Vedení přesných záznamů o transakcích s drobnou hotovostí je důležitou součástí chodu každého podniku. Je důležité pochopit základní principy odsouhlasování drobné hotovosti, abyste mohli správně spravovat a sledovat drobné peněžní transakce. Odsouhlasení drobné hotovosti je proces porovnání celkové částky hotovosti v pokladně s částkou hotovosti v evidenci. Zahrnuje odsouhlasení transakcí, které byly zaznamenány na účtu drobné hotovosti, a zajišťuje, že transakce jsou přesné a aktuální.
Je nezbytné mít zavedeny jasné postupy a pokyny pro odsouhlasení drobné hotovosti. Měli byste mít stanovenou částku drobné hotovosti pro každou transakci a konkrétní postupy pro evidenci každé transakce. Měli byste také sledovat celkovou výši drobné hotovosti v pokladně a výši hotovosti, která je k dispozici pro každou transakci. Stanovení jasných postupů a pokynů vám pomůže přesně sledovat drobné hotovostní transakce.
Všechny drobné hotovostní transakce by měly být zaznamenány v účetní knize nebo účetním systému. To vám pomůže sledovat celkovou výši hotovosti v pokladně i výši hotovosti, která je k dispozici pro jednotlivé transakce. Je důležité zaznamenávat každou transakci přesně a včas, abyste mohli přesně sledovat celkovou výši hotovosti v pokladně.
Je důležité sledovat všechny drobné výdaje v hotovosti. To vám pomůže zajistit, aby všechny transakce byly přesně zaznamenány a sledovány. Měli byste také zajistit, aby byly všechny transakce řádně schváleny a aby byly všechny účtenky a faktury uchovány pro budoucí použití.
Po zaznamenání všech transakcí je důležité odsouhlasit celkovou výši hotovosti v pokladně s výší evidované hotovosti. To vám pomůže zajistit, aby všechny transakce byly přesné a aktuální. Měli byste také zajistit, aby všechny příjmy a výdaje byly řádně vyrovnány a aby všechny nesrovnalosti byly prošetřeny a vyřešeny.
Pokud se při odsouhlasování drobné hotovosti objeví nesrovnalosti, je důležité prošetřit jejich příčinu. To vám pomůže identifikovat případné chyby nebo nesrovnalosti v zaznamenaných transakcích. Měli byste také prozkoumat případné nesrovnalosti v částce hotovosti v pokladně oproti částce hotovosti v evidenci.
Pokud se v odsouhlasení drobné hotovosti objeví nesrovnalosti nebo nesrovnalosti, je důležité spolupracovat s auditorem při ověřování zůstatků. Auditor přezkoumá transakce a prošetří všechny vzniklé nesrovnalosti. Pomůže vám tak zajistit, aby všechny transakce byly přesné a aktuální.
Po prošetření a vyřešení všech nesrovnalostí a nesrovnalostí je důležité dokončit odsouhlasení drobné hotovosti. To vám pomůže zajistit, že všechny transakce jsou přesné a aktuální. Je také důležité zdokumentovat všechny transakce, aby bylo možné se na ně v budoucnu snadno odvolat.
Chcete-li sladit drobnou hotovost v aplikaci Quickbooks, musíte:
1. Přejděte do nabídky Firma a vyberte možnost Provést zápisy do obecného deníku
2. Přejděte do nabídky Firma a vyberte možnost Provést zápisy do obecného deníku. Do pole Datum zadejte datum odsouhlasení
3. V prvním řádku záznamu v deníku vyberte z rozbalovací nabídky Účet drobnou hotovost
4. Do sloupce Na vrub účtu zadejte částku hotovosti v pokladně
5. Ve druhém řádku záznamu v deníku vyberte z rozbalovací nabídky Účet drobnou hotovost, kterou chcete doplnit
6. V prvním řádku záznamu v deníku vyberte z rozbalovací nabídky Účet drobnou hotovost, kterou chcete doplnit. Do sloupce Kredit zadejte částku hotovosti, kterou si přejete doplnit
7. Uložte a zavřete zápis do deníku
Odsouhlasení hotovosti je proces porovnání zůstatku hotovosti podle účetnictví se skutečným stavem hotovosti v pokladně. Provádí se proto, aby se zajistilo, že oba zůstatky souhlasí, a aby se opravily případné nesrovnalosti.
Například řekněme, že zůstatek hotovosti podle účetních knih je 5 000 USD, ale skutečná hotovost v pokladně je 4 700 USD. To znamená, že existuje nesrovnalost ve výši 300 USD, kterou je třeba prošetřit. Proces odsouhlasení by pomohl identifikovat příčinu nesrovnalosti a určit, jak ji napravit.
Odsouhlasení pokladních míst (POS) je proces porovnávání tržeb, které byly zpracovány prostřednictvím pokladního systému, s odpovídajícími bankovními vklady. Provádí se proto, aby se zajistilo, že všechny tržby byly řádně zaúčtovány a že vklady přesně odrážejí uskutečněné tržby.
Drobnou hotovost byste měli odsouhlasovat alespoň jednou měsíčně, v případě velkého množství transakcí i častěji. Pro odsouhlasení je třeba sečíst všechny příjmy za daný měsíc a porovnat tento součet se zůstatkem na účtu drobných peněz. Pokud se objeví nějaké nesrovnalosti, budete muset zjistit, kde se stala chyba, a opravit ji.