Výhody používání standardních šablon e-mailových odpovědí
Komplexní průvodce aplikací Outlook 2010 pro nastavení standardních šablon e-mailových odpovědí
Úvod do standardních šablon e-mailových odpovědí aplikace Outlook 2010
Aplikace Outlook 2010 je výkonný program pro správu elektronické pošty pro majitele firem, podnikatele i jednotlivce, kteří potřebují mít svou komunikaci uspořádanou. Jednou z jeho nejužitečnějších funkcí je možnost vytvářet „standardní šablony e-mailových odpovědí“. Tyto šablony umožňují uživatelům rychle odesílat předem určené zprávy jako odpověď na e-maily, aniž by museli pokaždé vypisovat celou zprávu. Standardní šablony e-mailových odpovědí mohou ušetřit čas a úsilí a pomáhají zajistit, aby vaše e-maily byly konzistentní a profesionální.
Výhody používání standardních šablon e-mailových odpovědí
Standardní šablony e-mailových odpovědí poskytují řadu výhod. Za prvé vám mohou pomoci ušetřit čas a úsilí tím, že vám umožní rychle odpovídat na e-maily s předem určenou zprávou. Kromě toho vám mohou pomoci udržet profesionální standardy tím, že zajistí, aby všechny vaše e-maily byly psány stejným stylem a tónem. A konečně, standardní šablony e-mailových odpovědí mohou pomoci zajistit, aby nebyly přehlédnuty důležité detaily, protože každá zpráva je předem pečlivě sestavena.
Jak vytvořit standardní šablonu e-mailové odpovědi
Vytvoření standardní šablony e-mailové odpovědi je poměrně jednoduché. Stačí v aplikaci Outlook 2010 sestavit zprávu a poté ji uložit jako šablonu. To provedete klepnutím na nabídku „Soubor“ a výběrem možnosti „Uložit jako“. Tam můžete z rozevírací nabídky vybrat možnost „Šablona aplikace Outlook“ a šablonu pojmenovat.
Nastavení standardní šablony e-mailové odpovědi
Po vytvoření standardní šablony e-mailové odpovědi ji můžete nastavit k použití. Za tímto účelem otevřete v aplikaci Outlook 2010 „Průvodce pravidly“ a vyberte možnost „Vytvořit pravidlo“. Zde můžete zvolit podmínky, které spustí odeslání šablony, například přítomnost určitých slov nebo frází v předmětu. Můžete také zvolit akci, která nastane při splnění podmínek, například odeslání šablony.
Tipy pro přizpůsobení standardní šablony e-mailové odpovědi
Při vytváření a nastavování standardní šablony e-mailové odpovědi existuje několik tipů, které mohou pomoci zajistit, aby efektivně plnila svůj účel. Za prvé je důležité zajistit, aby šablona byla napsána profesionálním způsobem. Dále se ujistěte, že je šablona napsána tak, aby byla snadno čitelná a srozumitelná. A nakonec můžete zvážit přidání možností personalizace, například jména příjemce, do šablony.
Přidání textu do standardní šablony e-mailové odpovědi
Po nastavení standardní šablony e-mailové odpovědi do ní můžete přidat text. To lze provést jednoduchým zadáním požadovaného textu do šablony. Kromě toho můžete také použít možnosti formátování, jako je tučné písmo, kurzíva a podtržení, abyste zdůraznili určitá slova nebo fráze. Pomocí okna „Písmo“ můžete také změnit písmo a velikost písma textu v šabloně.
Jak vkládat obrázky do standardních šablon e-mailových odpovědí
Kromě přidání textu můžete do standardní šablony e-mailové odpovědi vložit také obrázky. Za tímto účelem jednoduše klikněte na nabídku „Vložit“ a poté vyberte možnost „Obrázek“. Odtud můžete vyhledat požadovaný obrázek a vložit jej do šablony.
Závěr
Standardní šablony e-mailových odpovědí aplikace Outlook 2010 nabízejí účinný způsob, jak rychle a profesionálně reagovat na e-maily. Podle kroků uvedených v této příručce můžete snadno vytvořit, nastavit a přizpůsobit vlastní standardní šablonu e-mailové odpovědi a začít šetřit čas a úsilí při odpovídání na e-maily.
Ano, v aplikaci Outlook můžete v odpovědi použít šablonu. Chcete-li tak učinit, otevřete šablonu, kterou chcete použít, v aplikaci Outlook a klikněte na kartu „Vložit“. Poté klikněte na tlačítko „Odpovědět“. Otevře se nová zpráva s vloženou šablonou.
Existuje několik způsobů, jak v aplikaci Outlook najít standardní šablony. Prvním způsobem je otevřít nabídku Soubor a kliknout na položku Nový. Tam klikněte na možnost Šablony. Tím se otevře nové okno, ve kterém můžete procházet různé možnosti šablon.
Dalším způsobem, jak v aplikaci Outlook najít standardní šablony, je vyhledávání. To provedete tak, že otevřete kartu Hledat a do vyhledávacího pole zadáte „šablony“. Tím by se měl zobrazit seznam možností šablon, který můžete procházet.
V neposlední řadě můžete k šablonám získat přístup také prostřednictvím webových stránek Office Online. To provedete tak, že přejdete na domovskou stránku Office Online a kliknete na možnost Šablony. Odtud můžete procházet různé možnosti šablon a stahovat ty, které chcete použít.
1. V aplikaci Outlook 2010 klikněte na kartu Soubor.
2. V levém postranním panelu klikněte na položku Možnosti.
3. Klikněte na kartu Pošta.
4. Přejděte dolů do části Odesílání zpráv.
5. Zaškrtněte políčko vedle možnosti Použít Microsoft Word k úpravě e-mailových zpráv.
6. Klepněte na tlačítko OK.
7. Nyní se při sestavování nové zprávy zobrazí na panelu nástrojů nové tlačítko s nápisem Vložit šablonu.
8. Klepněte na toto tlačítko a vyberte šablonu, kterou chcete použít.