1. Vedení a řízení zaměstnanců Definice role správce – Správce je zodpovědný za udržování každodenního provozu organizace. To zahrnuje dohled nad interními procesy, řízení zaměstnanců a zajištění toho, aby organizace plnila své cíle. Administrátoři mohou být také zodpovědní za služby zákazníkům a poskytování technického poradenství a podpory.
2. Řízení každodenního provozu – administrátoři jsou zodpovědní za zajištění hladkého průběhu každodenního provozu organizace. To zahrnuje řízení zaměstnanců a delegování úkolů, sledování výkonnosti organizace a zajištění dodržování termínů. Administrátoři musí být také schopni zvládat konflikty a řešit případné problémy.
3. Zajištění souladu s předpisy – administrátoři musí znát zákony a předpisy, které se na organizaci vztahují, a musí zajistit, aby organizace tyto předpisy dodržovala. To zahrnuje ujištění, že organizace dodržuje bezpečnostní postupy a že organizace dodržuje všechny platné normy.
4. Vytváření a udržování harmonogramů – administrátoři musí vytvářet a udržovat harmonogramy organizace a zajišťovat, aby byly úkoly plněny včas a aby byly dodržovány termíny. To zahrnuje také zajištění toho, aby byli zaměstnanci k dispozici v případě potřeby a aby byly řádně využívány zdroje organizace.
5. Komunikace se zaměstnanci a zaměstnavateli – Administrátoři musí efektivně komunikovat se zaměstnanci i zaměstnavateli. To zahrnuje poskytování zpětné vazby o výkonu a řešení případných problémů. Patří sem také rozvíjení vztahů s ostatními odděleními a organizacemi.
6. Vypracování a zavedení postupů – Administrátoři musí vypracovat a zavést postupy, kterými se bude organizace řídit. To zahrnuje vytvoření procesů pro vyřizování dotazů zákazníků, zajištění včasného plnění úkolů a zajištění toho, aby organizace dodržovala osvědčené postupy.
7. Vytváření a vedení záznamů – Administrátoři musí vytvářet a vést záznamy organizace, například finanční a personální záznamy. To zahrnuje zajištění přesnosti a aktuálnosti záznamů a jejich bezpečné uložení.
8. Poskytování vedení a podpory – Administrátoři musí poskytovat vedení a podporu zaměstnancům. To zahrnuje vytváření pozitivního pracovního prostředí, motivaci zaměstnanců a poskytování vedení a pokynů. Administrátoři musí být také schopni řešit obtížné situace a zajistit, aby organizace plnila své cíle.
Pět rolí administrativy je následujících:
1. Plánování: Administrativa je zodpovědná za plánování práce organizace a stanovování cílů.
2. Organizování: Administrativa odpovídá za organizování zdrojů organizace k dosažení jejích cílů.
3. Vedení: Administrativa odpovídá za motivaci a vedení členů organizace k dosažení jejích cílů.
4. Kontrola: Administrativa odpovídá za sledování pokroku organizace a v případě potřeby přijímá nápravná opatření.
5. Koordinace: Administrativa odpovídá za koordinaci práce různých oddělení a funkcí organizace.
Tři základní dovednosti administrátora jsou následující:
1. Plánování – zahrnuje stanovení cílů a úkolů a následné vytvoření plánu k jejich dosažení.
2. Organizování – zahrnuje realizaci plánu prostřednictvím organizace zdrojů a lidí.
3. Vedení – zahrnuje motivování a inspirování lidí k práci na dosažení cílů a úkolů.
Nejdůležitější prací správce je zajistit hladký a efektivní chod organizace. To zahrnuje zajištění produktivity všech zaměstnanců a efektivního využívání všech zdrojů. Administrátoři také musí být schopni efektivně komunikovat se všemi členy organizace i s externími zainteresovanými stranami.
Existuje sedm klíčových funkcí administrativy: plánování, organizování, personální zajištění, řízení, koordinace, podávání zpráv a sestavování rozpočtu. Každá z těchto funkcí je pro úspěch organizace zásadní a všechny musí spolupracovat, aby organizace fungovala hladce.
Plánování: Plánování je proces stanovování cílů a vytváření plánu k jejich dosažení. Zahrnuje pochopení současné situace, určení požadovaného výsledku a vytvoření plánu, jak ho dosáhnout.
Organizování: Organizování je proces uvádění plánu do praxe. Zahrnuje vytvoření struktury a přidělení úkolů a odpovědností jednotlivcům a skupinám.
Personální zajištění: Personální zajištění je proces náboru, přijímání a školení zaměstnanců. Zajišťuje, že organizace má správné lidi na správných pozicích, aby dosáhla svých cílů.
Řízení: Řízení je proces udílení pokynů a vedení zaměstnanců. Zajišťuje, aby práce byla vykonávána co nejefektivněji a nejefektivněji.
Koordinace: Koordinace je proces zajišťující, že všechny různé části organizace pracují společně. Zahrnuje komunikaci a spolupráci, aby bylo zajištěno, že jsou všichni na stejné vlně.
Podávání zpráv: Vykazování je proces shromažďování údajů a informací o výkonnosti organizace. Pomáhá identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a sledovat pokrok při dosahování cílů.
Sestavování rozpočtu: Rozpočtování je proces přidělování zdrojů různým oblastem organizace. Zajišťuje, aby organizace využívala své zdroje co nejefektivněji.