Oddělení povinností je důležitým pojmem v rámci personálního práva, ale mnoho zaměstnavatelů si nemusí být vědomo právních důsledků a problémů s ním spojených. Cílem tohoto článku je poskytnout přehled o tom, co je oddělení povinností, proč je nezbytné a jak se v něm v organizaci orientovat.
1. Definice oddělení povinností v personálním právu
Oddělení povinností je koncept, který vyžaduje, aby různé osoby v organizaci zvládaly různé úkoly. Tím je zajištěno, že žádný jednotlivec není odpovědný za celý pracovní proces, což pomáhá snížit možnost vzniku chyb, podvodů a zneužití pravomocí. Oddělení povinností má svůj původ v oblasti účetnictví, ale stále více nabývá na významu v oblasti personálního práva. Důvodem je skutečnost, že mnoho personálních procesů musí probíhat podle přísných právních norem.
2. Pochopení účelu oddělení povinností
Hlavním účelem oddělení povinností je zajistit, aby procesy organizace byly dokončeny včas, přesně a poctivě. Pomáhá také předcházet střetu zájmů, protože zabraňuje tomu, aby jedna osoba měla nad procesem příliš velkou kontrolu. Tím, že se od různých osob vyžaduje, aby zpracovávaly různé úkoly, pomáhá zajistit, aby všechny úkoly byly dokončeny v souladu se zásadami a postupy organizace.
3. Identifikace běžných situací vyžadujících oddělení povinností
Oddělení povinností je často vyžadováno u úkolů, jako je přijímání a propouštění zaměstnanců, disciplinární řízení, zpracování mezd a vyřizování stížností zaměstnanců. Požadavek, aby tyto úkoly zpracovávaly různé osoby, pomáhá zajistit, aby byl proces spravedlivý a nestranný. Pomáhá také zajistit, aby byly dodržovány zásady a postupy organizace a aby byla chráněna práva zaměstnanců.
4. Zkoumání výhod oddělení povinností
Hlavní výhodou oddělení povinností je, že pomáhá zajistit, aby všechny úkoly byly splněny včas, přesně a poctivě. Pomáhá také snížit možnost vzniku chyb, podvodů a zneužití pravomocí. Kromě toho pomáhá zajistit dodržování zásad a postupů organizace a ochranu práv zaměstnanců.
5. Zkoumání problémů spojených s oddělením povinností
Jedním z hlavních problémů spojených s oddělením povinností je, že může být obtížné najít kvalifikované osoby, které by zvládly určité úkoly. Kromě toho může být obtížné zajistit, aby každý jednotlivec rozuměl své roli a významu oddělení povinností. Může být také obtížné zajistit, aby každý jednotlivec dodržoval zásady a postupy organizace.
6. Identifikace právních důsledků oddělení povinností
Je důležité pochopit, že s oddělením povinností jsou spojeny právní důsledky. Pokud například organizace nedodrží oddělení povinností, může být odpovědná za porušení státních nebo federálních zákonů. Kromě toho, pokud organizace nedodrží oddělení povinností, může být vystavena disciplinárnímu řízení nebo jiným sankcím.
7. Zkoumání dopadů nedodržení předpisů
Pokud organizace nedodrží oddělení povinností, může být vystavena disciplinárnímu řízení, soudnímu řízení a dalším sankcím. Kromě toho může být vystavena pokutám a jiným sankcím. Navíc může být vystavena poškození pověsti, což může mít negativní dopad na hospodářský výsledek organizace.
8. Nabídka návrhů, jak se vypořádat s oddělením povinností
Aby organizace zajistily soulad s oddělením povinností, měly by se ujistit, že mají k dispozici kvalifikované osoby, které se zabývají jednotlivými úkoly. Kromě toho by měly zajistit, aby každý jednotlivec rozuměl své roli a významu oddělení povinností. Dále by organizace měly zajistit, aby dodržovaly své vlastní zásady a postupy a aby sledovaly veškeré změny státních nebo federálních zákonů.
Pochopením právních důsledků oddělení povinností mohou organizace zajistit, aby jejich procesy probíhaly včas, přesně a poctivě. Navíc pochopením významu oddělení povinností a možných důsledků jejich nedodržení mohou organizace zajistit, aby jejich procesy byly v souladu se státními a federálními zákony.
Tři klíčové povinnosti, které by měly být odděleny pro správné oddělení povinností, jsou:
1. Účty závazků – funkce účtů závazků by měla být oddělena od funkce podepisování a vyplácení šeků.
2. Účty pohledávek – funkce pohledávek by měla být oddělena od funkce příjmu a vkladu hotovosti.
3. Mzdová agenda – Funkce mzdové agendy by měla být oddělena od funkce evidence pracovní doby a personální evidence.