Zaměstnanecké náhrady jsou nezbytnou součástí každého podnikání. V programu QuickBooks je lze zadávat buď jako proplácené výdaje, nebo jako šeky. V této příručce podrobně probereme oba procesy a také různé typy náhrad a s nimi spojené osvědčené postupy.
Uhrazené výdaje jsou takové, které hradí firma za zaměstnance pro účely související s podnikáním. Může se jednat o náhrady za ujeté kilometry, cestovní výdaje nebo jakékoli jiné výdaje vzniklé společnosti. V programu QuickBooks je lze zapsat jako výdaj vyplacený zaměstnanci.
Při zadávání hrazených výdajů v programu QuickBooks je prvním krokem vytvoření výdajového účtu. Ten bude sloužit ke sledování náhrad výdajů zaměstnance ve finančních výkazech společnosti. Po vytvoření účtu je dalším krokem zadání hrazeného výdaje. Ten bude obsahovat jméno zaměstnance, částku výdaje a datum výdaje.
Existuje několik různých typů náhrad, které lze do systému QuickBooks zadat. Patří mezi ně náhrady za ujeté kilometry, cestovní výdaje, výdaje na reprezentaci a další různé výdaje. Každý typ úhrady vyžaduje v QuickBooks svůj vlastní výdajový účet.
Při zadávání náhrad do aplikace QuickBooks je důležité dodržovat osvědčené postupy. Patří k nim zajištění toho, aby všechny náhrady byly zadány ve stejný den, kdy výdaj vznikl, a aby všechny výdaje byly řádně doloženy účtenkami. Kromě toho je důležité vést přesné záznamy o všech úhradách pro případ auditu.
Náhrady výdajů zaměstnanců lze do aplikace QuickBooks zadávat také jako šeky. To by mělo být provedeno v případě, že jsou zaměstnanci propláceny kapesní výdaje, které předtím nebyly zaúčtovány, např. stravné nebo cestovní výdaje. Pro zadání šeku na úhradu musí uživatel vytvořit v QuickBooks šek a zadat částku úhrady, jméno zaměstnance a datum úhrady.
Při zadávání náhrad zaměstnancům do aplikace QuickBooks je důležité mít jasně stanovené zásady pro vyplácení náhrad. Tyto zásady by měly obsahovat typy výdajů, které jsou způsobilé k proplacení, proces předkládání a schvalování výdajů a formy plateb, které jsou pro náhrady povoleny.
Pokud se vyskytnou problémy s úhradami zaměstnanců v aplikaci QuickBooks, je důležité problém co nejrychleji vyřešit. To může zahrnovat překontrolování nastavení výdajového účtu, ověření výše úhrady a přezkoumání dokumentace k úhradě.
V této příručce jsme probrali postup zadávání náhrad zaměstnancům v aplikaci QuickBooks. Probrali jsme jak proces zadávání proplácených výdajů a kontroly proplácení, tak různé typy náhrad a s nimi spojené osvědčené postupy. Probrali jsme také důležitost nastavení zásad pro vyplácení náhrad v aplikaci QuickBooks a řešení případných problémů.
Existuje několik různých způsobů, jak zaznamenat proplacenou transakci v aplikaci QuickBooks. Pokud program používáte ke sledování osobních financí, můžete jednoduše vytvořit nový bankovní účet a zapsat úhradu jako vklad. Používáte-li QuickBooks pro obchodní účely, musíte založit nového dodavatele a zaznamenat úhradu jako účet.
V aplikaci QuickBooks můžete vystavit fakturu na úhradu tak, že vytvoříte položku a poté ji přidáte do faktury. Chcete-li vytvořit položku, přejděte do nabídky Seznamy a vyberte položku Položky. Poté klikněte na tlačítko Nový a vyberte typ Náhrada. Zadejte název a další důležité informace o položce a klikněte na tlačítko OK.
Chcete-li položku přidat do faktury, přejděte do nabídky Zákazníci a vyberte možnost Vytvořit faktury. Vyberte zákazníka, kterému chcete vystavit fakturu, a klikněte na kartu Položky. Klikněte na šipku dolů vedle pole Položka a vyberte vytvořenou položku úhrady. Zadejte příslušné informace o položce a klikněte na tlačítko OK.
Náhrady výdajů lze obecně rozdělit do dvou typů: služební výdaje a osobní výdaje. Podnikatelské výdaje jsou ty, které vznikly v průběhu podnikání a jsou obvykle daňově uznatelné. Osobní výdaje jsou takové, které nesouvisejí s podnikáním a nejsou daňově uznatelné.
Náhrady zaměstnancům jsou výdaje, které se vyplácejí zaměstnancům za jimi vynaložené výdaje související s podnikáním. Jedná se o běžnou praxi v mnoha podnicích a je to způsob, jak zaměstnancům uhradit jejich kapesní výdaje. Tento výdaj je obvykle hrazen prostřednictvím mzdového systému a je strháván z výplaty zaměstnance.
Existuje několik různých způsobů, jak řešit proplácení nákladů zaměstnancům, a odpověď na tuto otázku může záviset na konkrétních pravidlech vaší společnosti. Obvykle platí, že pokud jsou zaměstnanci proplaceny služební výdaje, společnost zaměstnanci proplatí všechny peníze, které vynaložil z vlastní kapsy. To může být provedeno buď přímým proplacením (společnost zaměstnanci vystaví šek na jeho výdaje), nebo nepřímou metodou (společnost zaměstnanci proplatí peníze z jeho kreditní karty nebo mu je přidá zpět do výplaty).
Obecně lze říci, že náhrada výdajů zaměstnance je považována za výdaj společnosti. Je tomu tak proto, že společnost je v konečném důsledku odpovědná za proplacení výdajů zaměstnanci. Mohou však nastat případy, kdy se náhrada nepovažuje za výdaj (např. pokud je zaměstnanci vrácena prostřednictvím jeho výplaty). V konečném důsledku záleží na společnosti, jakým způsobem bude s úhradou nákladů zaměstnancům nakládat a zda ji bude považovat za výdaj, či nikoliv.