Příprava na výzvu: Uskutečnění obchodního telefonního hovoru vyžaduje přípravu a plánování. Důležitým aspektem přípravy na hovor je vědět, komu voláte, proč voláte a o čem chcete mluvit. Kromě toho vám připravený seznam otázek pomůže zajistit, abyste z hovoru vytěžili maximum.
Při obchodním telefonátu je důležité udělat dobrý první dojem. Správné a profesionální představení je klíčem k nastavení tónu pro zbytek hovoru. Při představování uveďte své jméno a titul a vysvětlete účel hovoru.
3. Kladení otázek: Kladení relevantních a výstižných otázek je základem pro vedení produktivního rozhovoru. Dbejte na to, abyste své otázky formulovali jasně a stručně, aby druhá osoba pochopila, na co se ptáte. Kromě toho nezapomeňte pozorně naslouchat odpovědím a pokládat vhodné doplňující otázky.
Během obchodního telefonátu je užitečné zaznamenávat důležité informace. Pořizování poznámek vám umožní zapamatovat si důležité detaily a usnadní pozdější návrat k rozhovoru. Můžete se rozhodnout, zda si budete dělat poznámky ručně, nebo zda k záznamu rozhovoru použijete elektronické zařízení.
Při uzavírání rozhovoru je důležité poděkovat druhé osobě za její čas a zopakovat hlavní body hovoru. Dále uveďte případné další kroky potřebné k tomu, aby se konverzace posunula dál.
Po skončení hovoru je nejlepším způsobem, jak v konverzaci pokračovat. Následné kroky mohou zahrnovat zaslání shrnutí hovoru, naplánování následné schůzky nebo zaslání děkovného dopisu.
Jednání s obtížnými lidmi a situacemi může být při obchodním telefonování výzvou. Je důležité zůstat profesionální a zdvořilý a vyhnout se tomu, abyste se dostali do ostré hádky. Kromě toho se snažte zachovat klid a naslouchat druhé osobě, aniž byste ji přerušovali.
Udělat chybu během obchodního telefonátu může být nepříjemné a nákladné. Abyste se vyhnuli častým chybám, nezapomeňte si dvakrát zkontrolovat osobu, které voláte, a telefonní číslo, které používáte. Kromě toho nespěchejte, před hovorem se zamyslete a vždy si připravte seznam otázek.
5 fází telefonní etikety je následujících:
1. Pozdrav volajícího: Jedná se o nejdůležitější krok telefonní etikety. Volajícího byste měli vždy přátelsky a profesionálně pozdravit.
2. Vyslechnutí volajícího: Tento krok je důležitý pro pochopení potřeb volajícího. Vždy byste měli pozorně naslouchat a být trpěliví.
3. Reagování na volajícího: Tento krok je důležitý proto, abyste volajícímu poskytli potřebné informace. Vždy byste měli reagovat jasně a stručně.
4. Ukončení hovoru: Tento krok je důležitý proto, abyste volajícímu poděkovali za jeho čas. Hovor byste měli vždy ukončit zdvořile a profesionálně.
5. Následné kroky: Tento krok je důležitý, abyste se ujistili, že potřeby volajícího byly splněny. Vždy byste měli na volajícího navázat, abyste se ujistili, že je s výsledky hovoru spokojen.
Předpokládejme, že chcete vědět, jak uskutečnit hovor pomocí tradičního pevného telefonu:
1. Zvedněte sluchátko a poslouchejte, zda se ozve tón vytáčení.
2. Zadejte požadované telefonní číslo včetně předvolby oblasti.
3. Stiskněte tlačítko „volat“ nebo „odeslat“.
4. Počkejte, až volaný účastník odpoví.
5. Pokud volaný účastník neodpovídá, může se ozvat nahraná zpráva.
6. Chcete-li hovor ukončit, vyměňte sluchátko za telefon.