Náhradní doba, známá také jako „kompenzační doba“, je forma placeného pracovního volna, které se poskytuje zaměstnancům osvobozeným od daně namísto mzdy za práci přesčas. Zaměstnanci, na které se nevztahují ustanovení zákona o spravedlivých pracovních standardech (Fair Labor Standards Act, FLSA) o práci přesčas, mohou dostat volno s náhradou mzdy ve stejném rozsahu hodin, které odpracovali jako přesčas. Pochopením definice náhradní doby, toho, kteří zaměstnanci na ni mají nárok, způsobu jejího výpočtu, povinností zaměstnavatele, požadavků na vedení záznamů, výplaty při ukončení pracovního poměru, daňových důsledků a dopadu federálních a státních předpisů mohou zaměstnavatelé zajistit dodržování zásad pro náhradní dobu.
Náhradní doba je placené volno nahrazující mzdu za práci přesčas pro zaměstnance osvobozené od daně. Připisuje se na účet zaměstnance v hodinách, nikoliv v peněžní částce, a využívá se v případě, že si zaměstnanec potřebuje vzít volno. Toto volno je doplňkem běžné dovolené a dnů nemoci.
Nárok na náhradní volno mají pouze zaměstnanci, na které se nevztahují ustanovení zákona o spravedlivých pracovních standardech (Fair Labor Standards Act, FLSA) o práci přesčas. Patří sem výkonní, administrativní a odborní zaměstnanci. Tito zaměstnanci musí odpracovat více než 40 hodin za pracovní týden, aby měli nárok na náhradní volno.
Náhradní doba se počítá stejnou sazbou, jakou se počítá běžná mzdová sazba zaměstnance. Pokud je například zaměstnanec odměňován hodinovou mzdou, připočte se mu za každou hodinu práce přesčas 1 hodina náhradní doby. Pokud je zaměstnanec placen na základě mzdy, bude mu za každou odpracovanou hodinu přesčasu započtena jeho běžná hodinová mzdová sazba.
Zaměstnavatelé jsou povinni vést přesnou evidenci náhradní doby, kterou zaměstnanci získali a využili. Musí také zaměstnance informovat o jejich právech na náhradní volno a musí je seznámit s podmínkami svých pravidel pro náhradní volno.
Zaměstnavatelé musí vést přesné záznamy o náhradní době získané a využité svými zaměstnanci. Tyto záznamy musí obsahovat data získání náhradní doby, její výši a data jejího čerpání.
Pokud zaměstnanec opustí společnost, musí mu být nevyčerpaná náhradní doba vyplacena. Tato výplata musí být ve stejné výši, jakou by obdržel, kdyby místo čerpání náhradního volna tyto hodiny odpracoval.
Náhradní doba je pro daňové účely považována za mzdu a jako taková musí být vykazována. Zaměstnavatelé jsou povinni z výplaty nevyužité náhradní doby srazit federální, státní a místní daně.
Federální a státní zákony týkající se náhradního volna se liší, takže zaměstnavatelé musí znát předpisy ve svém státě a dodržovat je. V některých státech mohou být zaměstnavatelé povinni poskytnout zaměstnancům, kteří získali náhradní volno, další výhody, například další placené volno nebo dny dovolené.
Jedním z potenciálních problémů se zásadami náhradní doby je zajistit, aby zaměstnanci nezneužívali zásady a nevyužívali náhradní dobu z osobních důvodů. Zaměstnavatelé musí zajistit, aby jejich zásady byly jasné a aby zaměstnanci rozuměli svým právům a povinnostem. Zaměstnavatelé by si také měli být vědomi možného zneužívání zásad a přijmout opatření k jeho řešení.