Sloučení pošty je skvělý způsob, jak rychle a snadno posílat personalizované zprávy velkému počtu lidí. Aplikace Microsoft Outlook 2010 poskytuje výkonný nástroj pro slučování pošty, který uživatelům umožňuje rychle a snadno připojit informace pro slučování pošty z tabulky aplikace Excel přímo do aplikace Outlook. V tomto obsáhlém průvodci vás provedeme kroky potřebnými k úspěšnému sloučení pošty z aplikace Excel do aplikace Outlook 2010.
Prvním krokem při slučování pošty je příprava tabulky aplikace Excel s údaji, které chcete sloučit do aplikace Outlook. To zahrnuje sloupce pro osobní údaje, jako jsou jména a adresy, a také další údaje, které chcete zahrnout. Než přejdete k dalšímu kroku, nezapomeňte tabulku uložit.
Jakmile je tabulka aplikace Excel připravena, je čas ji připojit k aplikaci Outlook. Za tímto účelem otevřete Průvodce sloučením pošty aplikace Outlook 2010 a vyberte možnost „Použít existující seznam“. Poté přejděte na svou tabulku Excel a vyberte ji.
Dalším krokem je výběr konkrétních dat, která chcete sloučit do aplikace Outlook. Můžete vybrat jednotlivé sloupce nebo vybrat všechna data v tabulce. Jakmile provedete výběr, klikněte na tlačítko „Další“.
Nyní je čas nastavit šablonu pro sloučení pošty v aplikaci Outlook. Tato šablona bude obsahovat text a další formátování, které budou použity pro každou e-mailovou zprávu. Do šablony můžete napsat nebo vložit svůj text a přizpůsobit jej podle potřeby.
Před odesláním sloučení pošty je důležité zobrazit náhled výsledků, abyste se ujistili, že vše vypadá tak, jak má. To provedete klepnutím na tlačítko „Náhled výsledků“ v Průvodci sloučením pošty. Tím získáte náhled na to, jak budou vaše zprávy vypadat.
Jakmile jste si prohlédli náhled výsledků a vše vypadá dobře, můžete sloučení pošty odeslat. To provedete klepnutím na tlačítko „Odeslat e-mailové zprávy“ v Průvodci sloučením pošty. Poté budete vyzváni k zadání e-mailových adres, na které chcete zprávy odeslat.
Posledním krokem procesu sloučení pošty je jeho dokončení. To provedete klepnutím na tlačítko „Dokončit“ v Průvodci sloučením pošty. Tím se sloučení pošty dokončí a zprávy se odešlou na zadané e-mailové adresy.
Pokud během procesu slučování pošty narazíte na nějaké problémy, můžete vyzkoušet několik tipů pro jejich řešení. Nejprve zkontrolujte, zda je tabulka aplikace Excel správně naformátována a obsahuje všechny potřebné údaje. Poté se ujistěte, že pro sloučení pošty vybíráte správná data. Nakonec je dobré si před odesláním zpráv prohlédnout výsledky a ujistit se, že vše vypadá tak, jak má.
Dodržením výše uvedených kroků byste měli být schopni úspěšně sloučit poštu z aplikace Excel do aplikace Outlook 2010. Pomocí tohoto výkonného nástroje můžete snadno a rychle odesílat personalizované zprávy velkému počtu lidí.
Chcete-li odeslat hromadný e-mail v aplikaci Outlook 2010, musíte nejprve vytvořit skupinu kontaktů. To provedete tak, že na navigačním panelu kliknete na kartu „Kontakty“ a poté na tlačítko „Nový“ na pásu karet. V okně „Nová skupina kontaktů“ dejte skupině kontaktů název a klikněte na tlačítko „OK“.
Dále do skupiny kontaktů přidejte kontakty. To provedete kliknutím na tlačítko „Vybrat členy“ v části „Členové“ v okně „Nová skupina kontaktů“. V okně „Vybrat členy“ můžete přidat kontakty ze seznamu kontaktů, skupiny kontaktů aplikace Outlook nebo poštovního seznamu. Po přidání všech kontaktů, které chcete zahrnout do hromadného e-mailu, klikněte na tlačítko „OK“.
Nyní, když jste vytvořili skupinu kontaktů, můžete ji použít k odeslání hromadného e-mailu. To provedete kliknutím na tlačítko „Nový e-mail“ na pásu karet. Do pole „Komu“ zadejte název skupiny kontaktů. Poté sestavte e-mail a klikněte na tlačítko „Odeslat“.
Mailing merge je proces kombinování dat z databáze nebo tabulky do předem napsaného formuláře nebo dokumentu. Data lze sloučit do e-mailu, wordovského dokumentu nebo souboru PDF.
Chcete-li provést mail merge z aplikace Excel do e-mailu, musíte mít data nastavena v tabulce aplikace Excel. Tabulka by měla obsahovat sloupce pro všechny informace, které chcete do e-mailu zahrnout, například jméno příjemce, e-mailovou adresu a další personalizační informace.
Po nastavení údajů v aplikaci Excel můžete k vytvoření e-mailu použít nástroj pro sloučení pošty. Nástroje pro sloučení pošty vám umožní vložit do šablony e-mailu pole pro sloučení. Tato pole budou při odeslání e-mailu nahrazena odpovídajícími informacemi z tabulky aplikace Excel.
Existuje několik různých nástrojů pro sloučení pošty, které můžete použít. Microsoft Word má vestavěný nástroj pro sloučení pošty nebo můžete použít nástroj třetí strany, například Mail Merge for Gmail.
Chcete-li odeslat hromadný e-mail z aplikace Outlook pomocí aplikace Excel s přílohou, postupujte podle následujících kroků:
1. V sešitě aplikace Excel vyberte buňky obsahující e-mailové adresy, které chcete použít.
2. Na kartě Domů klepněte ve skupině Schránka na tlačítko Kopírovat.
3. Otevřete novou zprávu v aplikaci Outlook.
4. Na kartě Zpráva klikněte ve skupině Zahrnout na tlačítko Připojit soubor.
5. V dialogovém okně Vložit soubor vyhledejte sešit aplikace Excel, ze kterého jste zkopírovali e-mailové adresy, a klikněte na něj a poté na tlačítko Vložit.
6. Do těla zprávy napište zprávu, kterou chcete odeslat.
7. Chcete-li zprávu odeslat, klepněte na kartě Zpráva ve skupině Odeslat na tlačítko Odeslat.