Rozdělení povinností (SOD) je důležitý koncept pro společnosti všech velikostí, který je třeba mít na paměti při řízení financí a personálu. Zvláště důležitý je pro malé podniky, které mohou mít méně zdrojů a personálu než větší organizace. Tento článek vysvětluje koncept SOD a to, jak může malým podnikům pomoci zmírnit rizika.
Oddělení povinností je obchodní praxe, která pomáhá předcházet podvodům a chybám tím, že zajišťuje, aby žádná osoba neměla kontrolu nad všemi aspekty procesu nebo transakce. Rozdělením úkolů mezi různé osoby se výrazně snižuje riziko podvodu nebo chyby. Pomáhá také zajistit přesnost finančních výkazů a správné dodržování všech postupů.
Existuje několik různých typů oddělení povinností, které lze uplatnit v malých podnicích. Patří mezi ně oddělení povinností mezi zaměstnanci, oddělení povinností mezi finančními účty a oddělení povinností mezi interními a externími auditory. Každý typ oddělení povinností může malým podnikům pomoci zmírnit rizika různými způsoby.
Mezi přínosy oddělení povinností pro malé podniky patří zvýšení přesnosti finančního výkaznictví, zlepšení vnitřní kontroly a snížení rizika podvodů a chyb. To, že se na procesu nebo transakci podílí více lidí, také pomáhá podporovat spolupráci mezi zaměstnanci a může vést k lepšímu rozhodování.
Zavedení oddělení povinností může být pro malé podniky náročné vzhledem k jejich omezeným zdrojům. Malé podniky nemusí mít dostatek pracovníků, kteří by dostatečně pokryli všechny úkoly v plánu rozdělení povinností. Navíc nemusí mít rozpočet na najmutí dalších pracovníků, kteří by pokryli úkoly, jež je třeba oddělit.
Pro úspěšné zavedení oddělení povinností v malém podniku je důležité nejprve posoudit současnou situaci a určit oblasti, kde je třeba zlepšení. Po identifikaci oblastí, které vyžadují zlepšení, by měl podnik vypracovat plán, který stanoví, jaké úkoly budou odděleny a kdo bude za jednotlivé úkoly zodpovědný. Nakonec by měl podnik zavést kontrolní mechanismy a systémy, které zajistí, aby bylo oddělení povinností dodržováno.
Oddělení povinností je pro malé podniky důležité také z důvodu zajištění dodržování zákonů a předpisů. V závislosti na odvětví a místě, kde podnik působí, mohou existovat zákony a předpisy, které vyžadují oddělení povinností. Pro malé podniky je důležité tyto zákony znát a zajistit, aby jejich plán oddělení povinností splňoval všechny platné požadavky.
Oddělení povinností je pro malé podniky důležitý koncept, který by měly pochopit a zavést, aby zmírnily rizika. Pochopením různých typů SOD a zavedením potřebných systémů a kontrolních mechanismů mohou malé podniky zajistit, že jejich finanční procesy budou přesné a v souladu s platnými zákony a předpisy.
Existuje mnoho možných porušení oddělení povinností, ke kterým může v podnikatelském prostředí dojít. Příkladem může být jediná osoba, která zpracovává všechny aspekty finanční transakce od začátku do konce a má přístup jak k původním zdrojovým dokladům, tak ke konečným účetním záznamům. To by mohlo této osobě umožnit neodhalený podvod nebo zpronevěru. Dalším příkladem může být situace, kdy je jedna osoba odpovědná za objednávání zásob i příjem zásilek zboží. To by mohlo této osobě umožnit objednávat nadměrné množství zboží, což by vedlo k vyšším nákladům na zásoby.
Při oddělení funkcí existují tři pravidla:
1. Platí pravidlo, že žádná osoba by neměla mít úplnou kontrolu nad jednou obchodní funkcí.
2. Za různé obchodní funkce by měli odpovídat různí lidé.
3. Obchodní funkce by měly být odděleny v maximální možné míře.
Tři klíčové povinnosti, které by měly být odděleny pro správné oddělení povinností, jsou následující:
1. Vedení finanční evidence
2. 2. Schvalování transakcí
3. Oprávnění k přístupu k majetku
Oddělením těchto klíčových povinností pomáhá zajistit, aby žádná osoba neměla úplnou kontrolu nad všemi aspekty podnikání, což může pomoci zabránit podvodům a zneužití finančních prostředků.
Tři typy oddělení jsou oddělení de iure, oddělení de facto a vlastní oddělení. Segregace de iure je segregace, která je vyžadována zákonem, zatímco segregace de facto je segregace, která probíhá v praxi, ale není vyžadována zákonem. Samostatná segregace je segregace, kterou si vybírají jednotlivci, a nikoliv segregace vynucená ostatními.
Dva typy segregace jsou fyzická segregace a ekonomická segregace. Fyzická segregace znamená fyzické oddělení lidí na základě jejich rasy, etnického původu nebo národnosti. Ekonomická segregace se týká oddělení lidí na základě jejich ekonomického postavení.