Zásady a postupy inkasa jsou souborem pravidel, předpisů a pokynů, které organizace používá k zavedení a udržování účinného a efektivního systému pohledávek. Tyto zásady a postupy definují, jak bude organizace spravovat platby zákazníků, jak budou řešeny spory se zákazníky a jak budou spravovány účty zákazníků.
Zásady a postupy inkasa pomáhají organizacím udržovat účinný a efektivní systém pohledávek. Zavedením jasného souboru pravidel a předpisů mohou organizace snížit počet sporů se zákazníky, spory lze řešit rychle a efektivně a účty zákazníků lze spravovat efektivně.
Při stanovení zásad a postupů pro vymáhání pohledávek musí organizace vzít v úvahu svou zákaznickou základnu, typ prodávaného produktu nebo služby a platební metody, které mají zákazníci k dispozici. Je důležité zajistit, aby byl postup vymáhání spravedlivý a konzistentní, aby organizace dodržovala právní předpisy a aby byla respektována práva zákazníků.
Zavedení zásad a postupů inkasa vyžaduje, aby organizace zajistila, že zaměstnanci budou řádně vyškoleni a informováni o procesu inkasa. Organizace musí také zajistit, aby byl postup inkasa řádně zdokumentován a sdělen zákazníkům.
Organizace musí monitorovat své zásady a postupy inkasa, aby zajistily, že zůstanou účinné a efektivní. To zahrnuje zajištění správného řešení sporů se zákazníky a správné správy zákaznických účtů.
Organizace by měly pravidelně revidovat své zásady a postupy inkasa, aby zajistily jejich aktuálnost a relevantnost. Organizace by také měla revidovat své zásady a postupy v reakci na změny v zákaznické základně, změny v prodávaném produktu nebo službě nebo změny v platebních metodách, které mají zákazníci k dispozici.
Organizace musí zajistit, aby jejich zásady a postupy inkasa byly v souladu s příslušnými zákony a předpisy. To zahrnuje zákony a předpisy týkající se ochrany spotřebitele, ochrany údajů a finančních služeb.
Organizace musí zajistit, aby jejich zásady a postupy inkasa správně fungovaly a aby je zaměstnanci řádně dodržovali. To zahrnuje testování procesu inkasa z hlediska přesnosti a důslednosti a testování účtů zákazníků z hlediska přesnosti a úplnosti.
Existuje řada různých inkasních postupů, které mohou podniky používat k vymáhání nezaplacených plateb od zákazníků. Mezi běžné metody patří zasílání upomínek, využívání inkasních agentur nebo právní kroky.
Podniky obvykle zasílají zákazníkům řadu upomínek, než podniknou další kroky. To dává zákazníkovi čas, aby provedl platbu a vyhnul se dalším poplatkům nebo pokutám. Pokud platba stále není provedena, mohou podniky využít inkasní agentury a pokusit se získat peníze zpět. V některých případech mohou podniky proti zákazníkovi podniknout právní kroky. Obvykle se jedná o krajní řešení, protože může být časově náročné a nákladné.
Dobrá politika vymáhání pohledávek je taková, která je navržena tak, aby pomohla společnosti včas a efektivně vymáhat pohledávky po splatnosti. Politika by měla být spravedlivá vůči společnosti i zákazníkovi a měla by být jasná a stručná, aby nedocházelo k nejasnostem ohledně toho, co se od ní očekává. Zásady by také měly být dostatečně flexibilní, aby umožnily zohlednit různé okolnosti, například zákazníka, který má finanční potíže a není schopen zaplatit celou dlužnou částku.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší způsob, jak napsat zásady inkasa, se bude lišit v závislosti na konkrétních potřebách a cílech organizace. Existuje však několik obecných tipů, kterými se lze řídit při tvorbě účinné politiky vymáhání pohledávek.
Mezi klíčové věci, které je třeba mít při psaní zásad inkasa na paměti, patří:
– jasné vymezení toho, jaké typy plateb jsou považovány za opožděné a jaké budou související sankce
– případné stanovení odkladné lhůty pro platby
– nastínění postupu pro kontaktování opožděných plátců a pokusy o vymáhání plateb
– podrobné vymezení zvláštních okolností, za kterých může být platba považována za opožděnou nebo osvobozenou od sankcí
– stanovení kroků, které budou podniknuty, pokud platba nebude přijata ani po několika pokusech
Dodržováním těchto tipů můžete vytvořit politiku vymáhání, která vaší organizaci účinně pomůže včas vybírat platby.
Pokud jde o vymáhání pohledávek, existují tři klíčové strategie:
1. Vytvořte jasnou a konzistentní politiku inkasa.
2. Sdělte politiku vymáhání pohledávek všem zaměstnancům.
3. Důsledně prosazujte politiku inkasa.
Existuje několik způsobů, jak můžete zlepšit svou politiku inkasa, abyste zajistili včasné inkaso plateb. Zaprvé můžete zákazníkům, kteří mají neuhrazené zůstatky, zasílat upomínky. To lze provést e-mailem, poštou nebo telefonicky. Zadruhé můžete nabídnout slevu zákazníkům, kteří v určitém časovém horizontu uhradí zůstatek v plné výši. A konečně si můžete najmout inkasní agenturu, která vám pomůže vymáhat platby od zákazníků, kteří jsou v prodlení.