Pro vytvoření efektivních zásad a postupů je důležité stanovit požadované cíle a úkoly. To pomůže zajistit, aby politika nebo postup byly účinné a daly se snadno dodržovat. Je také nezbytné vzít v úvahu poslání organizace, její základní hodnoty a příslušné zákony a předpisy, které se na ni mohou vztahovat.
Po stanovení cílů a úkolů je důležité definovat rozsah politiky nebo postupu. To pomůže zajistit, aby pokrýval všechny potřebné oblasti a nevynechával žádné důležité detaily. Důležité je také zvážit, jak budou zásady nebo postupy sdělovány těm, kteří se jimi musí řídit.
Při psaní zásad nebo postupů je důležité zajistit, aby byly napsány jasně a stručně. To pomůže zajistit, aby jednotlivci byli schopni zásady nebo postupy pochopit a řídit se jimi bez jakýchkoli nejasností. Je také důležité vzít v úvahu publikum a ujistit se, že použitý jazyk je pro ně vhodný.
Kromě písemných pokynů je užitečné využít vizuální prvky, jako jsou diagramy, vývojové diagramy a ilustrace. To může přispět ke snazšímu pochopení zásad nebo postupů a také k rozčlenění textu a jeho větší vizuální přitažlivosti.
Aby bylo zajištěno dodržování zásad nebo postupů, je důležité stanovit, kdo je za jejich různé aspekty odpovědný. To zahrnuje, kdo je zodpovědný za vytvoření zásad nebo postupů, kdo je zodpovědný za jejich aktualizaci a kdo je zodpovědný za jejich prosazování.
Po dokončení zásad nebo postupů je důležité je zdokumentovat a uložit na přístupném místě. Tím zajistíte, že bude k dispozici těm, kteří se na ni potřebují odvolat, a že ji lze v případě potřeby snadno aktualizovat.
Je důležité politiku nebo postup pravidelně přezkoumávat a revidovat. To pomůže zajistit, že je aktuální a stále relevantní pro organizaci. Je také důležité zvážit, zda je třeba provést nějaké změny v důsledku změn v organizaci nebo prostředí.
Po sepsání, implementaci a prosazení politiky nebo postupu je důležité zajistit, aby byly dodržovány. Toho lze dosáhnout prováděním pravidelných auditů a poskytováním zpětné vazby osobám, které jsou za dodržování zásady nebo postupu odpovědné.
Dodržováním těchto pokynů budou organizace schopny zajistit, že jejich zásady a postupy jsou účinné a lze je snadno dodržovat. Stanovení cílů a úkolů, vymezení rozsahu, napsání jasných a stručných pokynů, využití vizuálních prvků, stanovení odpovědností, zdokumentování a uložení zásad nebo postupů, pravidelné přezkoumávání a revize a implementace a prosazování zásad nebo postupů jsou důležitými aspekty při psaní zásad a postupů.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože pět klíčových oblastí dobrých zásad se liší v závislosti na konkrétní organizaci a jejích potřebách. Některé obecné oblasti, které jsou obvykle součástí účinných zásad, však zahrnují jasné pokyny a očekávání, důsledné prosazování, pozitivní posilování, jasné důsledky porušení a pravidelnou revizi a aktualizaci.
Při psaní zásad je důležité zvážit následující prvky:
1. Účel zásad: Jaký je cíl zásad? Čeho se snažíte dosáhnout?
2. Rozsah politiky: Na koho se politika vztahuje? Jaké jsou limity politiky?
3. Obsah politiky: Jaká konkrétní pravidla nebo pokyny tvoří politiku?
4. Prosazování politiky: Jak bude politika prosazována? Kdo je za prosazování politiky odpovědný?
5. Přezkum politiky: Jak často bude politika přezkoumávána? Kdo je odpovědný za přezkum politiky?
1. Úvod
2. Prohlášení o záměru
3. Definice
4. Řídící zásady
5. Zásady
6. Zásady
7. Zásady
8. Zásady a pravidla Odpovědnosti
6. Postupy
7. Monitorování a přezkum
8. Přílohy
Při tvorbě politiky existuje pět základních kroků:
1. Identifikace a analýza problému – tento krok zahrnuje identifikaci problému, který se politika snaží řešit, a analýzu příčin problému.
2. Stanovení cílů – Tento krok zahrnuje stanovení cílů, kterých se politika snaží dosáhnout.
3. Vytvoření možností – Tento krok zahrnuje vytvoření možných variant řešení problému.
4. Analýza a výběr možností – Tento krok zahrnuje analýzu možností a výběr nejlepší možnosti.
5. Implementace a hodnocení – Tento krok zahrnuje implementaci politiky a vyhodnocení její účinnosti.
Na tuto otázku neexistuje jednotná odpověď, protože se bude lišit v závislosti na konkrétní vytvářené politice. Obecně však platí, že většina politik bude vyžadovat následující čtyři složky:
1. Jasné a stručné vyjádření samotné politiky. To by mělo nastínit, co politika je, čeho se týká a co od zaměstnanců vyžaduje.
2. Popis důsledků porušení zásad. Ten by měl být konkrétní a jednoznačný, aby si zaměstnanci byli vědomi možných důsledků svého jednání.
3. Část o tom, jak budou zásady vymáhány. Měla by obsahovat informace o tom, kdo je za prosazování zásad odpovědný a jaké postupy budou použity v případě, že zaměstnanec zásady poruší.
4. Oddíl o tom, jak budou zásady přezkoumávány a aktualizovány. Měla by zahrnovat harmonogram přezkumu a aktualizace, jakož i postup pro konzultace se zaměstnanci a dalšími zúčastněnými stranami ohledně změn politiky.