Efektivní komunikace je základem každého úspěšného profesního snažení a e-mailová komunikace je jeho klíčovou součástí. Firemní e-maily je obzvláště důležité ovládat, protože zprávy, které posíláte svým kolegům, zákazníkům a dalším zainteresovaným stranám, odrážejí vaši profesní pověst a pověst vaší organizace. Tato příručka poskytne ucelený přehled firemní e-mailové etikety, včetně osvědčených postupů, tipů a rad, jak začít profesionální e-mailovou konverzaci.
Předmět e-mailu je to první, co příjemce uvidí, a může udávat tón celé zprávy. Měl by být stručný, informativní a popisný. Pomocí předmětu vysvětlete účel e-mailu a zajistěte, aby příjemce věděl, co má očekávat, ještě než zprávu otevře.
E-maily by měly být psány tak, aby byly jasné a stručné a aby byl účel zprávy uveden předem. Uveďte všechny potřebné informace a používejte krátké, přímé věty, abyste zajistili, že vaše zpráva bude snadno pochopitelná. Vyhněte se květnatému jazyku a žargonu, protože to může být obtížně srozumitelné a vaše zpráva může působit neprofesionálně.
Než stisknete tlačítko odeslat, věnujte čas korektuře a úpravě e-mailu. Přečtěte si zprávu a ujistěte se, že v ní nejsou překlepy nebo gramatické chyby a že je její obsah přesný a profesionální.
Kromě obsahu zprávy je důležité také formátování a styl e-mailu. Používejte jednotnou velikost a barvu písma a udržujte jednoduchý a profesionální design. Udržujte zprávu přehlednou a snadno čitelnou tím, že v případě potřeby použijete nadpisy a odrážky.
Při psaní firemních e-mailů je důležité používat profesionální a uctivý jazyk. Vyhněte se slangu a používejte správný jazyk a gramatiku. Dbejte na tón zprávy a ujistěte se, že je pro příjemce vhodný.
Při oslovování příjemce e-mailu používejte vhodné oslovení. Pokud si nejste jisti správným oslovením, použijte celé jméno příjemce. Ujistěte se, že používáte správný pravopis, a do pozdravu uveďte jméno příjemce.
V neposlední řadě je důležité porozumět zákonům a předpisům, které upravují používání firemní elektronické pošty. Ujistěte se, že znáte všechna pravidla nebo směrnice, které vaše organizace zavedla, a řiďte se jimi, abyste zajistili, že vaše e-maily budou v souladu s firemní politikou.
Dodržováním tipů a rad uvedených v této příručce můžete zajistit, že vaše firemní e-maily budou profesionální, jasné a v souladu s předpisy. Pochopení firemní e-mailové etikety je nezbytné pro jakoukoli úspěšnou profesní činnost a její zvládnutí vám může pomoci vybudovat si pověst spolehlivého a efektivního komunikátora.
Při profesionálním pozdravu je důležité být zdvořilý a uctivý. Některé tipy, jak profesionálně pozdravit, zahrnují:
-Podejte mu ruku a představte se
-Udržujte oční kontakt a usmívejte se
-Odpovídajícím způsobem ho oslovujte (např. pane, paní, slečno, doktore atd.)
-Jestliže jste v profesionálním prostředí, zdržte se objímání nebo jiného fyzického kontaktu
-Konverzaci udržujte stručnou a věcnou
Existuje mnoho formálních pozdravů, které lze použít v obchodním prostředí. Mezi běžné příklady patří:
„Dobré ráno/odpoledne/večer“.
„Dobrý den, [jméno].“
„Rád vás poznávám, [jméno]“.
„Děkuji, že jste přišel.“
„Děkuji vám za váš čas.“
„Přeji hezký den.“
„Mějte se.“
Když píšete e-mail profesionálovi, je důležité pamatovat na to, abyste byli uctiví, struční a jasní.
Dobrý úvod profesionálního e-mailu může obsahovat:
„Dobrý den, [jméno]“
„Doufám, že se máte dobře.“
„Jsem [Vaše jméno] a jsem [Váš titul] ve [Vaší organizaci].“
„Dobrý den.
Dále můžete vysvětlit, proč dané osobě posíláte e-mail a čeho chcete touto korespondencí dosáhnout. Důležité je také nezapomenout podepsat e-mail celým jménem a kontaktními údaji.
Profesionální příklad e-mailu bude e-mail, který je odeslán z firemního účtu s použitím profesionální e-mailové adresy. E-mail by byl napsán profesionálním tónem a obsahoval by informace důležité pro příjemce.
Při zahájení e-mailu vždy uveďte zdvořilý pozdrav a jméno příjemce. Můžete například říci „Vážený pane Smithi“. Pokud neznáte jméno příjemce, můžete říci „Vážený pane nebo paní“.
Při ukončování e-mailu nezapomeňte příjemci poděkovat za jeho čas a ukončete jej zdvořilým prohlášením, například „S pozdravem“.