Organizační grafy jsou mocným nástrojem pro vizualizaci a pochopení struktury a hierarchie společnosti. Poskytují snadno pochopitelné vizuální znázornění struktury organizace a umožňují zúčastněným stranám rychle pochopit vztahy mezi jednotlivými týmy, odděleními a jednotlivci. Navrhnout krásné organizační schéma, které je přesné a zároveň vizuálně přitažlivé, je proto pro každou firmu zásadním úkolem. V této příručce vám krok za krokem představíme, jak vytvořit krásné organizační schéma, od shromáždění potřebných informací až po udržování schématu v průběhu času.
1. Pochopení základů organizačních schémat: Co jsou a proč jsou důležité
Organizační schémata jsou diagramy, které znázorňují vztahy mezi různými lidmi a týmy v organizaci. Nejběžnějším typem organizačního diagramu je hierarchický diagram, který znázorňuje strukturu společnosti, přičemž nejvýše postavení členové jsou nahoře a nejníže postavení členové dole. Organizační schémata jsou důležitým nástrojem pro komunikaci a porozumění, protože poskytují ucelený přehled o struktuře společnosti a vztazích mezi jednotlivci.
2. Příprava na vytvoření organizačního schématu:
Prvním krokem při vytváření organizačního schématu je shromáždění potřebných informací. Patří sem jména a tituly osob v organizaci a také struktura a hierarchie týmů a oddělení. Při shromažďování těchto informací je důležité zajistit, aby byly přesné a aktuální. Kromě toho je užitečné uvést veškeré další informace, které by mohly být užitečné pro pochopení struktury společnosti, jako jsou popisy pracovních míst nebo kontaktní informace.
3. Výběr nejlepšího softwaru pro tvorbu organizační struktury
Po shromáždění potřebných informací je dalším krokem výběr nejlepšího softwaru pro tvorbu organizační struktury. K dispozici je celá řada programů, které jsou určeny speciálně pro tvorbu organizačních schémat, například Microsoft Visio a SmartDraw. Tyto programy se snadno používají a poskytují řadu funkcí a možností přizpůsobení, které pomohou vytvořit krásnou organizační schéma.
4. Vytvoření vizuální hierarchie:
Organizační schémata jsou vizuálním znázorněním struktury společnosti, proto je důležité vytvořit vizuální hierarchii, která přesně odráží vztahy mezi jednotlivci a týmy. Toho lze dosáhnout přidáním čar, rámečků a šipek do grafu, které propojí různé osoby a týmy. Při vytváření vizuální hierarchie je důležité zajistit, aby byla přesná a snadno pochopitelná.
5. Tvorba poutavého organizačního schématu pomocí barev a písma
Tvorba vizuálně přitažlivého organizačního schématu je zásadní pro zapůsobení. Použití barev a písem může pomoci učinit schéma poutavějším a srozumitelnějším. Různé barvy lze například použít k odlišení různých týmů nebo oddělení, zatímco tučným písmem lze zvýraznit důležité informace.
6. Zlepšení čitelnosti: Kromě barev a písem lze ke zlepšení čitelnosti grafu použít i štítky, symboly a ikony. Štítky lze použít k pojmenování různých osob nebo týmů, zatímco symboly a ikony lze použít k znázornění různých rolí nebo vztahů. To může přispět k tomu, aby byl graf pro publikum srozumitelnější.
7. Zajištění přesnosti a konzistence grafu
Jakmile je graf navržen, je důležité zajistit, aby byl přesný a konzistentní. To znamená překontrolovat informace a zajistit, aby vizuální hierarchie přesně odrážela strukturu organizace. Kromě toho je důležité zajistit, aby prvky návrhu byly v celém grafu konzistentní.
8. Předání finálního schématu publiku
Po vytvoření organizačního schématu a ověření jeho přesnosti a konzistence je čas předat finální schéma publiku. To lze provést vytištěním grafu nebo jeho sdílením v digitální podobě.
9. Udržování schématu v průběhu času a aktualizace podle potřeby
Organizační schémata by měla být pravidelně aktualizována, aby byla zajištěna jejich přesnost a zachována aktuálnost. S tím, jak se struktura společnosti vyvíjí, je důležité schéma odpovídajícím způsobem aktualizovat. Kromě toho by měly být aktualizovány i veškeré změny konstrukčních prvků, aby byla zajištěna konzistence.
Existují čtyři typy organizačních schémat: funkční, divizní, maticové a ploché.
Funkční organizační schéma je nejběžnějším typem organizačního schématu. Obvykle se používá ve velkých organizacích a zobrazuje vztahy mezi různými funkcemi v rámci organizace, jako je marketing, prodej, finance a výroba.
Divizní organizační schéma se používá v organizacích, které jsou strukturovány podle produktů, geografických oblastí nebo trhů. Tento typ organizačního schématu zobrazuje různé divize v rámci organizace a vztahy mezi nimi.
Maticové organizační schéma se používá v organizacích, které mají složitou strukturu a potřebují zobrazit vztahy mezi různými funkcemi a divizemi. Tento typ organizačního schématu může být užitečný při identifikaci oblastí organizace, které je třeba zlepšit.
Ploché organizační schéma se používá v organizacích, které mají velmi plochou strukturu. Tento typ organizačního schématu zobrazuje všechny zaměstnance v organizaci a vztahy mezi nimi.