1. Pochopení základů mzdy zaměstnance – Pro správný výpočet mzdy zaměstnance je důležité dobře znát základy mzdy zaměstnance. Mzda zaměstnance se obvykle skládá ze základní mzdy, benefitů, příplatků za práci přesčas a případných dalších příplatků. Pro zaměstnavatele je důležité těmto složkám rozumět, protože každá z nich vyžaduje pro přesný výpočet mzdy jiné výpočty.
2. Určení daňových hledisek a hledisek benefitů – Zaměstnavatelé musí při výpočtu mzdy zaměstnance zohlednit jak daňová hlediska, tak hlediska benefitů. Zaměstnavatelé musí ze mzdy zaměstnance srazit daně, které se liší podle státu a lokality. Kromě toho musí zaměstnavatelé při výpočtu mzdy zohlednit veškeré plány benefitů, do kterých mohou být zaměstnanci zapsáni.
3. Výpočet hodinové mzdy – Při výpočtu hodinové mzdy musí zaměstnavatelé zohlednit běžnou hodinovou sazbu zaměstnance a případné mzdy za přesčasy. Zaměstnavatelé musí určit, kolik hodin zaměstnanec odpracoval, a také případné přesčasové hodiny a sazbu mzdy. Při výpočtu hodinové mzdy je třeba vzít v úvahu také mzdové daně, jako je sociální pojištění, zdravotní pojištění a daň z nezaměstnanosti.
4. Výpočet mzdy za plat – mzda za plat se počítá jinak než hodinová mzda. Namísto výpočtu počtu odpracovaných hodin musí zaměstnavatel při výpočtu mzdy použít roční sazbu mzdy zaměstnance. Při výpočtu mzdy musí být zohledněny také daně ze mzdy, jako je sociální pojištění, zdravotní pojištění a daň z nezaměstnanosti.
5. Zachycení přesčasů a dalších příplatků – Při výpočtu mzdy zaměstnance je důležité zohlednit přesčasy a další příplatky. Mzda za práci přesčas se obvykle počítá jako 1,5násobek běžné hodinové sazby zaměstnance za všechny hodiny odpracované za týden nad 40 hodin. Kromě toho musí zaměstnavatel zohlednit veškeré další platby, jako jsou prémie nebo provize, které mohou zaměstnanci náležet.
6. Vedení mzdové evidence zaměstnanců – Pro správný výpočet mzdy zaměstnance je nezbytné vést přesnou mzdovou evidenci. Zaměstnavatelé musí vést evidenci odpracovaných hodin zaměstnance a případných dalších plateb, které mohou náležet. Mzdová evidence musí obsahovat také všechny daně sražené ze mzdy zaměstnance.
7. Využití mzdových softwarových systémů – K přesnému výpočtu a vedení mzdové evidence zaměstnanců mohou zaměstnavatelům pomoci mzdové softwarové systémy. Tyto systémy jsou obvykle uživatelsky přívětivé a mohou pomoci zefektivnit mzdový proces a zajistit jeho přesnost.
8. Příprava daňových formulářů zaměstnavatele – Zaměstnavatelé musí při výpočtu mezd zaměstnanců připravit a podat všechny potřebné daňové formuláře. To obvykle zahrnuje vyplnění formulářů, jako je formulář W-2 pro zaměstnance, formulář 941 pro sražené daně a formulář 940 pro daně z nezaměstnanosti. Je důležité tyto formuláře vyplnit přesně a včas, abyste se vyhnuli případným pokutám.