Při používání aplikace Outlook potřebuje mnoho uživatelů vytvořit více kopií téhož e-mailu pro různé účely. Může se jednat o archivaci, sdílení s více lidmi nebo z jakéhokoli jiného důvodu. Aplikace Outlook naštěstí nabízí několik způsobů, jak snadno duplikovat e-maily. Tento průvodce obsahuje 8 kroků, které uživatelům pomohou zefektivnit proces duplikace e-mailů v aplikaci Outlook.
Jedním z nejrychlejších způsobů duplikování e-mailů v aplikaci Outlook je nastavení pravidel. Ta umožňují uživatelům automaticky kopírovat e-maily od určitého odesílatele, s konkrétním předmětem nebo podle jiných kritérií. Pro nastavení pravidel mohou uživatelé přejít na kartu „Pravidla“, vybrat „Vytvořit pravidlo“ a vybrat kritéria pro pravidlo. Poté mohou uživatelé vybrat možnost „Kopírovat do složky“ a vytvořit duplikát.
Dalším jednoduchým způsobem duplikování e-mailů v aplikaci Outlook je vytvoření šablony aplikace Outlook. Za tímto účelem mohou uživatelé otevřít nový e-mail a vložit do něj požadované informace. Poté mohou uživatelé e-mail uložit jako šablonu a použít ji k vytvoření nových e-mailů se stejnými informacemi. To je ideální řešení pro uživatele, kteří potřebují opakovaně odesílat stejné e-maily.
Mnoho uživatelů si možná neuvědomuje, že k duplikování e-mailů v aplikaci Outlook mohou použít funkci „Přeposlat“. Za tímto účelem mohou uživatelé otevřít e-mail, který chtějí duplikovat, vybrat možnost „Přeposlat“ a poté zadat e-mailovou adresu, na kterou chtějí duplikát odeslat. Jedná se o rychlý a snadný způsob, jak odeslat duplikát e-mailu jiné osobě.
Dalším rychlým a snadným způsobem vytvoření duplikátu e-mailu v aplikaci Outlook je zkopírování e-mailu jako přílohy. Za tímto účelem mohou uživatelé otevřít e-mail, který chtějí duplikovat, vybrat „Soubor“ a poté vybrat „Uložit jako“. Poté mohou uživatelé e-mail uložit jako přílohu a připojit ji k novému e-mailu, čímž vytvoří duplikát.
Další možností pro uživatele, kteří chtějí v aplikaci Outlook duplikovat e-maily, je použití funkce „Kopírovat“. Za tímto účelem mohou uživatelé otevřít e-mail, který chtějí duplikovat, vybrat „Upravit“ a poté vybrat „Kopírovat“. Poté mohou uživatelé otevřít nový e-mail a výběrem možnosti „Vložit“ vložit duplikovaný e-mail do nového e-mailu.
Uživatelé, kteří nechtějí použít žádnou z automatických metod duplikování e-mailů v aplikaci Outlook, mohou vždy vytvořit duplikát ručně. Za tímto účelem mohou uživatelé otevřít e-mail, který chtějí duplikovat, a ručně zadat text do nového e-mailu. To je skvělá možnost pro uživatele, kteří potřebují provést drobné změny v obsahu původního e-mailu.
Dalším způsobem duplikování e-mailů v aplikaci Outlook je použití možnosti „Přesunout do složky“. Za tímto účelem mohou uživatelé otevřít e-mail, který chtějí duplikovat, vybrat „Soubor“ a poté vybrat „Přesunout do složky“. Poté mohou uživatelé vybrat složku, do které chtějí e-mail přesunout, a vytvoří se duplikát.
Duplikování e-mailů v aplikaci Outlook je jednoduchý proces, který může uživatelům ušetřit čas a energii. Tento průvodce poskytl 8 různých metod, které mohou uživatelé použít k rychlému a snadnému duplikování e-mailů v aplikaci Outlook. Dodržováním kroků uvedených v této příručce mohou uživatelé zefektivnit proces duplikování e-mailů v aplikaci Outlook.
Důvodů, proč dostáváte více kopií stejného e-mailu, může být několik. Je možné, že odesílatel má vaši e-mailovou adresu na seznamu adresátů a omylem vám posílá více kopií stejného e-mailu. Je také možné, že váš e-mailový účet je nastaven na automatické přeposílání e-mailů na více adres, což by vedlo k tomu, že byste dostávali více kopií stejného e-mailu. Pokud si nejste jisti, proč dostáváte více kopií stejného e-mailu, můžete se obrátit na odesílatele nebo poskytovatele e-mailových služeb a požádat o pomoc.
Existuje několik různých způsobů, jak můžete duplikovat e-maily. Jedním ze způsobů je použití šablony e-mailu. Šablony e-mailů lze vytvořit ve většině e-mailových klientů a umožňují uložit návrh e-mailu s již připraveným požadovaným formátováním a obsahem. Když pak potřebujete e-mail duplikovat, můžete šablonu jednoduše otevřít a před odesláním provést potřebné změny (například v seznamu příjemců).
Dalším způsobem, jak duplikovat e-maily, je použití služby e-mailového marketingu. Tyto služby mají obvykle vestavěné nástroje, které vám umožní rychle a snadno duplikovat e-maily. E-mail lze například obvykle duplikovat pouhým kliknutím na tlačítko nebo výběrem možnosti z nabídky. To může být užitečná možnost, pokud potřebujete poslat stejný e-mail velkému počtu lidí.
V neposlední řadě můžete e-maily duplikovat také ručně. To zahrnuje vytvoření nového e-mailu a následné zkopírování a vložení požadovaného obsahu z původního e-mailu do nového. Tato možnost může být časově náročná, ale může být užitečná, pokud potřebujete e-mail duplikovat pouze jednou nebo dvakrát.