou dobu. Je také slušné poděkovat osobě za její čas.