Každý rok musí zaměstnavatelé poskytnout svým zaměstnancům formuláře W-2 a předložit je daňovému úřadu (IRS). Zaměstnavatelé musí svým zaměstnancům poskytnout formuláře W-2 do konce ledna a předložit je IRS do konce února. Je důležité, aby zaměstnavatelé o těchto termínech věděli a dodržovali je, aby se vyhnuli případným pokutám a zajistili, že jejich zaměstnanci budou moci řádně podat daňové přiznání.
IRS má pravomoc udělovat sankce zaměstnavatelům, kteří nedodrží lhůty pro podání W-2. Tyto pokuty mohou být nákladné a mohou se pohybovat v rozmezí od 50 do 260 USD za každý formulář, který nebyl podán nebo nebyl podán včas. Kromě toho mohou být zaměstnavatelé vystaveni občanskoprávním a trestním sankcím za úmyslné nepodání formuláře W-2.
Nejlepší způsob, jak se vyhnout zmeškání termínu pro W-2, je připravit se předem. Zaměstnavatelé by měli nastavit systém, který zajistí správné vyplnění formulářů W-2 a jejich včasné odeslání na finanční úřad. Zaměstnavatelé by také měli používat nejnovější verzi formuláře W-2 IRS a před odesláním dvakrát zkontrolovat, zda jsou všechny informace správné.
Pokud zaměstnavatelé nedodrží termín pro podání W-2, může to mít dopad na jejich zaměstnance. Pokud není formulář W-2 podán včas, mohou mít zaměstnanci potíže s podáním daňového přiznání nebo se mohou setkat se zpožděním při vracení daní. Pokud navíc zaměstnanci podají daňové přiznání na nesprávném formuláři W-2, mohou jim být uloženy sankce ze strany finančního úřadu.
Existuje několik kroků, které mohou zaměstnavatelé podniknout, aby zajistili dodržení lhůty pro podání W-2. Zaměstnavatelé by se měli ujistit, že zaměstnancům předají formuláře W-2 do konce ledna a do konce února je odevzdají daňovému úřadu. Zaměstnavatelé by také měli používat nejnovější verzi formuláře W-2 IRS a před odesláním dvakrát zkontrolovat, zda jsou všechny údaje správné. Kromě toho by zaměstnavatelé měli používat elektronické podání, aby se vyhnuli případným zpožděním.
Pokud zaměstnavatel zjistí, že formulář W-2 byl vyplněn nesprávně, musí podat opravený formulář W-2. K provedení nezbytných oprav původního formuláře W-2 mohou zaměstnavatelé použít formulář W-2c. Zaměstnavatelé by měli dbát na to, aby opravený formulář předložili daňovému úřadu co nejdříve, a vyhnuli se tak případným pokutám.
IRS poskytuje pokyny pro zaměstnavatele, kteří nedodrželi lhůtu pro podání formulářů W-2. Zaměstnavatelé by se měli obrátit na IRS, aby získali prodloužení lhůty pro podání nebo se dohodli na alternativních opatřeních. Kromě toho mohou zaměstnavatelé použít formulář 8809 a požádat o prodloužení lhůty pro podání.
Nejlepším způsobem, jak se vyhnout chybám při vyplňování W-2, je vytvořit si systém a každý rok jej dodržovat. Zaměstnavatelé by měli používat nejnovější verzi formuláře W-2 IRS a před odesláním dvakrát zkontrolovat, zda jsou všechny údaje správné. Kromě toho by zaměstnavatelé měli zvážit používání elektronického podávání, aby se vyhnuli případným zpožděním. Vytvořením systému a jeho každoročním dodržováním budou zaměstnavatelé schopni zajistit, že dodrží termíny pro podání formuláře W-2 a vyhnou se nákladným chybám.