Co je to důvěrný osobní spis?
Důvěrný osobní spis je uspořádaný soubor dokumentů, který obsahuje informace o osobních údajích zaměstnance, jeho pracovní kvalifikaci a pracovních výsledcích. Tento typ spisu obvykle vede personální oddělení organizace a měl by být vždy bezpečně uložen. Personální oddělení tak může zajistit, aby k těmto citlivým informacím měli přístup pouze oprávnění pracovníci.
Obecně platí, že k důvěrným personálním spisům by měli mít přístup pouze oprávnění pracovníci personálního oddělení a vedoucí pracovníci oddělení, protože obsahují citlivé informace. V závislosti na organizaci mohou mít přístup k těmto spisům také někteří vedoucí pracovníci nebo jiní pracovníci, kteří mají potřebu znát informace.
Personální oddělení musí dbát na dodržování pokynů pro zabezpečení a ochranu osobních údajů stanovených organizací. To zahrnuje zajištění fyzické bezpečnosti spisů, například jejich uzamčení v bezpečné kartotéce, a také zavedení opatření pro kontrolu přístupu, jako jsou hesla nebo biometrické ověřování. Kromě toho by personální oddělení mělo také zajistit, aby veškeré elektronické kopie souborů byly bezpečně uloženy na zabezpečeném serveru.
Nezabezpečení důvěrných personálních spisů může mít pro organizaci závažné důsledky. Nejenže tyto informace mohou být vystaveny nepovolaným pracovníkům, ale mohou být také zneužity ke škodlivým účelům, jako je krádež identity nebo podvod. Kromě toho může nezabezpečení těchto souborů vést i k právním problémům, protože může být porušením zákonů nebo předpisů o ochraně osobních údajů.
Personální oddělení by mělo vypracovat zásady a postupy pro ochranu důvěrných osobních spisů. To zahrnuje omezení přístupu ke spisům pouze na oprávněné pracovníky, zavedení fyzických a digitálních bezpečnostních opatření a pravidelné monitorování přístupu ke spisům. Personální oddělení by navíc mělo zajistit, aby si všichni zaměstnanci byli vědomi důležitosti zabezpečení těchto spisů a byli proškoleni v osvědčených postupech, jak toho dosáhnout.
Personální oddělení musí zajistit, aby jejich zásady a postupy byly v souladu se všemi příslušnými zákony o ochraně osobních údajů. To zahrnuje pochopení zákonů a předpisů, které se vztahují na jejich organizaci, a také pravidelnou revizi a aktualizaci jejich zásad a postupů, aby zajistily jejich soulad. Kromě toho by personální oddělení mělo také zajistit školení všech pracovníků, kteří mají přístup k důvěrným osobním spisům, o důležitosti dodržování všech příslušných zákonů a předpisů.
Zabezpečení důvěrných personálních spisů může organizaci přinést řadu výhod. Nejenže může pomoci chránit soukromí zaměstnanců, ale může také pomoci snížit riziko úniku dat nebo jiného škodlivého útoku. Kromě toho může také pomoci zajistit, aby k citlivým informacím měli přístup pouze oprávnění pracovníci, a také snížit riziko právních kroků v důsledku nedodržení zákonů na ochranu osobních údajů.
Hlavní odpovědností personálního oddělení za důvěrné personální spisy je zajistit, aby byly v bezpečí a měli k nim přístup pouze oprávnění pracovníci. To zahrnuje zavedení bezpečnostních opatření, jako je kontrola přístupu, fyzická bezpečnost a šifrování dat, a také pravidelné monitorování přístupu ke spisům a poskytování školení pracovníkům, kteří k nim mají přístup.
Mezi časté chyby, kterých se personalisté dopouštějí při zabezpečení důvěrných personálních spisů, patří nedostatečné proškolení pracovníků, kteří mají ke spisům přístup, neprovádění pravidelné revize a aktualizace zásad a postupů a nezavedení fyzických a digitálních bezpečnostních opatření. Kromě toho by se personalisté měli také ujistit, že znají všechny příslušné zákony a předpisy o ochraně osobních údajů, a zajistit, aby je organizace dodržovala.